HR: cosa sono, cosa fanno, perché sono importanti

Le innovazioni in atto nella gestione delle risorse umane (HR) stanno portando alla nascita di nuovi ruoli professionali e modelli organizzativi. Allo stesso tempo emerge la necessità di lavorare sulle competenze digitali e sul benessere dei dipendenti. In questo contesto, la Digital Transformation si presenta come un’opportunità fondamentale per ripensare le strategie di business, mettendo al centro il dipendente come vera e propria "risorsa" per la crescita e lo sviluppo dell’organizzazione. Gli stessi processi all'interno della Direzione HR e nella gestione dipendenti sono destinati a evolvere, in una logica sempre più agile, sempre più digitale. Nasce da qui il concetto di HR Digital Transformation.

Questa guida, dedicata proprio alla Trasformazione Digitale della Direzione HR e a come si gestiscono risorse umane in questo nuovo scenario, è pensata per HR Specialist, HR Manager, Direttori HR e professionisti in generale che intendono rispondere al profondo processo di trasformazione di modelli organizzativi, competenze e ruoli aziendali portato dall'Innovazione Digitale.

Ad aiutarci in questo percorso è l'Osservatorio HR Innovation Practice della POLIMI School of Management, da quasi dieci anni a servizio dell'innovazione dei processi di organizzazione e gestione risorse umane.

HR e lavoro: nuovi modelli e nuove competenze professionali

Oggi le Risorse Umane si trovano al centro di una trasformazione profonda, influenzata da fattori come l’innovazione tecnologica, l’evoluzione dei modelli organizzativi e non solo. Occorre incentivare una trasformazione dei ruoli e degli stili di leadership, nonché individuare le competenze e le figure professionali necessarie per la gestione dell'innovazione in azienda. L'obiettivo finale è creare una Digital Organization fondata su una nuova cultura manageriale, sulla valorizzazione del talento delle persone e su digital skills all'avanguardia.

Ma quali sono, nella pratica, i principali fattori che stanno caratterizzando il mondo delle risorse umane? Di seguito, ne approfondiamo gli aspetti più rilevanti.

Digital Skills

Le competenze digitali (o digital skills) sono alla base della Trasformazione Digitale delle aziende, poiché quest’ultima richiede nuove figure professionali altamente specializzate in ambito tecnologico. Per favorire l’innovazione servono competenze specifiche, che spaziano dalla gestione della Cybersecurity, di infrastrutture Cloud e di siti eCommerce, fino alla programmazione e alla creazione di contenuti multimediali. Anche professioni non native digitali stanno subendo una trasformazione grazie al digitale. Ad esempio, nelle aree di front-end e customer care l'automazione dei processi migliora l'interazione con i clienti, nell'industria 4.0 gli operatori di produzione acquisiscono nuove competenze per interagire con strumenti tecnologici avanzati, e così via.

Oltre alle competenze tecniche, definibili come Hard Skills, si affiancano abilità più trasversali, come la comunicazione attraverso strumenti digitali, la creatività, la capacità di rappresentare e analizzare dati, ecc. Queste Soft Skills sono altrettanto cruciali per navigare nel mondo digitale, soprattutto a fronte della rivoluzione portata dalla Generative AI, il ramo dell’Intelligenza Artificiale in grado di generare nuovi contenuti basati in precedenza sulle capacità umane. Sviluppare un pensiero critico e un mindset adeguato a questa dirompente tecnologia è indispensabile per affrontare, e non semplicemente “subire”, il cambiamento digitale.

Ognuna di queste competenze digitali è ora più che mai fondamentale per il Paese, che misura un livello di digitalizzazione molto più basso rispetto agli altri Paesi UE comparabili all’Italia. Le organizzazioni giocano un ruolo importante in questa partita, occupandosi della formazione e della riqualificazione dei propri collaboratori.

