Vuoi conoscere i dati aggiornati sullo Smart Working in Italia?
Si fa un gran parlare di Smart Working, tra le aziende, tra le Pubbliche Amministrazioni, nel mondo del lavoro in generale. La recente emergenza legata al Coronavirus, con le direttive annesse per i lavoratori - tra le quali il POLA e l'ultimo decreto Proroghe - hanno portato alla ribalta, una volta di più, il fenomeno. Lo Smart Working è un modello organizzativo in grado di portare notevoli vantaggi alle organizzazioni che lo adottano: in termini di produttività, di raggiungimento degli obiettivi, ma anche in termini di welfare e qualità della vita del lavoratore.
Tuttavia, il concetto di Smart Working resta ancora oggi avvolto in un alone di confusione. Sovrapposto a pratiche per certi versi simili come il lavoro agile emergenziale degli ultimi tempi, il più datato Telelavoro e il Lavoro da Remoto, ma in realtà molto diverse. Fare Smart Working, dunque, non vuol dire semplicemente "lavorare da casa". Vuol dire ben altro.
In questa guida faremo chiarezza sul tema, una volta per tutte. Spiegheremo cosa vuol dire esattamente Smart Working, ma non solo. Esploreremo il mondo degli smart worker (i cosiddetti lavoratori agili), il quadro normativo del Lavoro Agile e approfondiremo benefici, best practice e modelli di Smart Working in Italia, ma anche oltre confine. Lo faremo con l'aiuto dell'Osservatorio Smart Working, da anni punto di riferimento in Italia per lo sviluppo della cultura dell’innovazione dei modelli di lavoro in ottica smart.
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Lo Smart Working è stato nell'ultimo anno al centro dell’attenzione mediatica, in quanto misura in grado di garantire la continuità di business e allo stesso tempo salvaguardare la salute pubblica. L’esperienza forzata ed emergenziale che milioni di lavoratori hanno fatto durante il periodo della pandemia legata al COVID-19, mette in luce come la necessità di presenza fissa in un preciso luogo e per un certo numero di ore per poter lavorare siano assunti superati.
Durante la fase 1, ossia nel periodo compreso tra l’8 marzo e il 4 maggio 2020, lo Smart Working è stato adottato da numerose organizzazioni in quanto il lavoro da remoto si è rilevata la soluzione ideale per conciliare le limitazioni dovute all’emergenza sanitaria con la necessità di assicurare la continuità del business. Lo stesso governo, a partire dai DPCM del 23 febbraio e dell'8 marzo, ne ha notevolmente spinto l’applicazione, semplificando la procedura di accesso allo strumento e scoraggiando il lavoro in presenza se non strettamente necessario. La seconda fase dell'emergenza ha visto un'integrazione tra lavoro da remoto e ufficio, sia per migliorare la comunicazione che l'engagement dei dipendenti.
Le parole d'ordine sono tutt'oggi prudenza e sicurezza. Il recente "decreto Proroghe" ha esteso lo stato di emergenza fino al 31 luglio, ma l'obbligo allo Smart Working emergenziale non seguirà la stessa direzione. Questa vale in particolar modo per le Pubbliche Amministrazioni.
In poche parole, con il decreto Proroghe, approvato il 29 aprile 2021, da maggio è caduto l'obbligo dello Smart Working nelle PA al 50%, cioè l'obbligo di far lavorare in modalità agile un dipendete pubblico su due. La possibilità di lavorare da remoto in realtà non scompare, ma non sarà più dettata da una percentuale minima stabilita per legge. Lo Smart Working si potrà proseguire in deroga fino alla definizione delle nuove regole con il contratto nazionale e comunque non oltre la fine dell'anno, ma non ci sarà il vincolo del 50%. Salta anche il limite del 60% indicato nei POLA (Piano Organizzativo per il Lavoro Agile).
In tutto questo quadro ancora da definire al meglio sta emergendo, tuttavia, come le aziende che erano già abituate allo Smart Working prima della situazione d’emergenza, abbiano tratto un notevole vantaggio organizzativo e competitivo, rispetto a realtà meno avvezze alla pratica. L'Osservatorio Smart Working, servendosi dei dati delle ultime Ricerche, ha realizzato una serie di contenuti multimediali volti a inquadrare con precisione l'intero fenomeno.
