Smart Working: il Lavoro Agile dalla teoria alla Pratica

Il vero significato di Smart Working

Si fa un gran parlare di Smart Working, tra le aziende, tra le Pubbliche Amministrazioni, nel mondo del lavoro in generale. L'emergenza sanitaria legata al Covid-19 ha spinto il governo a rivedere alcuni aspetti legati al lavoro agile per assicurare la continuità delle attività, ad esempio introducendo una semplificazione nelle modalità di attivazione dello smartworking. Tale regime semplificato, che inizialmente doveva essere applicato fino al termine dello stato di emergenza, è stato poi prorogato fino al 31 dicembre 2022. Nel frattempo, indicazioni diverse sono state adottate per il settore pubblico, attraverso il DPCM per il ritorno in presenza nelle PA.

Oggi sono quasi 3,6 milioni gli smart worker in Italia e a oggi quasi il 91% delle grandi aziende adotta iniziative di Smart Working.

Lo Smart Working, d'altronde, è un modello organizzativo in grado di portare notevoli vantaggi alle organizzazioni che lo adottano: in termini di produttività, di raggiungimento degli obiettivi, ma anche in termini di welfare e qualità della vita del lavoratore.

Tuttavia, il concetto di Smart Working resta ancora oggi avvolto in un alone di confusione. Sovrapposto a pratiche per certi versi simili come il lavoro agile emergenziale degli ultimi tempi, il più datato Telelavoro e il Lavoro da Remoto, ma in realtà molto diverse. Fare Smart Working, dunque, non vuol dire semplicemente "lavorare da casa". Vuol dire ben altro.

In questa guida faremo chiarezza sul tema, una volta per tutte. Spiegheremo cosa vuol dire esattamente Smart Working, ma non solo. Riassumeremo le ultime novità e gli ultimi provvedimenti in materia di lavoro agile per dipendenti pubblici e privati. Esploreremo il mondo degli smart worker (i cosiddetti lavoratori agili), il quadro normativo del Lavoro Agile e approfondiremo benefici, best practice e modelli di Smart Working in Italia, ma anche oltre confine. Lo faremo con l'aiuto dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, da anni punto di riferimento in Italia per lo sviluppo della cultura dell’innovazione dei modelli di lavoro in ottica smart.

Smart Working tra pandemia e ripresa

Lo Smart Working è stato al centro dell’attenzione mediatica, in quanto misura in grado di garantire la continuità di business e allo stesso tempo salvaguardare la salute pubblica. L’esperienza forzata ed emergenziale che milioni di lavoratori hanno fatto durante il periodo della pandemia legata al COVID-19, ha messo in luce come la necessità di presenza fissa in un preciso luogo e per un certo numero di ore per poter lavorare siano assunti superati.

Durante la fase 1 della pandemia lo smartworking è stato adottato da numerose organizzazioni in quanto il lavoro da remoto si è rilevato la soluzione ideale per conciliare le limitazioni dovute all’emergenza sanitaria con la necessità di assicurare la continuità del business. Lo stesso governo, a partire dai famosi DPCM del 23 febbraio e dell'8 marzo 2020, ne ha notevolmente spinto l’applicazione, semplificando la procedura di accesso allo strumento e scoraggiando il lavoro in presenza se non strettamente necessario.

La seconda fase dell'emergenza ha visto un'integrazione tra lavoro da remoto e ufficio, sia per migliorare la comunicazione che l'engagement dei dipendenti. Nel 2021 questo fenomeno è stato, se possibile, ancora di più al centro dell’attenzione e dei dibattiti, con sentimenti però contrastanti. Da un lato, infatti, il protrarsi della pandemia ha portato aziende e lavoratori a consolidare i modelli introdotti precedentemente in forma emergenziale, dall'altro lo smartworking ha finito per essere assimilato alla più negativa esperienza del lavoro full time da casa. Nonostante lo stato d'emergenza sia terminato a marzo 2022, per le grandi imprese è stata prorogata la possibilità di usufruire del regime semplificato fino al 31 dicembre 2022, mentre per le pubbliche amministrazioni è tornata in vigore la normativa pre-pandemia prevista dalla legge a partire dal 15 ottobre 2021.

In tutto questo quadro è emerso, tuttavia, come le aziende che erano già abituate allo smartworking e ne hanno consolidato i principi, stiano traendo notevoli vantaggi organizzativi e competitivi. L'Osservatorio Smart Working, servendosi dei dati delle ultime Ricerche, ha realizzato una serie di contenuti multimediali volti a inquadrare con precisione l'intero fenomeno.

Smart Working e la fine dell'accesso semplificato

La procedura semplificata per lo Smart Working prevede la possibilità di ricorrere al lavoro agile anche in assenza di incontri individuali stipulati per iscritto. A partire dall'inizio dell'emergenza sanitaria si sono susseguite le proroghe alle procedure di accesso semplificato allo Smart Working. Il "decreto Proroghe" nell'aprile 2021 aveva esteso lo stato di emergenza fino al 31 dicembre 2021, prorogando specularmente l'obbligo di Smart Working semplificato. Il 22 dicembre 2021 è poi approdato in Gazzetta Ufficiale il decreto legge che aveva esteso lo stato di emergenza al 31 marzo 2022, portando con sé anche la proroga della normativa emergenziale sullo Smart Working.

La proroga Smart Working, contenuta nell’articolo 9 del provvedimento, consente sia ai dipendenti pubblici sia a quelli privati di ricorrere al lavoro da remoto, derogando ad accordi sindacali o individuali con l’azienda. La legge 21 settembre 2022 ha definito che le regole sullo Smart Working sarebbero restate in vigore anche dopo la fine dell’emergenza sanitaria, con la possibilità di ricorrere al lavoro agile nel settore privato senza l'accordo individuale tra datore e lavoratore fino al 31 dicembre 2022. Con lo Smart Working semplificato l’azienda poteva decidere di far lavorare da remoto tutti i suoi dipendenti anche senza accordi preventivi, con turni a rotazione oppure al 100%.

A partire dal 1° gennaio 2023 sono rientrate in vigore le direttive della Legge n.81/2017. Lo Smart Working, quindi, non è più dettato dal regime semplificato, ma da un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendenti.

A prescindere dalle disposizioni delle singole amministrazioni e aziende, permane il diritto allo Smart Working per le categorie di lavoratori fragili fino al 31 marzo 2023. Tale diritto, diversamente dal “Decreto aiuti-bis”, non viene riconosciuto a lavoratori che hanno figli sotto i 14 anni.

Smart Working e Pubblica Amministrazione, il ritorno in presenza

Rispetto all'inizio della pandemia, sono cambiate alcune regole per lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione. Più precisamente, con il decreto Proroghe, approvato il 29 aprile 2021, era caduto l'obbligo dello Smart Working nelle PA al 50%, ossia l'obbligo di far lavorare in modalità agile un dipendete pubblico su due. Successivamente è saltato anche il limite del 60% indicato nei POLA (Piano Organizzativo per il Lavoro Agile).

La PA rimane al centro dall'acceso dibattito che riguarda il futuro del Lavoro Agile dopo la pandemia. L'obiettivo dell'ex ministro Renato Brunetta è stato quello di ripristinare il lavoro in presenza e far rientrare in ufficio gran parte dei lavoratori pubblici entro il 2022. Dal 15 ottobre 2021, infatti, negli uffici pubblici è stata ripristinata una situazione pre-pandemia. Si è tornati alla modalità ordinaria, vale a dire all'accordo individuale per la presenza in ufficio dei dipendenti pubblici. Tali disposizioni si sono attuate, dunque, prima della fine dello stato di emergenza, previsto al 31 marzo.

A partire dal 2 dicembre 2021 è stato approvato il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO), uno strumento di programmazione integrata della salute organizzativa e professionale, della gestione annuale delle performance e delle misure di contrasto ai rischi (corruttivi), che assorbe i contenuti dei POLA.

Smart Working e imprese private: il protocollo nazionale

Per quanto riguarda il settore privato, molte aziende hanno già fatto accordi con sindacati e lavoratori per regolarizzare lo smartworking anche dopo la fine della pandemia.

Il 7 dicembre 2021 è stato firmato il protocollo che traccia le linee guida per contratti nazionali, territoriali o aziendali in materia di Smart Working, con validità a partire dal 1° gennaio 2022. Il "Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile", promosso da Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali ha lo scopo di fornire a imprese e lavoratori del settore privato le linee guida con cui disciplinare, nella contrattazione collettiva, il lavoro agile.

I principi di tale iniziativa si possono riassumere in 6 grandi punti: l'adesione volontaria, l'accordo individuale, il diritto alla disconnessione, la tutela contro gli infortuni e le malattie professionali, la parità di trattamento, i luoghi e gli strumenti di lavoro, e la formazione dei lavoratori agili.

Smart Working, la definizione esatta

Cos'è lo Smart Working? È esattamente ciò che abbiamo sperimentato durante l'emergenza? Va detto che quanto visto nel contesto del Coronavirus non è “vero” Smart Working, ma un lavoro da remoto spinto che possiamo definire come Smart Working “emergenziale”. Qual è allora l'esatto significato di Smart Working? Ci aiuta la definizione coniata dallo stesso Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda che si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici.

Telelavoro e Smart Working sono la stessa cosa?

Detto di cosa si intenda esattamente per SmartWorking, è importante specificare anche cosa non è lo smartworking. Innanzitutto, lo Smart Working non è un inglesismo per definire il Telelavoro. Telelavoro e Smart Working fanno infatti riferimento a due diverse modalità di lavoro, da un punto di vista sia sostanziale che contrattuale. Il primo consiste in una prestazione lavorativa svolta al di fuori della sede di lavoro con il supporto di tecnologie, mentre il secondo, come detto, si basa su una vera e propria filosofia manageriale caratterizzata da una nuova concezione dei tempi e degli spazi di lavoro. In altre parole, lavorare in Smart Working non significa solo lavorare a distanza, ma svolgere l’attività lavorativa con flessibilità e autonomia. Dati questi presupposti, il fenomeno di lavoro a distanza durante l’emergenza sanitaria è più assimilabile al Telelavoro o allo Smart Working? O a nessuno dei due?

Lavoro Agile: la legge sullo Smart Working

Lo Smart Working in Italia è legge, con l'espressione ormai nota di Lavoro Agile. Dopo un primo periodo sperimentale caratterizzato da vuoti legislativi, parecchia confusione terminologica e discreta anarchia, la Legge n.81 del 22 maggio 2017 (anche detta Legge sul Lavoro Agile) ha finalmente regolato la materia del lavoro da remoto. La normativa definisce lo SmartWorking in tutti suoi aspetti giuridici: diritti dello smart worker e controllo da parte del datore di lavoro, strumenti tecnologici e modalità con cui viene eseguita l'attività da remoto. Con l'emergenza sanitaria, il Lavoro Agile ha poi spiccato un ulteriore decollo a livello giuridico. Dall'inizio dell'epidemia a oggi, diversi provvedimenti hanno ulteriormente cambiato le regole dello Smart Working, soprattutto in ambito PA. Si parla in particolar modo di Piano Organizzativo per il Lavoro Agile, accesso agevolato, congedi e molto altro.

A cosa serve lo Smart Working? I benefici per aziende e lavoratori

Tutto ciò sta portando chiaramente notevoli vantaggi alle aziende, in termini di miglioramento della produttività, riduzione dell’assenteismo e riduzione dei costi per gli spazi fisici. Ma i vantaggi derivanti dallo Smart Working riguardano anche la soddisfazione del lavoratore e il miglioramento della società. L'Osservatorio Smart Working aveva già stimato un incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello “maturo” di Smart Working nell'ordine del 15%-20%. Con il lavoro emergenziale alcuni elementi in gioco sono cambiati, non senza criticità. Tuttavia, lo smartworking negli ultimi anni ha costituito un’esperienza preziosa che ha permesso di fare in poco tempo un percorso di apprendimento e crescita di consapevolezza che in condizioni normali avrebbe richiesto anni. Un altro beneficio evidenziato negli ultimi tempi, è che lo Smart Working aiuterebbe a diminuire le emissioni di Co2, rendendo questa pratica molto ecologica.

Quanto è diffuso lo Smart Working in Italia?

Chiarita la filosofia alla base del Lavoro Agile, andiamo a esplorare la reale diffusione del fenomeno. Va detto che già prima della pandemia, il numero degli smart worker, lavoratori che godono di autonomia nella scelta delle modalità di lavoro in termini di luogo, orario e strumenti utilizzati, era in forte aumento. Tuttavia, l'impatto del Coronavirus sul lavoro da remoto è stato travolgente e i numeri lo confermano. Di seguito riportiamo i dati chiave dello Smart Working in Italia nel 2022, confrontati con i dati del precedente anno.

Questa l'evoluzione del fenomeno Smart Working dal 2019 a oggi. Dai 570.000 stimati pre-pandemia, il numero dei lavoratori agili durante la prima ondata del Covid-19 è improvvisamente passato a una cifra di circa 6,58 milioni, quasi un terzo dei lavoratori dipendenti italiani. A fine 2021, complici l'allentamento delle restrizioni e l'avanzamento della campagna vaccinale, la stima si è attestata sui 4,07 milioni di lavoratori agili. I dati del 2022 restituiscono una stima di quasi 3,6 milioni di lavoratori da remoto. Tale numero include i dipendenti di diverse tipologie di imprese: 570.000 in ambito pubblico, 1,84 milioni nelle grandi imprese, 510.000 nelle PMI e 650.000 nelle microimprese.

Smart Working nella pratica: i casi di successo in Italia

Già dieci anni fa alcune grandi aziende si mossero per introdurre soluzioni di Lavoro Agile, in Italia. Tra queste è doveroso ricordare colossi come Vodafone, Microsoft e Nestlé. Tra gli esempi da menzionare come best practice di Smart Working nel panorama italiano troviamo le iniziative di Baker Hughes (con il progetto “Future of Work”), della Presidenza del Consiglio dei Ministri (con il progetto “Più Smart in Digital”) e di Storeis (con il progetto “Work-from-anywhere you want”), ossia i tre vincitori del premio Smart Working Award 2022.

Smart Working in Europa

Lo Smart Working non è un fenomeno solo italiano: sebbene con nomi, accezioni e impianti normativi diversi, politiche di flessibilità nell’organizzazione del lavoro si stanno diffondendo in tutta Europa. Lo stesso Parlamento Europeo con la risoluzione del 13/9/2016 afferma di sostenere “il Lavoro Agile”, mettendone in evidenza i benefici sociali e affermando l’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita privata. Agile Working, Flexible, Work 4.0... Lo Smart Working cambia nel nome e nella forma, ma non nella sostanza.

Come funziona lo Smart Working: i 4 pilastri del Lavoro Agile

Come visto, la filosofia del Lavoro Agile, con i benefici e le implicazioni normative annessi, si sta diffondendo sempre più tra le aziende italiane. È bene chiedersi allora se le nostre aziende stiano considerando tutti gli elementi fondamentali nel modello di Smart Working. Come accennato all'inizio della guida, infatti, sono 4 i principi cardine del Lavoro Agile. Ogni progetto di Smartworking che si rispetti, per avere successo, richiede di considerare contemporaneamente 4 dimensioni tra loro complementari: tecnologie, competenze, spazi e cultura, cioè le fondamenta del lavoro in Smart Working.

Le Tecnologie nello Smart Working

Una delle prime attenzioni, all’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di SmartWorking, deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità concreta del progetto. Le tecnologie digitali rivestono infatti un ruolo fondamentale nell'agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale dello Smart Working. Il digitale consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, creando un digital workplace in cui comunicazione, collaborazione e socializzazione son indipendenti da orari e luoghi di lavoro.

Le Digital Skills e lo Smart Working

La disponibilità di tecnologie digitali è una condizione necessaria per permettere alle persone di lavorare anche da remoto, ma affinché questo avvenga in modo efficace occorre agire sullo sviluppo di competenze digitali che siano trasversali rispetto al profilo professionale. Lo sviluppo di competenze digitali è rilevante nelle organizzazioni, non solo perché contribuisce a rendere il lavoro più smart, ma anche perché, alla luce dell’impatto della digitalizzazione sui processi aziendali, è un requisito fondamentale per garantire l’employability delle persone nel medio lungo periodo.

Dall'ufficio tradizionale allo Smart Office

Lo Smart Working presuppone un cambiamento nelle modalità di lavoro delle persone e, a sostegno di questa trasformazione, occorre un ripensamento degli spazi mirato ad un’evoluzione dell’ufficio tradizionale in Smart Office. Occorre creare un ambiente di lavoro con spazi flessibili che favoriscano la collaborazione, il benessere individuale e l’introduzione di tecnologie digitali. Ma come superare la postazione fissa o le logiche basate sullo status delle persone? E perché le imprese italiane dovrebbero investire maggiormente sulla configurazione degli ambienti di lavoro?

Le organizzazioni result-based

Come visto, nelle organizzazioni private di grandi dimensioni, è cresciuto il numero di realtà che fanno Smart Working. Andando sotto la superficie si nota che in realtà il numero di organizzazioni che ha davvero cambiato il proprio approccio di organizzazione del lavoro è ancora molto limitato. L’esperienza delle aziende più mature mostra come la vera posta in palio sia l’affermarsi di un’organizzazione capace di generare autonomia e responsabilità nelle persone, riconoscerne il merito, sviluppare talenti e l'engagement verso l’innovazione e il cambiamento.

Il contributo delle startup allo Smart Working

Il concetto di Smart Working, come visto, va a braccetto con l'apertura all'innovazione e l'adozione delle tecnologie digitali. Un apporto prezioso e necessario, in tal senso, può venire dal mondo delle startup. Accanto alle tradizionali applicazioni che permettono di lavorare in modo smart, infatti, ve ne sono altre emergenti sviluppate da startup che utilizzano tecnologie di analytics, artificial intelligence e sensoristica. Per approfondire quindi anche le applicazioni più innovative la ricerca dell'Osservatorio Smart Working ha voluto fare un’analisi specifica sulle startup nazionali e internazionali.

Smart Working: Il lavoro agile dalla teoria alla pratica

Il vero significato di Smart Working

Indice dei Contenuti

Smart Working tra pandemia e ripresa

Lo Smart Working nelle grandi imprese: scenari attuali e prospettive future

Lo Smart Working nel settore pubblico: scenari attuali e prospettive future