Nuove Professioni

Quando la necessità di nuove competenze è strutturata, vi è l’esigenza di introdurre nuove professioni digitali, in grado di gestire la complessità delle nuove tecnologie. La digitalizzazione delle aziende, la crescita degli eCommerce, le nuove minacce in materia di Cybersecurity e le nuove esigenze dei clienti rendono necessario agire su diversi aspetti tecnici e procedurali delle organizzazioni. Per far fronte a tutte queste sfide, occorre individuare (o formare) figure all'altezza, e integrarle con quelle già presenti in azienda. Sviluppatori, UX/UI Designer, Data Scientist, Cloud Engineer e Social Media Manager, sono solo alcuni esempi delle figure più ricercate .

Conseguentemente alla carenza di competenze digitali, anche le professioni digitali non abbondano nel Paese. Il sistema educativo italiano fatica a formare profili di questo tipo e, inoltre, sono pochi i giovani che intraprendono percorsi di studio in ambito STEM (acronimo di Science, Technology, Engineering and Mathematics). Allo stesso tempo, le imprese italiane dimostrano anche scarsa capacità nel saper sviluppare internamente queste figure e nell’essere attrattive verso le professioni digitali sul mercato del lavoro.

Organizzazione Agile

A livello organizzativo, gli HR manager sono chiamati a un cambio di rotta verso modelli più agili rispetto a quelli tradizionali, in cui il lavoro è spesso frammentato in compartimenti stagni e le decisioni seguono una struttura rigida e gerarchica.

Un’organizzazione agile costituisce un nuovo approccio al lavoro, che vede team più autonomi e indipendenti e che punta a migliorare l'efficacia dei processi attraverso flessibilità, collaborazione, adattamento e valorizzazione delle persone. L’organizzazione agile, per essere tale, può ricorrere a diversi paradigmi, come ad esempio:

• Holacracy, ossia un sistema di gestione organizzativa basato su ruoli anziché gerarchie tradizionali; all’interno di questo modello l’organizzazione è suddivisa in cerchi (team) e ogni membro ricopre ruoli specifici, non posizioni rigide;
• Teal Organization, che è basato su principi evolutivi e sull’autogestione; è meno strutturato di Holacracy e pone al centro la crescita individuale e collettiva;
• Agile Organization, che consiste in un approccio basato su iterazioni e continui feedback da parte dei clienti, adattandosi velocemente alle nuove esigenze dei consumatori;
• Amobea Management, in cui i team diventano delle vere e proprie organizzazioni, con tanto di bilancio, e instaurano relazioni “market” e con altre amobee, raccogliendo feedback continui;
• Skill-Based Organization, che comprende modelli organizzativi che superano la tradizionale suddivisione delle competenze a favore di un percorso professionale in linea con le skill delle persone.

Smart Working

Abbiamo parlato di nuovi modelli di organizzazione del lavoro. Un altro argomento correlato da approfondire è il tema dello Smart Working. Questo termine non significa meramente “lavorare da casa”, ma indica “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Con lo Smart Working, quindi, viene lasciata all’individuo una maggiore possibilità di scelta delle modalità di lavoro. Tale fattore aumenta la produttività, il benessere e l’engagement dei lavoratori, e può diminuire anche i costi delle aziende, grazie a una migliore ottimizzazione degli spazi.

Nonostante siano passati anni dal lockdown dovuto all’emergenza sanitaria, lo Smart Working è tutt’altro che in declino. Secondo la Ricerca dell’Osservatorio Smart Working, il numero di lavoratori agili in Italia è sostanzialmente stabile: 3,55 milioni rispetto ai 3,58 milioni del 2023 (-0,8%). Il Lavoro Agile cresce nelle grandi imprese, dove coinvolge 1,91 milioni di lavoratori (+1,6% sul 2023), un numero molto vicino a quello della pandemia. Cala invece nelle PMI, passando a 520mila lavoratori dai 570mila del 2023. Rimane abbastanza stabile nelle microimprese (625mila nel 2024 a fronte dei 620mila nel 2023) e nelle pubbliche amministrazioni (500mila nel 2024, 515mila nel 2023).

I processi di HR Management

Quando si parla di come gestire le risorse umane, di come implementare la gestione del team e attuare la Trasformazione Digitale ci si riferisce anche al cambiamento che riguarda i processi di HR Management. Questo percorso include diverse attività e processi, tra cui Talent Attraction, formazione, performance management, welfare e wellbeing, iniziative di Diversity, Equity & Inclusion e attività amministrative. Il tutto supportato oggi da strumenti tecnologici innovativi e investimenti nel digitale.