Ma lo Smart Working è esattamente ciò che abbiamo sperimentato durante l'emergenza? Va detto che quanto visto nel contesto del Coronavirus non è “vero” Smart Working, ma un lavoro da remoto spinto che possiamo definire come Smart Working “emergenziale”. Qual è allora l'esatto significato di Smart Working? Ci aiuta la definizione coniata dallo stesso Osservatorio.
Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda che si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici.
Detto di cosa si intenda esattamente per Smart Working, è importante specificare anche cosa non è lo Smart Working. Innanzitutto lo Smart Working non è un inglesismo per definire il Telelavoro. Telelavoro e Smart Working fanno infatti riferimento a due diverse modalità di lavoro, da un punto di vista sia sostanziale che contrattuale. Il primo consiste in una prestazione lavorativa svolta al di fuori della sede di lavoro con il supporto di tecnologie, mentre il secondo, come detto, si basa su una vera e propria filosofia manageriale caratterizzata da una nuova concezione dei tempi e degli spazi di lavoro. In altre parole, lavorare in Smart Working non significa solo lavorare a distanza, ma svolgere l’attività lavorativa con flessibilità e autonomia. Dati questi presupposti, il fenomeno di lavoro a distanza durante l’emergenza sanitaria è più assimilabile al Telelavoro o allo Smart Working? O a nessuno dei due?
Scopri tutte le differenze tra Telelavoro e Smart Working
E a proposito di definizioni... Lo Smart Working in Italia è legge, con l'espressione ormai nota di Lavoro Agile. Dopo un primo periodo sperimentale caratterizzato da vuoti legislativi, parecchia confusione terminologica e discreta anarchia, la Legge n.81 del 22 maggio 2017 (anche detta Legge sul Lavoro Agile) ha finalmente regolato la materia del lavoro da remoto. La normativa definisce lo Smart Working in tutti suoi aspetti giuridici: diritti dello smart worker e controllo da parte del datore di lavoro, strumenti tecnologici e modalità con cui viene eseguita l'attività da remoto. Con l'emergenza sanitaria, il Lavoro Agile ha poi spiccato un ulteriore decollo a livello giuridico. Dall'inizio dell'epidemia a oggi, diversi provvedimenti hanno ulteriormente cambiato (e semplificato) le regole dello Smart Working, soprattutto in ambito PA. Si parla in particolar modo di Piano Organizzativo per il Lavoro Agile, accesso agevolato, congedi e molto altro.
Scopri cosa prevede la Legge sul Lavoro Agile
Tutto ciò sta portando chiaramente notevoli vantaggi alle aziende, in termini di miglioramento della produttività, riduzione dell’assenteismo e riduzione dei costi per gli spazi fisici. Ma i vantaggi derivanti dallo Smart Working riguardano anche la soddisfazione del lavoratore e il miglioramento della società. L'Osservatorio Smart Working aveva già stimato l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello “maturo” di Smart Working nell’ordine del 15%>. Con il lavoro emergenziale alcuni elementi in gioco sono cambiati, non senza criticità. Tuttavia, lo Smart Working nell'ultimo anno ha costituito un’esperienza preziosa che ha permesso di fare in poco tempo un percorso di apprendimento e crescita di consapevolezza che in condizioni normali avrebbe richiesto anni.
Scopri di più sui benefici dello Smart Working
Smart Working: il futuro del lavoro in numeri!
Chiarita la filosofia alla base del Lavoro Agile, andiamo a esplorare la reale diffusione del fenomeno. Va detto che già prima della pandemia, il numero degli smart worker, lavoratori che godono di autonomia nella scelta delle modalità di lavoro in termini di luogo, orario e strumenti utilizzati, era in forte aumento. Tuttavia, l'impatto del Coronavirus sul lavoro da remoto è stato travolgente e i numeri lo confermano. Di seguito riportiamo i dati chiave dello Smart Working in Italia.
