Il vero significato di Smart Working
Si fa un gran parlare di Smart Working, tra le aziende, tra le Pubbliche Amministrazioni, nel mondo del lavoro in generale. La recente emergenza legata al Coronavirus ha portato alla ribalta, una volta di più, il fenomeno. Lo Smart Working è un modello organizzativo in grado di portare notevoli vantaggi alle organizzazioni che lo adottano: in termini di produttività, di raggiungimento degli obiettivi, ma anche in termini di welfare e qualità della vita del lavoratore.
Tuttavia, il concetto di Smart Working resta ancora oggi avvolto in un alone di confusione. Sovrapposto a pratiche per certi versi simili come il Telelavoro e il Lavoro da Remoto, ma in realtà molto diverse. Iniziamo con una definizione. Cosa si intende esattamente con Smart Working?
Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda che si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici. Scopri di più sul significato di Smart Working >>
Fare Smart Working, dunque, non vuol dire semplicemente "lavorare da casa". Vuol dire ben altro. In questa guida faremo chiarezza sul tema, una volta per tutte. Spiegheremo cosa vuol dire esattamente Smart Working, ma non solo. Esploreremo il mondo degli smart worker (i cosiddetti lavoratori agili), il quadro normativo del Lavoro Agile e approfondiremo benefici, best practice e modelli di Smart Working in Italia, ma anche oltre confine.
Chiarita la filosofia alla base del Lavoro Agile, andiamo a esplorare i temi più interessanti che orbitano attorno all'idea di Smart Working. Lo faremo con l'aiuto dell'Osservatorio Smart Working, da anni punto di riferimento in Italia per lo sviluppo della cultura dell’innovazione dei modelli di lavoro in ottica smart. Approfondiremo:
- Telelavoro e Smart Working sono la stessa cosa?
- Lo Smart Working per le emergenze: il caso Coronavirus
- L’evoluzione normativa del Lavoro Agile
- La diffusione dello Smart Working in Italia
- Lo Smart Working nelle grandi aziende
- Le Piccole e Medie Imprese
- Le Pubbliche Amministrazioni - Le best practice nel panorama nazionale
- I benefici dello Smart Working
- Lo smart working in Europa
- I pilastri dello Smart Working
- Le tecnologie per fare Smart Working
- Le competenze digitali
- La cultura aziendale - Il contributo innovativo delle startup
- Privacy e Smart Working
Il Lavoro Agile è sinonimo di benessere e produttività dei dipendenti, nonché di riduzione delle emissioni. Ma non solo. Le pratiche di lavoro a distanza si stanno rivelando un’arma sempre più fondamentale per fronteggiare situazioni di emergenza a livello locale e nazionale.
Ne è un pratico esempio la recente questione del Coronavirus che ha costretto all’isolamento e alla prudenza diverse aree del Nord Italia. Molte realtà imprenditoriali hanno adottato a pieno regime lo Smart Working con l’obiettivo di ridurre al minimo i rischi e le possibilità di contagio, senza rinunciare a portare avanti le proprie attività. È stato in particolare il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6, approvato d’urgenza, a prevedere “la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza”.
In questo quadro emerge come le aziende già abituate allo Smart Working prima della situazione d’emergenza, possano trarre un notevole vantaggio organizzativo e competitivo, rispetto a realtà meno avvezze a queste pratiche. In generale, sono diversi gli elementi da considerare quando si intende attivare iniziative di Smart Working in situazioni di emergenza. Scopri di più >>
Come già accennato, lo Smart Working va oltre il concetto di Telelavoro. Se infatti quest'ultimo si configura come una vera e propria forma contrattuale, lo Smart Working o Lavoro Agile rappresenta un accordo tra lavoratore e organizzazione all’interno del rapporto di lavoro subordinato. Le due forme di remote working si differenziano soprattutto in termini di flessibilità e autonomia. Nello Smart Working, luoghi e orari di lavoro sono scelti liberamente dal lavoratore. Le regole imposte al Telelavoro sono invece abbastanza rigide: orari, luoghi e strumenti tecnologici sono prestabiliti e rispecchiano lo stesso assetto organizzativo utilizzato nel luogo di lavoro.
Lo Smart Working in Italia è legge! Dopo un primo periodo sperimentale caratterizzato da vuoti legislativi, parecchia confusione terminologica e discreta anarchia, la Legge n.81 del 22 maggio 2017 (anche detta Legge sul Lavoro Agile) ha finalmente regolato la materia del lavoro da remoto. La normativa definisce lo Smart Working in tutti suoi aspetti giuridici: diritti dello smart worker e controllo da parte del datore di lavoro, strumenti tecnologici e modalità con cui viene eseguita l'attività da remoto. Ecco cosa cambia grazie al piano normativo e quali sono le evoluzioni degli ultimi anni.