Nei suoi processi, la Direzione HR deve anche rinnovare sé stessa. Nello specifico, deve acquisire competenze digitali che le permettano di migliorare i propri servizi e attività e di promuovere iniziative proficue per l'organizzazione e per le persone. In questo nuovo quadro, evolve anche il ruolo degli HR manager, che diventano figure chiamate a promuovere una vera e propria cultura aziendale orientata al cambiamento.

In questa parte della guida, approfondiamo i principali aspetti che riguardano l'evoluzione del lavoro e della gestione delle Risorse Umane.

Talent Attraction: Employer Branding e ricerca e selezione del personale

Con l'avvento dell'Innovazione Digitale e della Digital Transformation, molte sono le pratiche che un HR Manager deve introdurre per cercare personale che possiedono le giuste competenze.

Per fare assunzioni di qualità anche l’azienda deve essere in grado di farsi scegliere dai candidati migliori. Per questo motivo è sempre più necessaria una strategia di Employer Branding – vale a dire di promozione della propria azienda in qualità di datore di lavoro ideale – con l’obiettivo di distinguersi rispetto ad altre organizzazioni e attrarre personale qualificato. Inoltre, con una strategia mirata da parte delle organizzazioni non solo è possibile reclutare i candidati migliori, ma anche fidelizzare i propri dipendenti

In questo contesto, i canali di ricerca si diversificano e quelli digitali assumono maggiore importanza. Il Social Recruiting è una modalità sempre più diffusa, utilizzata sia dai professionisti per trovare lavoro sia dalle aziende per selezionare nuovi collaboratori attraverso canali Social. Le organizzazioni sfruttano questi strumenti in particolare per entrare in contatto con le nuove generazioni di lavoratori.

Attività di formazione e sviluppo

La formazione dei dipendenti è un elemento cruciale per le attività delle Risorse Umane, che hanno il compito di identificare e sviluppare le competenze necessarie per affrontare le sfide del mercato e promuovere la crescita aziendale. Le Direzioni HR svolgono un ruolo strategico nel progettare programmi di formazione che non solo colmino eventuali gap di competenze, ma che favoriscano anche la crescita personale e professionale del team.

Due approcci fondamentali per raggiungere questi obiettivi sono il reskilling e l’upskilling. Il reskilling si concentra sull’insegnamento di nuove competenze ai dipendenti per prepararli a ruoli diversi o a nuove sfide aziendali. L’upskilling, invece, mira ad approfondire le competenze esistenti, migliorando le performance nel ruolo attuale.

Per creare programmi di formazione efficaci, le HR possono partire da un'analisi delle esigenze aziendali e del personale, definendo obiettivi chiari e coinvolgendo i dipendenti nel processo. L’uso di strumenti digitali, come piattaforme di eLearning, consente di personalizzare i percorsi formativi, garantendo flessibilità e monitorando i progressi.

Una formazione ben strutturata non solo arricchisce le competenze del personale, ma contribuisce anche a fidelizzare i dipendenti e a costruire un ambiente lavorativo innovativo e motivante. Inoltre, investire in programmi di formazione ad hoc e di valore permette anche di diffondere all’interno della cultura aziendale approcci orientati alla formazione continua e autonoma del personale. Un esempio è il Life-long Learning, pratica ormai molto diffusa per responsabilizzare le persone a puntare al proprio sviluppo e impiegabilità futura.

Performance Management

Il Performance Management è un approccio fondamentale per garantire che ogni dipendente lavori con chiarezza verso traguardi ben definiti, monitorando progressi e risultati. Si inizia con la definizione di obiettivi chiari e misurabili, che vengono poi seguiti attraverso valutazioni regolari delle prestazioni. Queste valutazioni possono includere feedback continui, che aiutano i dipendenti a crescere e a svilupparsi.

Un buon sistema di Performance Management è caratterizzato da una comunicazione aperta e da un ambiente di lavoro che promuove il dialogo e l’apprendimento continuo. Le tecnologie moderne, come le app che permettono di raccogliere feedback in tempo reale, facilitano il processo di valutazione e verifica degli obiettivi. Questi strumenti consentono di individuare tempestivamente eventuali lacune nelle performance e di intervenire in modo mirato.