Nelle grandi imprese, in media, ha lavorato da remoto il 54% dei dipendenti.
Il settore e la tipologia delle attività hanno sicuramente influenzato il numero di soggetti coinvolti: se nelle imprese del retail e del manifatturiero le percentuali sono minori, nel finance e nell’ICT il lavoro da remoto ha coinvolto la sostanziale totalità dei dipendenti.
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Nelle PMI, il lavoro da remoto ha coinvolto circa il 19% dei dipendenti.
Durante la pandemia, il numero di PMI che ha esteso lo Smart Working è in realtà salito dal 12% al 58%. Tuttavia sussistono ancora limiti legati all'adozione delle tecnologie funzionali al lavoro da remoto. Lo Smart Working sposa bene i modelli di business delle PMI?
Scopri di più su Smart Working e PMI
Nelle PA, in media, ha potuto lavorare da remoto il 58% dei dipendenti.
La spinta nel settore pubblico è avvenuta con diversi provvedimenti governativi che hanno incentivato le amministrazioni a potenziare il ricorso al Lavoro Agile e snellire le procedure di acquisto di dotazioni informatiche. Ulteriore impulso dalla didattica a distanza.
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Più in generale, le organizzazioni che avevano già sperimentato lo Smart Working in passato sono riuscite a far lavorare da remoto un numero più alto di persone. Questi i numeri, stimati dall'Osservatorio Smart Working. Dai 570.000 stimato nel 2019, il numero dei lavoratori agili nel 2020 è improvvisamente passato a una cifra di circa 6,58 milioni, quasi un terzo dei lavoratori dipendenti italiani. Tale numero include i dipendenti di diverse tipologie di imprese: si stimano circa 1,85 milioni in ambito pubblico, 2,11 milioni nelle grandi imprese, 1,13 milioni nelle PMI e 1,5 milioni nelle microimprese.
Già dieci anni fa alcune grandi aziende si mossero per introdurre soluzioni di Lavoro Agile, in Italia. Tra queste è doveroso ricordare colossi come Vodafone, Microsoft e Nestlé. Tra i casi da menzionare come best practice di Smart Working nel panorama italiano, vi è di certo il gruppo AXA, che ha ricevuto il riconoscimento per il progetto “Smart working, smart life”, che ha visto l’estensione del Lavoro Agile a beneficio di tutti i collaboratori. Un successo tale da fargli valere il premio Smart Working Award.
Scopri i migliori esempi di Smart Working in Italia
Lo Smart Working non è un fenomeno solo italiano: sebbene con nomi, accezioni e impianti normativi diversi, politiche di flessibilità nell’organizzazione del lavoro si stanno diffondendo in tutta Europa. Lo stesso Parlamento Europeo con la risoluzione del 13/9/2016 afferma di sostenere “il Lavoro Agile”, mettendone in evidenza i benefici sociali e affermando l’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita privata. Agile Working, Flexible, Work 4.0... Lo Smart Working cambia nel nome e nella forma, ma non nella sostanza.
Scopri di più sulla diffusione del Lavoro Agile in Europa
Come visto, la filosofia del Lavoro Agile, con i benefici e le implicazioni normative annessi, si sta diffondendo sempre più tra le aziende italiane. È bene chiedersi allora se le nostre aziende stiano considerando tutti gli elementi fondamentali nel modello di Smart Working. Come accennato all'inizio della guida, infatti, sono 4 i principi cardine del Lavoro Agile. Ogni progetto di Smart Working che si rispetti, per avere successo, richiede di considerare contemporaneamente 4 dimensioni tra loro complementari: tecnologie, competenze, spazi e cultura, cioè le fondamenta del lavoro in Smart Working.
Una delle prime attenzioni, all’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di Smart Working, deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità concreta del progetto. Le tecnologie digitali rivestono infatti un ruolo fondamentale nell'agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale dello Smart Working. Il digitale consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, creando un digital workplace in cui comunicazione, collaborazione e socializzazione son indipendenti da orari e luoghi di lavoro.
