Smart Working

Lo Smart Working nelle grandi aziende italiane

16 gennaio 2018 / Di Fiorella Crespi / Nessun commento

Che in Italia molte grandi aziende abbiano lanciato sperimentazioni di Smart Working negli scorsi anni è un fenomeno ormai noto. Il fatto che queste sperimentazioni diventino sempre più diffuse e pervasive all’interno delle imprese è un evidente segno che i benefici del lavoro da remoto sono concreti, sia per le aziende che per le persone.


I vantaggi dello Smart Working per le aziende

Il lavoro agile all'interno di un'organizzazione porta diversi benefici, più che tangibili. Su tutti:

  • miglioramento della produttività;
  • riduzione dell’assenteismo;
  • riduzione dei costi per gli spazi fisici.

Ma i benefici dello Smart Working (già approfonditi ampiamente in un nostro precedente articolo) non sono legati alla sola azienda, ma anche al lavoratore che vede ridursi tempi e costi di trasferimento da casa a lavoro con conseguente aumento di motivazione e soddisfazione. Effetti positivi anche per l'ambiente: considerando che in media si percorrono circa 40 chilometri per recarsi al lavoro, con un giorno a settimana di lavoro da remoto, si potrebbe ottenere un notevole risparmio in termini di emissioni di anidride carbonica. Sono diversi dunque i motivi per puntare su un progetto di Smart Working, ma come dovrebbe approcciare una grande azienda all'organizzazione del lavoro in una logica così smart?

 

Come impostare un progetto di Smart Working all'interno di un'azienda

Fare Smart Working vuol dire essenzialmente ripensare l'organizzazione del lavoro in un'ottica sempre più "result-based", cioè basata sui risultati ma non sul presenzialismo.

Cambiare assetto e cultura organizzativa non è ovviamente semplice nelle aziende più mature e strutturate, tanto più nelle PMI o all'interno della Pubblica Amministrazione. Per adottare un progetto di Smart Working propriamente detto è quindi necessario sfruttare le leve proprie del Lavoro Agile:

  • rendere più flessibili gli spazi e gli orari di lavoro;
  • ripensare gli ambienti della sede di lavoro;
  • sviluppare nuovi strumenti e competenze digitali;
  • dotarsi della tecnologia adeguata per lavorare da remoto;
  • diffondere modelli manageriali basati su autonomia e responsabilità dei lavoratori;
  • diffondere cultura orientata ai risultati.

Assieme a questi elementi, è poi fondamentale il monitoraggio del progetto, specie in fase di sperimentazione, così da poter affinare il progetto ed attuare interventi migliorativi.

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Monitorare e misurare un'iniziativa di Smart Working

Per alcune tipologie di indicatori è possibile dare una stima quantitativa, per altri ci si affida a survey o a valutazioni più qualitative. Ad oggi quasi la totalità delle organizzazioni con un progetto strutturato di Smart Working monitora almeno 5 aspetti:

  • il livello di partecipazione all’iniziativa sia in termini di giornate fruite che di persone coinvolte;
  • la soddisfazione delle persone rispetto all’iniziativa;
  • gli impatti sul coordinamento con il capo, i colleghi e i clienti interni;
  • le criticità collegate all’utilizzo della tecnologia;
  • le caratteristiche degli Smart Worker.

In un numero crescente di organizzazioni la misurazione di questi aspetti sta diventando sempre più strutturata e quantitativa. Cresce infatti il numero di realtà in cui in alternativa ai momenti di incontri per valutare l’andamento del progetto, vengono effettuati o questionari di gradimento o analisi sui dati della direzione HR per una verifica più puntuale.

E nel futuro? Il trend vede le grandi aziende italiane valutare l’impatto dello Smart Working basandosi su aspetti sempre più qualitativi:

  • KPI riferiti alle persone (tasso di assenteismo, il livello di straordinari, gli infortuni o giorni di malattia);
  • business KPI e processi organizzativi;
  • indicatori ambientali di interesse per il bilancio di sostenibilità;
  • qualità del lavoro svolto.

 

La diffusione dello Smart Working nelle grandi aziende italiane

Se da un punto di vista operativo il percorso da seguire è quello appena tracciato in quest'articolo, vediamo quante sono le aziende di grandi dimensioni in Italia che hanno deciso veramente di intraprendere la strada del Lavoro Agile.

Una recente inchiesta dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico del Milano ha rilevato come più della metà del campione che ha partecipato all'indagine ha già o sta per lanciare iniziative più o meno strutturate di Smart Working.

Le aziende con progetti strutturati

  • Il 56% del campione dichiara progetti strutturati ovvero che riguardano almeno due delle leve di progettazione: flessibilità di luogo, di orario, ripensamento spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto. Si tratta sia di iniziative già in essere lo scorso anno sia di nuove progettualità che erano state pianificate o attivate ex novo nel 2017.
  • Il 2% del campione dichiara che lo Smart Working è una modalità presente, ma gestita in modo informale senza aver necessariamente attivato un progetto.
  • L'8% del campione, invece, intende introdurlo entro i prossimi 12 mesi.

Le aziende meno "smart"

Tra le aziende che ad oggi lavorano ancora in modo tradizionale il 21% ritiene che lo Smart Working sia una modalità di lavoro interessante da valutare in futuro, mentre solo il 13% non lo ritiene di interesse o dichiara di non sapere se verrà adottato nella propria realtà.

È interessante osservare come nessuna delle grandi imprese interpellate dichiari di non conoscere il fenomeno.

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Remote Working o Smart Working?

L’effetto moda e i limiti nella cultura manageriale delle imprese nel nostro Paese fanno sì che, in moltissimi casi il fenomeno venga interpretato in modo superficiale, dando enfasi ad una soltanto delle leve che descrivono solitamente un progetto di Smart Working.

Lo Smart Working non è un nuovo inglesismo per indicare il già diffuso e normato telelavoro, né può risolversi nell'approssimata definizione di remote working o lavoro da casa. La definizione di Smart Working, come visto, considera una molteplicità di aspetti che concorrono assieme per descrivere una nuova filosofia manageriale. Ma molto spesso le grandi aziende considerano soltanto uno di questi aspetti, dirottando i propri progetti di Smart Working a un approccio orientato . Alcuni dati, emersi sempre dall'indagine:

  • il 53% delle aziende che dichiarano di avere iniziative di Smart Working si limita a dare la possibilità alle persone di lavorare da casa, da altre sedi aziendali oppure da luoghi esterni all’organizzazione come spazi di coworking o business center;
  • il restante 47% del campione invece combina il Remote Working con la riprogettazione degli spazi utilizzando modelli come quello dell’Activity Based Working e del desk sharing (scrivanie non assegnate. Anche se, in molti casi, tale riorganizzazione degli spazi non riguarda la totalità degli ambienti.

Chi sono i "lavoratori agili" nelle grandi aziende

Tra le persone maggiormente coinvolte nei progetti di Smart Working vi sono coloro che lavorano nella funzione HR, IT e Marketing , mentre tra le aree che verranno coinvolte maggiormente nei prossimi mesi vi sono Amministrazione/Finanza/Controllo di Gestione, Facility Management e Acquisti.

È interessante notare come però iniziano ad essere inclusi nei progetti, in alcuni casi attraverso iniziative pilota ad hoc, anche alcune famiglie professionali che svolgono attività più operative come gli operatori di call center o progettisti.

Il modello di remote working utilizzato più di frequente dalle organizzazioni prevede 4 giorni al mese o, in casi più circoscritti, 8 giorni al mese. Sono ancora limitati e tipicamente riguardano i progetti più maturi, i casi in cui non viene posto alcun limite, nelle realtà rimanenti sono scelti altri modelli (es. 6 giorni al mese) oppure si adottano modelli diversi in base alle caratteristiche delle attività svolte dalle persone.

Sempre nei progetti di remote working, il numero di persone coinvolte varia a seconda della fase di maturità dell’iniziativa: nelle fasi iniziali di sperimentazione mediamente viene coinvolto circa il 10% della popolazione, selezionato tra i profili le cui attività svolte sono compatibili con il lavoro da remoto e che abbiano una dotazione tecnologica adeguata.

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Fiorella Crespi

Fiorella Crespi

Research Director HR Innovation Practice and Smart Working

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