Scopri cosa prevede la Legge sul Lavoro Agile >>
Se è vero che il fenomeno Smart Working è in netta crescita, vale la pena allora chiedersi quanti sono - ad oggi - gli smart worker in Italia. Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working, il numero dei lavoratori che godono di autonomia nella scelta delle modalità di lavoro in termini di luogo, orario e strumenti utilizzati sta aumentando di anno in anno.
Dai 480.000 stimato nel 2018, arriviamo nel 2019 a quota 570.000 lavoratori agili. Tali lavoratori si distinguono per una maggiore soddisfazione per il proprio lavoro e una maggiore padronanza di competenze digitali rispetto agli altri lavoratori. Il clima di fiducia e autonomia che si accompagna allo Smart Working comporta effetti positivi anche sulle relazioni con i colleghi e con il capo.
Va detto che quel che si vede è solo la punta dell'iceberg: sono ancora pochi i progetti di sistema che ripensano i modelli di organizzazione del lavoro e estendono a tutti i lavoratori flessibilità, autonomia e responsabilizzazione. I numeri sono destinati a crescere. Scopri di più sui lavoratori agili nelle aziende italiane >>
Che in Italia molte grandi aziende abbiano lanciato sperimentazioni di Smart Working negli scorsi anni è un fenomeno ormai noto. Tali sperimentazioni, sempre più diffuse e pervasive all’interno delle imprese, testimoniano che, al di là di un effetto moda, queste portino benefici concreti alle aziende e alle persone. Proprio a proposito di “effetto moda”, va detto che permangono ancora forti limiti nella cultura manageriale delle imprese nel nostro Paese. In moltissimi casi, infatti, lo Smart Working è interpretato in modo superficiale: quasi la metà delle aziende che dichiarano di avere iniziative di Smart Working si limita a dare la possibilità alle persone di lavorare da casa, da altre sedi aziendali oppure da luoghi esterni all’organizzazione come spazi di coworking o business center. Anche se, come già detto all'inizio della guida, lo Smart Working è molto di più. Scopri di più >>
Lo Smart Working sposa bene i modelli di business delle PMI? O è applicabile solamente a quelli delle grandi aziende? La ricerca condotta dall'Osservatorio Smart Working ha coinvolto un campione statisticamente rappresentativo di imprese italiane tra i 10 e i 250 addetti, quindi PMI. Dall’analisi emerge che solo il 12% del campione dichiara di avere iniziative strutturate di Smart Working: ciò significa che ha iniziative presenti su almeno due delle leve di progettazione dello Smart Working ossia flessibilità di luogo, di orario, ripensamento spazi, cultura orientata ai risultati e dotazione tecnologica adeguata per lavorare da remoto. Il 18%, pur non avendo iniziative strutturate, lavora informalmente in questo modo. Il 3% si dichiara possibilista in merito, mentre il 6% prevede di lanciare un’iniziativa nel breve periodo.
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Se nelle grandi imprese lo Smart Working costituisce una realtà e nelle piccole e medie un fenomeno emergente, ben diversa è la situazione nelle pubbliche amministrazioni. La stessa ricerca dell’Osservatorio ha misurato la diffusione delle iniziative di Smart Working nel settore pubblico: il 16% delle pubbliche amministrazioni dichiara ad oggi di avere progetti strutturati, mentre un altro 7% di praticare lo Smart Working informalmente. A differenza di quanto avviene nelle PMI sono in pochi a dichiarare di non conoscere per nulla il concetto di Smart Working: l’approvazione della legge sul Lavoro Agile, le iniziative del Dipartimento Pari Opportunità, insieme alla crescente attenzione mediatica sul tema, hanno contribuito a sviluppare maggiore sensibilità sul tema. L'interesse per lo Smart Working nelle PA aumenta, ma non i progetti. Scopri di più >>
Già dieci anni fa alcune grandi aziende si mossero per introdurre soluzioni di Lavoro Agile, in Italia. Tra queste è doveroso ricordare colossi come Vodafone, Microsoft e Nestlé. Tra i casi da menzionare come best practice di Smart Working nel panorama italiano, vi è di certo il gruppo AXA, che ha ricevuto il riconoscimento per il progetto “Smart working, smart life”, che ha visto l’estensione del Lavoro Agile a beneficio di tutti i collaboratori. Il progetto sullo Smart Working in AXA Italia è iniziato a marzo 2016 e già nel mese di ottobre 2017 aveva raggiunto la quasi totalità della popolazione aziendale. Un successo tale da fargli valere il premio Smart Working Award.
Scopri i migliori esempi di Smart Working in Italia >>
I benefici ottenibili dall’introduzione dello Smart Working da parte delle aziende sono rilevanti e si possono misurare in termini di miglioramento della produttività, riduzione dell’assenteismo e riduzione dei costi per gli spazi fisici. Ma i vantaggi derivanti dallo Smart Working riguardano anche la soddisfazione del lavoratore e la società. L'Osservatorio Smart Working ha stimato l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello “maturo” di Smart Working: siamo nell’ordine del 15%! Volendo proiettare l’impatto a livello complessivo di sistema Paese, l’effetto dell’incremento della produttività media del lavoro in Italia si può stimare sui 13,7 miliardi di euro.