La disponibilità di tecnologie digitali è una condizione necessaria per permettere alle persone di svolgere il proprio lavoro anche da remoto, ma affinché questo avvenga in modo efficace occorre agire sullo sviluppo di competenze digitali che siano trasversali rispetto al profilo professionale di ciascuno. Lo sviluppo di competenze digitali è rilevante nelle organizzazioni, non solo perché contribuisce a rendere il lavoro più smart, ma anche perché, alla luce dell’impatto della digitalizzazione sui processi aziendali è un requisito fondamentale per garantire l’employability delle persone nel medio lungo periodo.
Scopri quali sono le competenze necessarie per fare Smart Working
Lo Smart Working presuppone un cambiamento nelle modalità di lavoro delle persone e, a sostegno di questa trasformazione, occorre un ripensamento degli spazi mirato ad un’evoluzione dell’ufficio tradizionale in Smart Office. Occorre creare un ambiente di lavoro con spazi flessibili che favoriscano la collaborazione, il benessere individuale e l’introduzione di tecnologie digitali. Ma come superare la postazione fissa o le logiche basate sullo status delle persone? E perché le imprese italiane dovrebbero investire maggiormente sulla configurazione degli ambienti di lavoro?
Come visto, nelle organizzazioni private di grandi dimensioni, è cresciuto il numero di realtà che fanno Smart Working. Andando sotto la superficie si nota che in realtà il numero di organizzazioni che ha davvero cambiato il proprio approccio di organizzazione del lavoro è ancora molto limitato. L’esperienza delle aziende più mature mostra come la vera posta in palio sia l’affermarsi di un’organizzazione capace di generare autonomia e responsabilità nelle persone, riconoscerne il merito, sviluppare talenti e l'engagement verso l’innovazione e il cambiamento.
Un progetto di Smart Working richiede anche nuovi stili di leadership basati non più sul controllo ma sulla fiducia e sulla responsabilizzazione delle persone. Come gestire questo cambiamento per ottenere risultati significativi? E come può la soddisfazione dei lavoratori favorire la produttività? Scopri i principi di gestione dello Smart Working
Tecnologie e competenze digitali, come visto, sono fondamentali per la riuscita di un’iniziativa di Smart Working. Insieme costituiscono gli strumenti necessari per garantire produttività e collaborazione anche a distanza. E non è solo una questione tecnica, ma anche di cultura. Scopri quali sono gli strumenti per il lavoro da remoto
Il "lavorare da casa" porta con sé diverse implicazioni in materia di controllo a distanza dei lavoratori e privacy. Entra in gioco, anche in materia di Smart Working, il GDPR (General Data Protection Regulation): il nuovo Regolamento europeo sulla Privacy che ha ridefinito gli investimenti in Data Protection delle organizzazioni. Il GDPR, se applicato a dovere, comporta un rilevante cambio di impostazione nella gestione dei dati personali nonché grossi rischi. Le informazioni in possesso dello smart worker sono dati che l’azienda deve tutelare e proteggere con massima attenzione. Vietato improvvisare! Scopri di più su Privacy e Smart Working
Il concetto di Smart Working, come visto, va a braccetto con l'apertura all'innovazione e l'adozione delle tecnologie digitali. Un apporto prezioso e necessario, in tal senso, può venire dal mondo delle startup. Accanto alle tradizionali applicazioni che permettono di lavorare in modo smart, infatti, ve ne sono altre emergenti sviluppate da startup che utilizzano tecnologie di analytics, artificial intelligence e sensoristica. Per approfondire quindi anche le applicazioni più innovative la ricerca dell'Osservatorio Smart Working ha voluto fare un’analisi specifica sulle startup nazionali e internazionali. Scopri di più sulle startup utili allo Smart Working
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HR Innovation & Smart Working Practice 2021
Mai come nell'ultimo periodo, in piena emergenza sanitaria, è stata percepita l'esigenza di sperimentare nuovi approcci manageriali per favorire la continuità del business in sicurezza. L'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano offre un’occasione unica per rimanere aggiornati sulle tematiche chiave del Lavoro Agile un percorso di Webinar e Workshop che puoi seguire in diretta e/o On Demand .
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