Infine, il Performance Management non si limita alla valutazione dei risultati, ma si concentra anche sul miglioramento delle competenze, sulla motivazione dei dipendenti e sul riconoscimento dei successi, creando così un ciclo virtuoso che porta a una maggiore produttività e soddisfazione nel lavoro.

Welfare e Wellbeing

Con il welfare aziendale si fa riferimento all’insieme di benefit non monetari, che hanno l’obiettivo di migliorare il benessere e la qualità di vita del personale e delle loro famiglie.

Le aziende mettono a disposizione benefit possono essere classificati in:

• fringe benefit, finalizzati allo svolgimento dell’attività lavorativa (come i buoni pasto o l’auto aziendale);
• flexible benefit, che affiancano la retribuzione (come assicurazioni sanitarie, borse di studio, supporto psicologico, ecc.).

In entrambi i casi, non trattandosi di compensi in denaro, i beni e i servizi sono soggetti a tassazioni più favorevoli dei compensi in denaro. Allo stesso tempo, i benefit favoriscono il miglioramento della produttività dei collaboratori e dei dipendenti.

In ambito wellbeing (che significa “benessere”, inteso come “stare bene al lavoro”) l’Osservatorio considera le tre dimensioni del benessere, quali quello fisico, psicologico e relazionale. All’interno dell’attività di Ricerca, svolta in collaborazione con BVA Doxa, è emerso che solo il 9% degli italiani dichiara di stare bene nella propria organizzazione in tutti e tre gli ambiti. Questo dato, insieme ai fenomeni delle Grandi Dimissioni e del Talent Shortage, dimostrano come per i lavoratori (e quindi per le aziende) è necessario assicurare delle condizioni favorevoli, che favoriscano un benessere fisico e mentale e migliori il work life balance.

Attività di Diversity, Equity & Inclusion

Il ruolo dell'HR nelle attività di Diversity, Equity & Inclusion (DEI) è fondamentale per promuovere un ambiente di lavoro inclusivo ed equo. Le risorse umane sono responsabili di implementare politiche e pratiche che favoriscano la diversità, garantendo pari opportunità a tutti i dipendenti e valorizzando le differenze per stimolare innovazione e crescita organizzativa. Mentre la Diversity si riferisce alla presenza di differenze tra le persone all'interno di un'organizzazione o di una comunità, l'Equity e l'Inclusion riguardano le modalità di trattamento, che devono essere non discriminanti e permettere a tutti di dare un contributo di valore.

Un’attività volta a favorire il dialogo e la cooperazione tra le generazioni è l’Age Management. Rispetto agli ultimi decenni la percentuale di lavoratori senior è aumentata e, di contro, è diminuito il numero di figure junior. Diventano quindi sempre più indispensabili per la Direzione delle risorse umane iniziative che prevedono la collaborazione tra professionisti di generazioni differenti, che aiutano a combattere le discriminazioni e i pregiudizi sull’età.

L’età non è l’unico elemento che può portare ad avere pregiudizi, anche inconsapevoli, nei confronti dei lavoratori. Nome, genere, origine etnica, sono tutti elementi che possono costituire dei fattori discriminanti. Il Blind Recruiting (recruiting anonimo) può rappresentare una valida soluzione al problema: mediante questo processo l’azienda (o il candidato, su indicazione dell’azienda) cancella tutti i dati sensibili dal proprio Curriculum Vitae, lasciando unicamente visibili competenze ed esperienze.

Amministrazione

A livello amministrativo, un HR Manager svolge una serie di compiti essenziali per garantire che tutte le pratiche relative ai dipendenti siano svolte in modo regolare, puntuale e conforme alle leggi.

In primis, si occupa della gestione delle buste paga, per cui supervisiona la preparazione e distribuzione delle retribuzioni, assicurandosi che tutte le detrazioni fiscali, contributive e previdenziali siano applicate correttamente. Inoltre, garantisce la conformità alle normative del lavoro, occupandosi della gestione dei contratti di lavoro, delle assunzioni, delle cessazioni e delle modifiche contrattuali.

