Smart Office, cos'è e come progettare un ufficio smart

Lo Smart Working sta cambiando le modalità di lavoro già da qualche anno, soprattutto nelle grandi aziende. Fare Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da remoto, ma anche ripensare gli spazi della sede per supportare al meglio i dipendenti. In altre parole, occorre un’evoluzione dell’ufficio tradizionale verso uno Smart Office per lavorare in modo realmente smart.

In quest'articolo, a cura dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, approfondiremo:

• Cos’è uno Smart Office e quali sono le principali caratteristiche;
• Quali sono i requisiti fondamentali a cui fare riferimento per lo Smart Office;
• L’adozione dello Smart Office nelle imprese italiane;
• I trend di Smart Office nel mondo.

Smart Office, cos’è e come funziona

Smart Office e Smart Working, come visto all’inizio di questo articolo, sono due concetti correlati. Lo Smart Working è la modalità di lavoro che ha rivoluzionato il lavoro di tutte quelle persone che ne usufruiscono. Di conseguenza, per sostenere questa nuova modalità lavorativa, devono cambiare anche gli spazi fisici.

Realizzare uno Smart Office significa, quindi, ripensare il significato degli spazi di lavoro e la logica con cui vengono concepiti. Tutto ciò, in funzione delle principali esigenze lavorative delle persone ovvero concentrazione, collaborazione, comunicazione e creatività.

Progettare uno Smart Office, però, non significa per forza ridurre gli spazi o il numero di postazioni di lavoro. Significa, infatti, concepire nuovi ambienti con caratteristiche tali da favorire la massima realizzazione dell’esigenza lavorativa. Un esempio potrebbe essere quello di un ambiente che garantisca la riservatezza della comunicazione per una telefonata, ma al contempo non disturbi i colleghi. Allo stesso modo, per concentrarsi, sarà necessario un ambiente silenzioso, che favorisca il lavoro individuale e così via.

In uno Smart Office, il lavoratore non svolge tutte le attività in modo indiscriminato in una postazione fissa. Al contrario, può scegliere di volta in volta il luogo più adatto in sede a seconda dell’obiettivo.

Introdurre lo Smart Office significa, quindi, realizzare un cambiamento radicale rispetto all’ufficio tradizionale. Tutto ciò per superare modelli come la postazione fissa assegnata o l’ufficio singolo attribuito per status, a favore di principi di personalizzazione e flessibilità che rispecchino i principi dello Smart Working.

Smart Office, i requisiti necessari a cui fare riferimento

Un progetto di creazione di uno Smart Office e, dunque, di ridefinizione degli spazi di lavoro, può rendere più facile e pervasiva l’adozione dello Smart Working. Per venire incontro a questa necessità, infatti, la progettazione di uno Smart Office deve tenere in considerazione quattro caratteristiche:

1. Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa. Proprio per questo è importante che, all’interno di uno Smart Office, esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, ma non solo. Questi spazi devono anche favorire la concentrazione e la contemplazione (attività di pensiero creativo individuale o collettivo e pause rigeneranti);
2. Riconfigurabilità: gli Smart Office devono essere adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte a esigenze contingenti o a evoluzioni di lungo periodo. Questa caratteristica, più di ogni altra, si è rivelata preziosa durante l’emergenza COVID-19;
3. Abitabilità: uno Smart Office, deve, innanzitutto, essere inteso non come semplice luogo di lavoro. Deve essere, invece, inteso come luogo accogliente (e mirato a ridurre lo stress). Deve anche tenere conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone;
4. Intelligence: un’altra caratteristica di uno Smart Office è la capacità di integrare gli spazi con le tecnologie digitali; esse, infatti, devono favorire la sua fruibilità e la sua efficacia in termini di utilizzo.

I benefici di uno Smart Office

Avendo approfondito le caratteristiche principali di uno Smart Office sorge ora spontanea una domanda.

• Perché si dovrebbe investire maggiormente sulla configurazione degli ambienti di lavoro?

Nonostante la progettazione e la realizzazione di uno Smart Office, possa richiedere uno sforzo, uno spazio sviluppato in questo modo, comporta benefici sia per le persone sia per le aziende. Da un lato i dipendenti sono più soddisfatti e motivati, dall’altro le aziende migliorano l’utilizzo degli spazi, ottimizzando i costi di gestione e aumentando la produttività. Dai dati esaminati dall’Osservatorio Smart Working emerge, infatti, che:

Esiste una correlazione tra lavoro in spazi Smart e l’impatto positivo su benessere e coinvolgimento delle persone. In particolare, l’impatto positivo si nota per le dimensioni del benessere relazionale, del benessere psicologico e del benessere fisico.

