Smart Working e PA: direttiva, progetti e prospettive future

La spinta dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione (PA) è avvenuta a seguito di diversi provvedimenti governativi attuati durante l'emergenza sanitaria. Tali provvedimenti hanno incentivato le amministrazioni pubbliche a potenziare il ricorso al Lavoro Agile e a snellire le procedure di acquisto di dotazioni informatiche. A oggi, il Lavoro Agile con i suoi vantaggi, ha contribuito all’evoluzione del mondo del lavoro, come anche nella Pubblica Amministrazione. Alla luce di tutto ciò, in questo articolo dedicato allo Smart Working nella Pubblica Amministrazione, risponderemo ad alcune domande:

• Qual è la situazione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione a oggi?
• Quali sono i benefici dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione?
• Come si è evoluta la normativa dello Smart Working nella PA?
• Quali sono i principali progetti per lo Smart Working nella PA?

Non solo, però. Scopriremo anche chi ha ancora diritto allo Smart Working nella Pubblica Amministrazione e quando è terminato. Per rispondere a questi quesiti posti, in questo articolo sullo Smart Working nella PA, ci aiuteremo con la Ricerca dell’Osservatorio Smart Working e dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano.

Lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione oggi

Scopriamo, prima di tutto, qual è la situazione in Italia per lo Smart Working della Pubblica Amministrazione. Dopo la grande accelerazione dovuta alla pandemia, lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione si è ridotto progressivamente negli ultimi anni. Se durante l’emergenza sanitaria il 94% delle PA italiane aveva adottato misure di lavoro da remoto (e il 58% dei lavoratori ha lavorato in Smart Working), oggi la situazione è molto diversa.

Infatti, durante lo stato di emergenza lo Smart Working ha costituito la consuetudine per i dipendenti della Pubblica Amministrazione. Dal 15 ottobre 2021 la modalità di lavoro ordinaria è tornata a essere quella in presenza.

Per quanto riguarda la diffusione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, a seguito dei provvedimenti normativi, tra il 2022 e il 2023 il numero di lavoratori da remoto si è ridotto del 9,6%, per un totale di 515.000 unità, come rilevato dall’Osservatorio Smart Working. Si tratta di circa il 16% della forza lavoro impiegata nelle PA.

Vi è dunque ancora la possibilità di praticare il Lavoro Agile nel settore pubblico. In molti casi, però, mansioni difficilmente remotizzabili – come quelle della polizia o degli insegnanti – unite a una cultura del lavoro ancorata alla presenza fisica, possono essere causa di un disallineamento del personale sulle iniziative di Smart Working presenti. Il Lavoro Agile, infatti, per essere adottato in modo efficace richiede diverse azioni di accompagnamento riguardanti:

• la capacità di saper lavorare per obiettivi;
• l’utilizzo consapevole delle tecnologie digitali;
• l’organizzazione del lavoro in team in un contesto ibrido;
• la valorizzazione degli spazi aziendali.

A oggi le realtà che offrono iniziative “mature” di Smart Working sotto questi aspetti sono poche e ciò può influire sull’applicare con successo lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione.

Smart Working nella Pubblica Amministrazione: cosa pensano i lavoratori pubblici

L’Osservatorio HR Innovation Practice ha misurato le cinque dimensioni della sfera lavorativa che definiscono il lavoro “buono e sostenibile”, quali giusto riconoscimento, benessere lavorativo, flessibilità e work-life balance, inclusione e valorizzazione, sviluppo ed employability. Analizziamole più nel dettaglio:

• il giusto riconoscimento del proprio lavoro da parte dell’organizzazione pubblica viene percepito solo dal 14% del campione (leggermente inferiore rispetto al 16% del campione totale analizzato, comprendente anche i dipendenti nel settore privato) e principalmente dagli uomini;
• guardando al benessere lavorativo, che include le dimensioni del benessere fisico, psicologico e relazionale, solo il 9% dei lavoratori pubblici è “felice” sul luogo di lavoro; a essere maggiormente insoddisfatte sono in particolare le figure più senior;
• prendendo in considerazione la flessibilità e il work-life balance, a sentirsi soddisfatti è il 19% dei dipendenti pubblici (in linea con il campione totale analizzato); i Millennials e le donne risultano i dipendenti che stanno peggio sotto questa dimensione;
• rispetto all’inclusione e valorizzazione, solo il 14% (leggermente inferiore rispetto al 16% del campione complessivo) dei dipendenti delle PA pubblici si sente incluso e valorizzato pienamente; sono soprattutto i più giovani a sentirsi discriminati;
• infine, per ciò che concerne lo sviluppo ed employability, ben il 28% dei dipendenti pubblici dichiara che le proprie competenze vengono aggiornate in modo adeguato, ottenendo così un’impiegabilità nel medio periodo.

Smart Working nella Pubblica Amministrazione: i benefici del Lavoro Agile

Dopo aver visto la situazione odierna dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, c’è un’altra domanda alla quale bisogna rispondere: qual è il ruolo del Lavoro Agile in tutto questo?

È indubbio che una modalità di Smart Working possa migliorare benessere, flessibilità e work-life balance, solo per fare un esempio. Tuttavia, è bene ricordare che, per avere un impatto positivo, lo Smart Working deve essere accompagnato da una logica di lavoro per obiettivi e dall’introduzione di altre forme di flessibilità, quali quella oraria e di luogo di lavoro. In questo contesto il ruolo del manager è particolarmente decisivo per favorire la diffusione del Lavoro Agile e cogliere i numerosi vantaggi per l’organizzazione e per i dipendenti (come miglioramento del work-life balance, maggiore produttività del lavoratori, risparmio di costi, ecc.).

L’introduzione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, inoltre, può fungere da leva di attraction (in italiano “attrazione”) per i nuovi lavoratori. Tra il 2024 e il 2028 le Pubbliche Amministrazioni dovranno sostituire ben circa 682.000 dipendenti pubblici, a cui si aggiunge un’espansione occupazionale che prevede circa 60.000 unità. Oltre a questo, occorre considerare che il 30% dei dipendenti pubblici ha cambiato o intende cambiare lavoro (addirittura talvolta anche senza un’alternativa). Questo fenomeno, noto come Great Resignation, indica la volontà di voler cambiare lavoro per ricercare condizioni migliori, che portino a un maggiore equilibrio tra vita lavorativa e privata. Le “Grandi Dimissioni” non riguarda solo il settore pubblico, ma anche tutto il mondo privato.

Oltre a essere una leva di attraction, in questo contesto lo Smart Working può anche essere un fattore di retention, ossia di mantenimento dei propri lavoratori.

L’evoluzione normativa dello Smart Working nella PA

Lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione, da un punto di vista normativo, è inquadrato già da tempo. Quanto visto poc’anzi è soltanto la punta dell’iceberg di un processo iniziato in realtà molto prima dell’emergenza sanitaria.

Dal 2017, con l'approvazione della legge sul Lavoro Agile e la direttiva della riforma Madia, si è notevolmente incrementata la sensibilizzazione e la conoscenza del tema. Tuttavia, all’epoca la spinta data dalle normative non aveva sollecitato quel salto dimensionale in cui era lecito sperare alla luce dei principi e degli obblighi introdotti. La direttiva della riforma Madia, benché sufficientemente chiara dal punto di vista degli obblighi e delle scadenze, non prevedeva specifiche risorse e misure di accompagnamento a disposizione. Le poche figure presenti sono state attivate con grave ritardo rispetto alle scadenze. Inoltre, la direttiva non prevedeva sanzioni in caso di mancato rispetto dei termini.

All’epoca sussistevano ancora diversi limiti tecnologici e culturali, che hanno limitato il diffondersi dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione. Tra tutti la scarsa digitalizzazione, la percezione che molte attività presenti negli enti pubblici non fossero compatibili con il lavoro da remoto, le complesse procedure burocratiche e la mancanza di consapevolezza sui benefici ottenibili dal Lavoro Agile.