Scopri di più sui benefici dello Smart Working >>
Lo Smart Working non è un fenomeno solo italiano: sebbene con nomi, accezioni e impianti normativi diversi, politiche di flessibilità nell’organizzazione del lavoro si stanno diffondendo in tutta Europa. Lo stesso Parlamento Europeo con la risoluzione del 13/9/2016 afferma di sostenere “il Lavoro Agile”, mettendone in evidenza i benefici sociali e affermando l’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita privata. Agile Working, Flexible, Work 4.0... Le terminologie dello Smart Working nei Paesi dell’Unione Europea sono differenti, ma accomunate da alcune caratteristiche.
Scopri di più sulla diffusione del Lavoro Agile in Europa >>
Dalla teoria passiamo alla pratica. Come visto, la filosofia del Lavoro Agile, con i benefici e le implicazioni normative annessi, si sta diffondendo sempre più tra le aziende italiane. È bene chiedersi allora se le nostre aziende stiano considerando tutti gli elementi fondamentali nel modello di Smart Working. Ogni progetto di Smart Working, infatti, per avere successo, richiede di considerare contemporaneamente competenze diverse in azienda e di agire in modo sistemico su diverse leve di progettazione. Essenziale è la complementarietà tra soluzioni tecnologiche adottate, il ripensamento degli spazi e lo sviluppo di competenze e di una cultura aziendale orientata ai risultati. Qui di seguito approfondiamo questi aspetti: tecnologie, competenze, spazi e cultura, le fondamenta alla base di ogni buona pratica di Smart Working.
Dalla Social Collaboration alle Workspace Technologies
Una delle prime attenzioni, all’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di Smart Working, deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità concreta del progetto. Le tecnologie digitali rivestono infatti un ruolo fondamentale nell'agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale dello Smart Working. Il digitale consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, creando un digital workplace in cui comunicazione, collaborazione e socializzazione son indipendenti da orari e luoghi di lavoro.
Le skills digitali per la rivoluzione "agile"
La disponibilità di tecnologie digitali è una condizione necessaria per permettere alle persone di svolgere il proprio lavoro anche da remoto, ma affinché questo avvenga in modo efficace occorre agire sullo sviluppo di competenze digitali che siano trasversali rispetto al profilo professionale di ciascuno. Lo sviluppo di competenze digitali è rilevante nelle organizzazioni, non solo perché contribuisce a rendere il lavoro più smart, ma anche perché, alla luce dell’impatto della digitalizzazione sui processi aziendali è un requisito fondamentale per garantire l’employability delle persone nel medio lungo periodo.
Verso un'organizzazione
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Come visto, nelle organizzazioni private di grandi dimensioni, è cresciuto il numero di realtà che fanno Smart Working. Andando sotto la superficie si nota che in realtà il numero di organizzazioni che ha davvero cambiato il proprio approccio di organizzazione del lavoro è ancora molto limitato. Ancora c'è molto da fare, insomma, in questa direzione. L’esperienza delle aziende più mature mostra come la vera posta in palio sia l’affermarsi di un’organizzazione capace di generare autonomia e responsabilità nelle persone, riconoscerne il merito, sviluppare talenti e l'engagement verso l’innovazione e il cambiamento.
Il concetto di Smart Working, come visto, va a braccetto con l'apertura all'innovazione e l'adozione delle tecnologie digitali. Un apporto prezioso e necessario, in tal senso, può venire dal mondo delle startup. Accanto alle tradizionali applicazioni che permettono di lavorare in modo smart, infatti, ve ne sono altre emergenti sviluppate da startup che utilizzano tecnologie di analytics, artificial intelligence e sensoristica. Per approfondire quindi anche le applicazioni più innovative la ricerca dell'Osservatorio Smart Working ha voluto fare un’analisi specifica sulle startup nazionali e internazionali.. Scopri di più sulle startup utili allo Smart Working >>
Il "lavorare da casa" porta con sé diverse implicazioni in materia di controllo a distanza dei lavoratori e privacy. Entra in gioco, anche in materia di Smart Working, il GDPR (General Data Protection Regulation): il nuovo Regolamento europeo sulla Privacy che ha ridefinito gli investimenti in Data Protection delle organizzazioni. Il GDPR, se applicato a dovere, comporta un rilevante cambio di impostazione nella gestione dei dati personali nonché grossi rischi. Le informazioni in possesso dello smart worker sono dati che l’azienda deve tutelare e proteggere con massima attenzione. Vietato improvvisare! Scopri di più su Privacy e Smart Working >>