È importante, quindi, tenere conto degli Smart Office come un fattore fondamentale per soddisfare queste dimensioni di benessere. Se adeguatamente progettati, infatti, questi hanno un impatto positivo sul benessere e rendono più gradevole andare in ufficio.

L’ottimizzazione degli spazi, dunque, è un altro fattore dello Smart Office che può influire sulle spese delle organizzazioni. Le aziende, infatti, possono risparmiare sui costi associati ai consumi energetici. In più, riducendo le postazioni, si aggiunge la possibilità di ottimizzare gli spazi aziendali. Secondo i dati, infatti, si stima che:

Con due giorni di lavoro a distanza le aziende potrebbero risparmiare fino a 2500 euro all’anno per postazione di lavoro.

Smart Office in Italia: a che punto siamo?

Il grado di consapevolezza sui principi dello Smart Office è ancora basso fra le organizzazioni italiane. Infatti, prevalgono ambienti con uffici singoli e open space con postazioni assegnate, seguendo una logica più associata allo status che alle reali esigenze delle persone.

Ciò si traduce spesso in una scarsa presenza di ambienti differenziati a seconda delle esigenze lavorative all’interno degli uffici. In quasi tutte le sedi organizzative sono presenti spazi per la collaborazione strutturata (ad es. sale riunioni, luoghi per i meeting), che tuttavia non sono sufficienti a definire una sede di lavoro “smart”. La diffusione di altri ambienti che caratterizzano sedi “smart” (ad es. aree per la collaborazione informale, locker, phone booth, touch down area e concentration room) è limitata.

In aggiunta, si riscontra una bassa riconfigurabilità degli spazi di lavoro, valutati come poco flessibili dalla maggior parte delle grandi imprese, ossia difficilmente riconfigurabili in bassi tempi e con bassi costi. A livello tecnologico, si assiste invece a una sempre maggior diffusione di tecnologie dedicate allo Smart Office.

Smart Office in Italia: la Ricerca dell’Osservatorio Smart Working

L’Osservatorio Smart Working ha analizzato il livello di maturità delle iniziative di Lavoro Agile in relazione agli spazi sulle diverse tipologie di organizzazione, ossia grandi imprese, PMI e Pubbliche amministrazioni. Il livello è stato misurato tenendo in considerazione le caratteristiche dello Smart Office, in particolare la configurazione degli spazi e la possibilità delle tecnologie nel favorire la collaborazione in diverse modalità di lavoro. Si è tenuto conto anche della presenza di spazi differenziati, per soddisfare diverse esigenze lavorative. Altri aspetti considerati sono la facilità di riconfigurazione degli ambienti e la regolazione di parametri di abitabilità, come il riscaldamento e l'illuminazione. Si è anche esaminato se gli spazi sono progettati per ospitare attività con esterni e se includono aree aperte a persone esterne.

Dalla Ricerca emerge che le grandi imprese riportano un livello medio superiore rispetto alle PMI e alle PA. Quest’ultime mostrano il livello di maturità più basso rispetto al settore privato.

Smart Office nel mondo: le principali tendenze

A livello internazionale, sono emerse diverse tendenze che influenzeranno l'evoluzione degli spazi lavorativi nei prossimi anni. In particolare, le cinque principali direzioni risultano essere:

• benessere e inclusività, attraverso ambienti sempre più orientati al comfort fisico-mentale e al supporto delle diversità individuali;
• integrazione tecnologica, con strumenti per interazioni ibride e orientati alla gestione efficiente degli ambienti fisici;
• differenziazione degli ambienti, in cui la flessibilità degli spazi possa unirsi con la progettazione identitaria, trasmettendo i valori aziendali;
• attenzione alla sostenibilità, che si declina nell’interesse per l’utilizzo di materiali eco-friendly, per l’efficienza energetica e per iniziative per la mobilità sostenibile;
• attenzione per gli ambienti naturali, attraverso l’illuminazione e la biofilia, che hanno influenze positive sul benessere delle persone.

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