Il lavoro emergenziale, soprattutto nella PA, ha dunque costituito un’esperienza preziosa per lo Smart Working. Durante la pandemia si è inevitabilmente delineato un percorso di apprendimento e crescita di consapevolezza delle PA (e non solo) che in condizioni normali avrebbe necessitato di anni.

POLA, PIAO e novità legislazioni per lo Smart Working nella PA

Con la LEGGE 7 agosto 2015, n. 124 si è installato il POLA (Piano Organizzativo del Lavoro Agile). Il suo obiettivo è stato quello di individuare le modalità di attuazione e di sviluppo dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione.

Il 2 dicembre 2021 è stato invece approvato il PIAO (Piano Integrato di Attività e Organizzazione), uno strumento di programmazione integrata della salute organizzativa e professionale, della gestione annuale delle performance e delle misure di contrasto ai rischi (corruttivi) e delle strategie triennali verso la generazione di valore pubblico.

L'obiettivo del PIAO è quello di annettere gli altri piani già approvati, tra cui il Piano delle Performance, il Piano triennale dei fabbisogni di personale, il Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, il Piano delle azioni positive per la parità di genere e il Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA).

Il PIAO è divenuto in questo modo il documento attraverso cui pianificare e programmare le iniziative in ambito di Smart Working nella PA, indispensabili per garantire la continuità lavorativa durante l’emergenza sanitaria.

Quando finisce lo smart working nella pubblica amministrazione

Il 15 ottobre 2021 è stata ripristinata la situazione pre-pandemia. L’allora ministro per la Pubblica Amministrazione, Renato Brunetta, ha disposto il rientro in ufficio per la maggior parte dei lavoratori pubblici. Il Lavoro Agile, esattamente come prima dell’emergenza sanitaria, rimane comunque adottabile mediante accordo individuale.

Chi ha diritto allo smart working nella pubblica amministrazione

L’attuale ministro per la Pubblica Amministrazione, Paolo Zangrillo, con una direttiva emanata il 29 dicembre 2023 ha cercato di sensibilizzare i dirigenti delle PA ampliando le opportunità di Smart Working per tutte quelle persone che presentino gravi problemi personali, di salute o familiari.

I progetti di Smart Working nella PA italiana

Ma cosa sta avvenendo nella pratica? Se nel settore privato (specie nelle grandi imprese) lo Smart Working costituisce una realtà più consolidata, come abbiamo visto è ben diversa la situazione nelle pubbliche amministrazioni. Nonostante lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione comprenda solo il 16% dei lavoratori della Pubblica Amministrazione, non mancano esempi virtuosi di adozione del Lavoro Agile.

La regione Emilia-Romagna, che conta circa 4000 dipendenti pubblici, ha voluto rafforzare la collaborazione, l’autonomia e l’orientamento ai risultati dei propri lavoratori attraverso lo Smart Working. Per raggiungere l’obiettivo, dal 2018 la regione ha permesso di lavorare a distanza il 50% delle giornate lavorative semestrali. Dopo diversi sforzi avvenuti in termini di formazione e comunicazione, ma anche di tecnologie e spazi, sono stati riscontrati diversi benefici. Tra questi spiccano un più alto livello di soddisfazione delle persone e un maggiore benessere organizzativo.

Un altro esempio di Smart Working nella PA è rappresentato dall’iniziativa di ARERA (Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente). L’esigenza di questa autorità amministrativa era quella di incrementare l’efficienza della sua azione istituzionale e ridurre i costi per la gestione degli spazi. Non solo: gli altri obiettivi prefissati da ARERA erano quelli di garantire ai propri dipendenti un maggiore work-life balance e di migliorare le relazioni collettive all’interno dell’organizzazione. La soluzione implementata ha reso possibile per i dipendenti scegliere quando recarsi fisicamente al lavoro (fino a un massimo di 7 giorni in Smart Working) e usufruire di diverse iniziative di accompagnamento. Questa iniziativa ha portato a diversi benefici, in primis alla diminuzione dell’assenteismo e dei costi di gestione degli spazi.