Un altro compito importante riguarda la gestione delle presenze e delle assenze, monitorando ferie, malattia, permessi e orari di lavoro, in modo che le politiche aziendali siano rispettate. Si occupa anche dei rapporti con i sindacati, gestendo eventuali trattative e contratti collettivi, e amministra le pratiche di welfare, come fondi pensionistici e assicurazioni sanitarie aziendali. Inoltre, può elaborare report statistici riguardanti i dipendenti e la loro performance, fornendo rapporti alla direzione e agli enti di controllo. Infine, gestisce le politiche retributive aziendali, inclusi gli aumenti e le promozioni, contribuendo alla definizione di incentivi economici.

Le soluzioni per le Risorse Umane

Per far fronte ai fenomeni appena descritti, molte imprese stanno cercando di adottare strategie innovative, ma le difficoltà non mancano. Per riuscire in una politica di attrazione e fidelizzazione dei talenti, le Direzioni HR devono affrontare diverse sfide principali volte ad aumentare la loro attrattività.

Aumento dell’engagement

L'engagement (coinvolgimento) dei dipendenti è un legame forte tra l'azienda e i suoi lavoratori, che contribuisce a creare un ambiente di fiducia e sicurezza psicologica. Combattere la mancanza di coinvolgimento e della motivazione tra i dipendenti (che hanno impatti negativi sulle performance aziendali e sulla produttività) è la prima sfida in ordine di importanza per la Direzione HR.

Employer Branding

L’Employer Branding, che, come abbiamo visto, consiste nella promozione della propria organizzazione in un’ottica di luogo di lavoro ideale, è un fattore indispensabile per attrarre nuovi talenti. In questo processo, i Social Media (e in particolare Linkedin) rappresentano il mezzo ideale per una comunicazione efficace.

Riqualificazione della forza lavoro

La riqualificazione della propria forza lavoro è la terza grande sfida per chi si occupa di gestione delle risorse umane. Organizzare attività di upskilling e reskilling è dunque fondamentale per garantire la competitività delle mansioni a fronte della Trasformazione Digitale.Purtroppo, la riqualificazione del personale è anche una delle principali difficoltà incontrate dalle aziende italiane, nonostante la pubblicazione della Strategia nazionale per le competenze digitali e i finanziamenti derivanti dal PNRR.

Nuovi modelli di gestione e sviluppo delle performance

I nuovi modelli manageriali e di gestione e di sviluppo delle performance, in contrapposizione a stili di leadership tradizionali, possono favorire l’evoluzione del performance management. Un esempio di “ibridizzazione” delle modalità di lavoro è rappresentato proprio dallo Smart Working, capace di aumentare il benessere e la produttività dei lavoratori.

Le opportunità dell'integrazione dell'AI nelle Risorse Umane

Al contrario di ciò che si possa pensare, l’AI generativa è una tecnologia in grado di affiancare l’uomo, senza sostituirlo. Parallelamente, questa tecnologia può portare a una minore dipendenza da professionalità specifiche e difficili da reperire sul mercato del lavoro, consentendo ad alcuni lavoratori di svolgere attività per cui altrimenti non avrebbero competenze. Per fare questo, però, è necessaria un’evoluzione delle competenze, delle professionalità e dei processi. È altrettanto importante sviluppare un senso critico per utilizzare questa tecnologia in modo etico e adeguato, al fine di intrepretare correttamente i risultati ottenuti.

Per quanto riguarda invece la gestione delle persone, l’AI permette di ottimizzare l'esperienza di candidati e dipendenti, allineandola alle loro aspettative e bisogni, attraverso percorsi su misura. Tuttavia, anche in questo caso, occorre saper utilizzare in modo etico e responsabile questa nuova tecnologia. Proprio per tale motivo, il Parlamento europeo ha emanato l’AI Act, ossia Regolamento sull’Intelligenza Artificiale che si pone l’obiettivo di stabilire il livello di rischio dei diversi processi e abolire tutte quelle applicazioni dell’AI “a rischio inaccettabile” (come nel caso del riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro).