In questa pagina:

  • Smart Working, una breve introduzione
  • Una definizione di Smart Working
  • Come funziona lo Smart Working: i 4 pilastri del Lavoro Agile
  • Le regole dello Smart Working
  • Lavoro Agile tra pandemia e ripresa
  • Lavoro Agile e la fine dell'accesso semplificato
  • La diffusione dello Smart Working in Italia
  • Il contributo delle startup nella diffusione dello Smart Working

Smart Working, una breve introduzione

smart-working-significato-1Si fa un gran parlare di Smart Working, tra le aziende, tra le PA, nel mondo del lavoro in generale. La pandemia ha spinto il governo a rivedere alcuni aspetti legati al lavoro agile per assicurare la continuità delle attività. Un esempio è l'introduzione di uno snellimento nelle modalità di attivazione dello Smart Working.

Questo regime semplificato per integrare lo Smart Working, inizialmente applicato fino al termine dello stato di emergenza, è stato poi prorogato fino al 31 dicembre 2022. Nel frattempo, indicazioni diverse sono state adottate per il settore pubblico, attraverso il DPCM per il ritorno in presenza nelle PA.

Guardando ai dati statistici sullo Smart Working, a oggi sono quasi 3,6 milioni gli smart worker in Italia. Sono inoltre quasi il 91% delle grandi aziende adotta iniziative di Lavoro Agile.

Lo Smart Working, d'altronde, è un modello organizzativo in grado di portare notevoli vantaggi alle aziende che lo adottano. Su hanno benefici in termini di produttività, di raggiungimento degli obiettivi, ma non solo. Anche in termini di welfare aziendale e qualità della vita del lavoratore.

Tuttavia, il concetto di Smart Working resta ancora oggi avvolto in un alone di confusione. Sovrapposto a pratiche per certi versi simili come il lavoro agile emergenziale degli ultimi tempi. A esempio, il più datato telelavoro e il Lavoro da Remoto.

In realtà, però, l'idea di Lavoro Agile è ben diversa. Fare Smart Working, infatti, non vuol dire semplicemente "lavorare da casa". Vuol dire ben altro.

In questa guida dedicata interamente allo Smart Working faremo chiarezza su questo tema, una volta per tutte. Spiegheremo cosa vuol dire Smart Working, ma non solo. Riassumeremo tutte le ultime novità e gli ultimi provvedimenti in materia di lavoro agile per dipendenti pubblici e privati.

Esploreremo, poi, come il Lavoro Agile viene integrato nei processi aziendali delle aziende. Come influisce sul mondo degli smart worker (i cosiddetti lavoratori in smart working). Analizzeremo anche il quadro normativo alla base del Lavoro Agile.

Scopriremo anche i benefici, le best practice e modelli di Lavoro Agile in Italia, ma anche oltre confine. Lo faremo con l'aiuto dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. L'Osservatorio è, infatti, da anni punto di riferimento per lo sviluppo della cultura dell’innovazione dei modelli di lavoro in ottica smart.

Smart Working, la definizione esatta

Iniziamo, prima di tutto, con il rispondere ad una domanda: che cos'è lo Smart Working? È esattamente ciò che abbiamo sperimentato durante l'emergenza? Va detto che quanto visto nel contesto del Coronavirus non è “vero” Smart Working, ma un lavoro da remoto spintoche possiamo definire come Lavoro Agile “emergenziale”. Qual è allora l'esatto significato di Smart Working?

Ci aiuta la definizione coniata dallo stesso Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale. È fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare. Tutto ciò a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda, insomma. Esso si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici.

Telelavoro e Smart Working sono la stessa cosa?

Detto di cosa si intenda esattamente per Smart Working, è importante specificare anche cosa non è il Lavoro Agile. Innanzitutto, lo Smart Working non è un inglesismo per definire il Telelavoro.Telelavoro e Lavoro Agile sono, infatti, due diverse modalità di lavoro, da un punto di vista sia sostanziale che contrattuale.

Il Telelavoro consiste in una prestazione lavorativa svolta al di fuori della sede di lavoro con il supporto di tecnologie. Lo Smart Working, invece, si basa su una vera e propria filosofia manageriale caratterizzata da una nuova concezione dei tempi e degli spazi di lavoro. In altre parole, lavorare in Smart Working non significa solo lavorare a distanza, ma svolgere l’attività lavorativa conflessibilità e autonomia.

Dati questi presupposti, il fenomeno di lavoro a distanza durante l’emergenza sanitaria è più simile al Telelavoro o al Lavoro Agile? O a nessuno dei due?

Lavoro Agile e Normativa

Lo Smart Working in Italia è regolamentato in modo definitivo dalla Legge n.81 del 22 maggio 2017 (legge n 81/2017). Questo non dopo un primo periodo sperimentale di vuoti legislativi e confusione terminologica. La legge, detta anche detta Legge sullo Smart Working, ha finalmente regolato la materia del lavoro da remoto.

La normativa definisce lo Smart Working in tutti suoi aspetti giuridici. Dai diritti dello smart worker e controllo da parte del datore di lavoro, strumenti tecnologici e modalità con cui viene eseguita l'attività da remoto.

Con l'emergenza sanitaria, il Lavoro Agile ha poi spiccato un ulteriore decollo a livello giuridico. Dall'inizio dell'epidemia a oggi, diversi provvedimenti hanno ulteriormente cambiato le regole del lavoro agile, soprattutto in ambito PA. Si parla in particolar modo di Piano Organizzativo per il Lavoro Agile, accesso agevolato, congedi e molto altro.

I benefici del Lavoro Agile

L'adozione dello Smart Working sta portando chiaramente notevoli vantaggi alle aziende, in termini di miglioramento della produttività ,riduzione dell’assenteismo e riduzione dei costi per gli spazi fisici.

Ma i vantaggi derivanti dallo Lavoro Agile riguardano anche la soddisfazione del lavoratore e il miglioramento della società. L'Osservatorio Smart Working aveva già stimato un incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello “maturo” di Lavoro Agile nell'ordine del 15%-20%.

Con il lavoro agile emergenziale alcuni elementi in gioco sono cambiati, non senza criticità. Tuttavia, lo smart working negli ultimi anni ha costituito un’esperienza preziosa. Essa, infatti, ha permesso di fare in poco tempo un percorso di apprendimento e crescita di consapevolezza che in condizioni normali avrebbe richiesto anni.

Un altro beneficio evidenziato negli ultimi tempi, è che lo Smart Working aiuterebbe a diminuire le emissioni di Co2, rendendo questa pratica molto ecologica.

Come funziona lo Smart Working

Dopo aver visto cosa si intende per Smart Working, ora possiamo focalizzare la nostra attenzione su come funziona questa filosofia. Come detto, questa si sta diffondendo sempre più tra le aziende italiane. È bene, quindi, capire se le nostre aziende stiano considerando tutti gli elementi presenti nel modello di Lavoro Agile.

Come accennato all'inizio di questa guida digitale sullo Smart Working, infatti, sono quattro i principi cardine del suo funzionamento. Ogni progetto di Smart Working che si rispetti, per avere successo, richiede di considerare quattro dimensioni tra loro complementari. Si tratta delle tecnologie, delle competenze, degli spazi e della cultura, cioè le fondamenta del lavoro in Smart Working.

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Le Tecnologie nello Smart Working

Una delle prime attenzioni, all’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di Smart Working, deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile. Questo, per comprendere la fattibilità concreta del progetto. Le tecnologie digitali rivestono infatti un ruolo fondamentale nell'agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale dello Smart Working.

Il digitale consente, attraverso lo Smart Working, di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro. Come? Creando un digital workplace in cui comunicare, collaborare e socializzare son indipendenti da orari e luoghi di lavoro.

Le Digital Skills e lo Smart Working

Per attuare la filosofia dello Smart Working, però, non serve solo la disponibilità di tecnologie digitali. Certo è che è una condizione necessaria per permettere alle persone di lavorare anche da remoto. Affinché questo avvenga in modo efficace, però, occorre agire sullo sviluppo di competenze digitali che siano trasversali rispetto al profilo professionale.

Lo sviluppo di competenze digitali per lo Smart Working è rilevante nelle aziende. Non solo perché contribuisce a rendere il lavoro più smart. Lo è anche perché, alla luce dell’impatto della digitalizzazione sui processi aziendali, è un requisito fondamentale per garantire l’employability delle persone nel medio lungo periodo.

Dall'ufficio tradizionale allo Smart Office

Lo Smart Working presuppone un cambiamento nelle modalità di lavoro delle persone. A sostegno di questa trasformazione, occorre un ripensamento degli spazi mirato ad un’evoluzione dell’ufficio tradizionale in Smart Office.

Occorre, per sfruttare al massimo le logiche dello Smart Working, creare un ambiente di lavoro con spazi flessibili. Questi spazi poi favoriranno il collaborare, il benessere individuale e l’introduzione di tecnologie digitali.

Rimangono ancora, però, delle incertezze su questo principio del Lavoro Agile. Di seguito due delle principali domande che potremmo porci per inquadrarle:

  1. Come superare la postazione fissa o le logiche basate sullo status delle persone?
  2. Perché le imprese italiane dovrebbero investire maggiormente sulla configurazione degli ambienti di lavoro?

Smart Working e organizzazioni result-based

Come visto, nelle aziende private di grandi dimensioni, è cresciuto il numero di realtà che attuano progetti di Smart Working. Andando sotto la superficie si nota che in realtà il numero di imprese che ha davvero cambiato il proprio approccio di organizzazione del lavoro è ancora molto limitato.

L’esperienza delle aziende più mature nell’applicare progettualità di Lavoro Agile mostra un nuovo gap da colmare. La vera posta in palio infatti è l’affermarsi come una organizzazione capace di generare autonomia e responsabilità nelle persone, ma non solo. Riconoscerne il merito, sviluppare talenti e l'engagement verso l’innovazione e il cambiamento.

Le regole dello Smart Working

Anche nell'ambito dello sviluppo di progettualità di Smart Working ci sono delle regole ben precise da rispettare. Nel caso, soprattutto, per quello che riguarda la gestione dei dipendenti, degli strumenti operativi e la gestione dei dati personali degli smart workers.

Gestione e monitoraggio dei dipendenti

Un progetto di Smart Working richiede nuovi stili di leadership basati non più sul controllo ma sulla fiducia e sulla responsabilizzazione delle persone. Come si può, però, gestire questo cambiamento per ottenere risultati significativi tramite i progetti di Lavoro Agile?

Strumenti Operativi

Tecnologie e competenze digitali, come visto, sono fondamentali per la riuscita di un’iniziativa di Smart Working. Insieme costituiscono gli strumenti necessari per garantire produttività e collaborazione anche a distanza. E non è solo una questione tecnica, ma anche di cultura.

Smart Working e GDPR

Fare Smart Working e, quindi, lavorare da casa, porta con sé diverse implicazioni in materia di controllo a distanza dei lavoratori e della loro privacy. Entra in gioco, anche in materia di Smart Working, il GDPR (General Data Protection Regulation) per regolare la tutela dei dati dei lavoratori.

Sebbene lo stato d'emergenza sia terminato a marzo 2022, per le grandi imprese lo Smart Working è stato prorogato. La possibilità di usufruire del regime semplificato, infatti, è stato allungato fino al 31 dicembre 2022. Per le PA, invece, con il ritorno in vigore della normativa prepandemia prevista dalla legge a partire da ottobre 2021, non si prevede più il Lavoro Agile.

In tutto questo quadro è emerso, tuttavia, come le aziende già abituate allo Smart Working ne hanno consolidato i principi, traendo notevoli vantaggi organizzativi e competitivi. L'Osservatorio Smart Working, servendosi dei dati delle ultime Ricerche, ha realizzato una serie di contenuti multimediali volti a inquadrare con precisione l'intero fenomeno.

Smart Working e la fine dell'accesso semplificato

La procedura semplificata per lo Smart Working prevede la possibilità di ricorrere al lavoro agile anche in assenza di incontri individuali stipulati per iscritto. A partire dall'inizio dell'emergenza sanitaria si sono susseguite le proroghe alle procedure di accesso semplificato allo Smart Working.

Il "decreto Proroghe" nell'aprile 2021 aveva esteso lo stato di emergenza fino al 31 dicembre 2021, prorogando specularmente l'obbligo di Smart Working semplificato. Il 22 dicembre 2021 è poi approdato in Gazzetta Ufficiale il decreto-legge che aveva esteso lo stato di emergenza al 31 marzo 2022. Ciò ha portato anche alla proroga dello Smart Working emergenziale.

La proroga Smart Working, contenuta nell’articolo 9 del provvedimento, consente sia ai dipendenti pubblici sia a quelli privati di ricorrere al lavoro da remoto. Tutto ciò, derogando ad accordi sindacali o individuali con l’azienda.

