Smart Working

Lo Smart Working nelle grandi aziende italiane

16 gennaio 2018 / Di Fiorella Crespi / Nessun commento

Che in Italia molte grandi aziende abbiano lanciato sperimentazioni di Smart Working negli scorsi anni è un fenomeno ormai noto. Il fatto che queste sperimentazioni non solo restino attive, ma diventino sempre più diffuse e pervasive all’interno delle imprese è un evidente segno che, al di là di un effetto moda, queste portino benefici concreti alle aziende e alle persone.

Oltre la metà del campione che ha partecipato alla rilevazione ha già o sta per lanciare iniziative più o meno strutturate di Smart Working. Il 36% del campione dichiara progetti strutturati ovvero che riguardano almeno due delle leve di progettazione tra flessibilità di luogo, di orario, ripensamento spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto. Si tratta sia di iniziative già in essere lo scorso anno sia di nuove progettualità che erano state pianificate o attivate ex novo nel 2017. Il 7% del campione dichiara che lo Smart Working è una modalità presente, ma gestita in modo informale senza aver necessariamente attivato un progetto; il 9% del campione, invece, intende introdurlo entro i prossimi 12 mesi. Tra le aziende che ad oggi lavorano ancora in modo tradizionale il 35% ritiene che lo Smart Working sia una modalità di lavoro interessante da valutare in futuro, mentre solo il 13% non lo ritiene di interesse o dichiara di non sapere se verrà adottato nella propria realtà. È interessante osservare come nessuna delle grandi imprese interpellate dichiari di non conoscere il fenomeno. 

Tra i progetti strutturati, il 39% è in fase di sperimentazione dell’iniziativa con alcune persone che stanno già testando il modello, il 35% ha superato la fase progettuale e sta procedendo con l’allargamento del numero di persone coinvolte. Soltanto nel 26%, infine, lo Smart Working può ritenersi maturo e coinvolge una percentuale rilevante dei lavoratori.

Sono questi i casi in cui lo Smart Working si traduce davvero in un ripensamento complessivo dell’organizzazione del lavoro che riguarda la flessibilità nella scelta degli spazi e degli orari di lavoro, il ripensamento degli ambienti della sede di lavoro, lo sviluppo di nuovi strumenti e competenze digitali e la diffusione di modelli manageriali basati su autonomia e responsabilizzazione sui risultati. Secondo una stima basata su dimensione e settori di appartenenza, si tratta di una percentuale ancora modesta delle aziende italiane e pari appena al 9% del totale delle grandi aziende presenti in Italia.

Quando il lavoro si fa flessibile: il caso Benetton   Leggi il report

smart working 8.jpg


Aziende, Smart Working e "lavoro da remoto"

L’ “effetto moda” e i limiti nella cultura manageriale delle imprese nel nostro Paese fanno sì che, in moltissimi casi lo Smart Working venga interpretato in modo superficiale, dando enfasi ad una soltanto delle leve, tipicamente il “remote working”. Il 47% delle aziende che dichiarano di avere iniziative di Smart Working si limita a dare la possibilità alle persone di lavorare da casa, da altre sedi aziendali oppure da luoghi esterni all’organizzazione come spazi di coworking o business center. Ugualmente superficiale l’approccio del 5% delle organizzazioni che ha invece approcciato lo Smart Working partendo dalla sola riprogettazione degli uffici utilizzando modelli come quello dell’Activity Based Working e del desk sharing (scrivanie non assegnate). La restante parte del campione (47%) invece combina questi due aspetti anche se in molti casi la riprogettazione degli spazi non riguarda la totalità degli ambienti.

Nei progetti di remote working, il numero di persone coinvolte varia a seconda della fase di maturità dell’iniziativa: nelle fasi iniziali di sperimentazione mediamente viene coinvolto circa il 10% della popolazione, selezionato tra i profili le cui attività svolte sono compatibili con il lavoro da remoto e che abbiano una dotazione tecnologica adeguata. La partecipazione al progetto è su base volontaria. Per le iniziative che hanno superato la fase di testing il numero delle persone coinvolte cresce; nei progetti in fase di estensione o a regime sono, in media, il 38% della popolazione aziendale. Negli ultimi 12 mesi il numero di persone coinvolte nei progetti è aumentato nel 70% dei casi e per i prossimi 12 mesi si prevede un aumento ancora maggiore, pari al 74% dei casi. Nei restanti casi il numero di persone coinvolte rimane costante nel tempo e in nessun caso si dichiara una decrescita del progetto.

Tra le persone maggiormente coinvolte nei progetti vi sono coloro che lavorano nella funzione HR (72%), IT (67%) e Marketing (67%), mentre tra le aree che verranno coinvolte maggiormente nei prossimi 12 mesi vi sono Amministrazione/Finanza/Controllo di Gestione, Facility Management e Acquisti.

È interessante notare come però iniziano ad essere inclusi nei progetti, in alcuni casi attraverso iniziative pilota ad hoc, anche alcune famiglie professionali che svolgono attività più operative come gli operatori di call center o progettisti.

Il modello di remote working utilizzato più di frequente dalle organizzazioni prevede 4 giorni al mese (43%) seguito da 8 giorni al mese (22%). Sono ancora limitati e tipicamente riguardano i progetti più maturi, i casi in cui non viene posto alcun limite (11%), nelle realtà rimanenti sono scelti altri modelli (es. 6 giorni al mese) oppure si adottano modelli diversi in base alle caratteristiche delle attività svolte dalle persone.

"Smart working, smart life": il caso AXA Assicurazioni  Leggi il report

smart_working_C1_6.jpg 

Monitorare i progetti di Smart Working nelle aziende

Il monitoraggio del progetto è fondamentale in un’iniziativa di Smart Working, in particolare nella fase di sperimentazione, per poter affinare il progetto ed attuare interventi migliorativi. Per alcune tipologie di indicatori è possibile dare una stima quantitativa, per altri ci si affida a survey o a valutazioni più qualitative. Ad oggi il 95% delle organizzazioni con un progetto strutturato monitora almeno 6 aspetti del progetto, tra cui: il livello di partecipazione all’iniziativa sia in termini di giornate fruite che di persone coinvolte (72%), la soddisfazione delle persone rispetto all’iniziativa (62%), gli impatti sul coordinamento con il capo, i colleghi e i clienti interni (53%), le criticità collegate all’utilizzo della tecnologia (53%) e le caratteristiche degli Smart Worker (52%). In un numero crescente di organizzazioni la misurazione di questi aspetti sta diventando sempre più strutturata e quantitativa: cresce infatti il numero di realtà in cui in alternativa ai momenti di incontri per valutare l’andamento del progetto, vengono effettuati o questionari di gradimento o analisi sui dati della direzione HR per una verifica più puntuale.

Nei prossimi 12 mesi gli aspetti che le organizzazioni intendono monitorare riguarderanno maggiormente l’impatto dello Smart Working sull’organizzazione in termini di effetti su KPI riferiti alle persone come il tasso di assenteismo, il livello di straordinari, gli infortuni o giorni di malattia (48%), sui business KPI e sui processi organizzativi (45%), sugli indicatori ambientali di interesse per il bilancio di sostenibilità (41%) e sulla qualità del lavoro svolto (36%).

Smart Working in Italia: chi sono i protagonisti?  Scarica il report

 

Fiorella Crespi

Fiorella Crespi

Research Director HR Innovation Practice and Smart Working

Articoli più letti