La legge 21 settembre 2022 ha definito che le regole sullo Smart Working sarebbero restate in vigore anche dopo la fine dell’emergenza sanitaria. Dando, così, la possibilità di ricorrere al lavoro agile nel settore privato senza l'accordo individuale tra datore e lavoratore fino al 31 dicembre 2022.

Con lo Smart Working semplificato l’azienda poteva decidere di far lavorare da remoto tutti i suoi dipendenti. Ciò avveniva anche senza accordi preventivi e con turni a rotazione oppure al 100%.

A partire dal 1° gennaio 2023, poi, sono rientrate in vigore le direttive della Legge n.81/2017. Lo Smart Working, quindi, non è più dettato dal regime semplificato, ma da un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendenti.

A prescindere dalle disposizioni delle singole amministrazioni e aziende, con il D.L. 132/2023 permane il diritto allo Smart Working per i lavoratori super fragili. Questo almeno sino al 31 dicembre 2023.

Tale diritto viene riconosciuto nel solo settore privato anche ai lavoratori che hanno figli sotto i 14 anni. Questo a condizione che l'attività lavorativa sia svolgibile da remoto e che l'altro genitore non lavori o non benefici di ammortizzatori sociali. Sempre nel settore privato, poi, è stato esteso anche ai lavoratori fragili, sempre a condizione che l'attività sia compatibile con la modalità di lavoro agile.

Smart Working e Pubblica Amministrazione, il ritorno in presenza

Rispetto all'inizio della pandemia, sono cambiate alcune regole per lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione. Più precisamente, con il decreto Proroghe, approvato il 29 aprile 2021, era caduto l'obbligo dello Smart Working nelle PA al 50%.

Ciò ha fatto cadere l'obbligo di far lavorare in modalità agile un dipendete pubblico su due. Successivamente è saltato anche il limite del 60% indicato nei POLA (Piano Organizzativo per il Lavoro Agile).

La PA rimane al centro dall'acceso dibattito che riguarda il futuro del Lavoro Agile dopo la pandemia. L'obiettivo dell'ex ministro Renato Brunetta è stato quello di ripristinare il lavoro in presenza e far rientrare in ufficio gran parte dei lavoratori pubblici entro il 2022.

Dal 15 ottobre 2021, infatti, negli uffici pubblici è stata ripristinata una situazione pre-pandemia eliminando la possibilità di utilizzare lo Smart Working. Si è tornati alla modalità ordinaria, vale a dire all'accordo individuale per la presenza in ufficio dei dipendenti pubblici. Tali disposizioni si sono attuate, dunque, prima della fine dello stato di emergenza, previsto al 31 marzo.

A partire dal 2 dicembre 2021 è stato approvato il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO). Questo è uno strumento di programmazione integrata della salute organizzativa e professionale, della gestione annuale delle performance e delle misure di contrasto ai rischi (corruttivi). Il piano, poi, assorbe per intero i contenuti dei POLA.

Smart Working e imprese private: il protocollo nazionale

Per quanto riguarda lo Smart Working nel settore privato, molte aziende hanno già fatto accordi con sindacati e lavoratori. Questi accordi sono serviti, soprattutto, per regolarizzare il lavoro agile anche dopo la fine della pandemia.

Il 7 dicembre 2021 è stato firmato il protocollo che traccia le linee guida per contratti nazionali, territoriali o aziendali in materia di Smart Working. Il protocollo ha avuto validità a partire dal 1° gennaio 2022. Il "Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile" è stato promosso da Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali. Questo ha lo scopo di fornire a imprese e lavoratori del settore privato le linee guida con cui disciplinare, nella contrattazione collettiva, il lavoro agile.

I principi di tale iniziativa di regolamentazione dello Smart Working si possono riassumere in sei grandi punti:

  1. l'adesione volontaria;
  2. l'accordo individuale;
  3. il diritto alla disconnessione;
  4. la tutela contro gli infortuni e le malattie professionali;
  5. la parità di trattamento;
  6. i luoghi e gli strumenti di lavoro e la formazione dei lavoratori agili.

Smart Working in Italia, la diffusione

Chiarita la storia e l’evoluzione normativa del Lavoro Agile, andiamo a esplorare la reale diffusione del fenomeno. Già prima della pandemia, il numero degli smart worker era in forte aumento. Per definizione, i dipendenti che lavorano in Smart Working sono quelli che godono di autonomia nella scelta delle modalità di lavoro. Questo succede in termini di luogo, orario e strumenti utilizzati.

Tuttavia, l'impatto della pandemia sullo Smart Working è stato travolgente e i numeri lo confermano. Di seguito riportiamo gli ultimi dati chiave dello Lavoro Agile in Italia, confrontati con i dati del precedente anno.

Smart Working e Grandi Aziende

Nelle grandi imprese il lavoro da remoto è passato dall’81% al 91% delle imprese.

Il settore e la tipologia delle attività hanno sicuramente influenzato il numero di soggetti coinvolti. Un esempio: nelle imprese del retail e del manifatturiero le percentuali sono minori. Nel finance e nell’ICT, invece, il lavoro da remoto ha coinvolto la circa i tre quarti dei dipendenti.

Smart Working e PMI

Nelle PMI, il lavoro agile è diminuito dal 53% al 48% delle organizzazioni.

Tale decrescita è attribuibile alla cultura organizzativa che non ammette lo Smart Working come alternativa. Essa, infatti, che privilegia il lavoro in presenza, e considera il lavoro agile come una soluzione temporanea per far fronte a situazioni di emergenza. Lo Smart Working, dunque, sposa bene i modelli di business delle PMI?

Smart Working e PA

Nelle PA rallenta la diffusione del lavoro in Smart Working, passando dal 67% al 57% delle organizzazioni.

Lo Smart Working è diminuito, in particolare, a seguito delle disposizioni del precedente Governo riguardanti il ritorno in presenza. Per il futuro, tuttavia, si prevede un nuovo aumento di iniziative di lavoro agile anche in queste realtà.

Questa, infatti, è l'evoluzione del fenomeno Smart Working dal 2019 a oggi.

Dai 570.000 stimati pre-pandemia, il numero dei lavoratori agili durante la prima ondata della pandemia è passato a una cifra di circa 6,58 milioni. Quasi un terzo dei lavoratori dipendenti italiani, quindi.

A fine 2021, complici l'allentamento delle restrizioni e l'avanzamento della campagna vaccinale, la stima è cambiata. Infatti, si è attestata sui 4,07 milioni di lavoratori in Smart Working.

I dati del 2022 restituiscono una stima di quasi 3,6 milioni di lavoratori da remoto. Tale numero include i dipendenti di diverse tipologie di imprese: 570.000 in ambito pubblico, 1,84 milioni nelle grandi imprese, 510.000 nelle PMI e 650.000 nelle microimprese.

Smart Working nella pratica: i casi di successo in Italia

Già dieci anni fa alcune grandi aziende si mossero per introdurre soluzioni di Lavoro Agile, in Italia. Tra queste è doveroso ricordare colossi come Vodafone, Microsoft e Nestlé. Tra gli esempi da menzionare come best practice di Smart Working nel panorama italiano troviamo alcune iniziative:

  1. quella di Baker Hughes(con il progetto “Future of Work”);
  2. della Presidenza del Consiglio dei ministri(con il progetto “Più Smart in Digital”);
  3. di Storeis (con il Progetto “Work-from-anywhere you want”).

Queste aziende sono i tre vincitori del premio Smart Working Award 2022.

Smart Working in Europa

Lo Smart Working non è un fenomeno solo italiano. Anche con nomi, accezioni e impianti normativi diversi, politiche di flessibilità nell’organizzazione del lavoro si stanno diffondendo in tutta Europa. Lo stesso Parlamento Europeo con la risoluzione del 13/9/2016 afferma di sostenere il Lavoro Agile.

Infatti, vengono messi in evidenza i benefici sociali e affermando l’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita privata. Agile Working, Flexible, Work 4.0. Insomma, lo Smart Working cambia nel nome e nella forma, ma non nella sostanza.

Il contributo delle startup allo Smart Working

Il concetto di Smart Working, come visto, va a braccetto con l'apertura all'innovazione e l'adozione delle tecnologie digitali. Un apporto prezioso e necessario, in tal senso, può venire dal mondo delle startup.

Accanto alle tradizionali applicazioni che permettono di lavorare in modalità di lavoro agile, infatti, ve ne sono altre emergenti. Queste sono state sviluppate da startup che utilizzano tecnologie di analytics, artificial intelligence e sensoristica.

Per approfondire le applicazioni più innovative la ricerca dell'Osservatorio Smart Working ha voluto fare un’analisi specifica sulle startup nazionali e internazionali, dandone un quadro a 360°.

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