Smart Office, cos'è e come progettare uno spazio di lavoro smart

Lo Smart Working sta cambiando le modalità di lavoro già da qualche anno, soprattutto nelle grandi aziende. Fare  Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da remoto, ma anche ripensare gli spazi della sede per supportare al meglio i dipendenti. Questo è vero anche in un contesto di rapidi cambiamenti dei modi di lavorare come quello dell’emergenza sanitaria. In altre parole, occorre un’evoluzione dell’ufficio tradizionale in Smart Office per lavorare in modo realmente smart.

In quest'articolo approfondiremo quindi quali sono le principali caratteristiche dello Smart Office, cosa vuol dire riprogettare un ambiente di lavoro e a che punto sono le imprese italiane con questo tema.

Che cos’è lo Smart Office?

Lo Smart Working cambia le modalità di lavoro delle persone e, di conseguenza, per sostenerle devono cambiare anche gli spazi. Realizzare uno Smart Office significa ripensare il significato degli spazi di lavoro e la logica con cui vengono concepiti, in funzione delle principali esigenze lavorative delle persone ovvero concentrazione, collaborazione, comunicazione e creatività.

Non significa ridurre gli spazi o il numero di postazioni di lavoro, ma concepire nuovi ambienti con caratteristiche tali da favorire la massima realizzazione dell’esigenza lavorativa. Ad esempio, per svolgere una telefonata sarà necessario avere un ambiente che garantisca la riservatezza della comunicazione e al contempo non disturbi i colleghi, per concentrarsi sarà necessario un ambiente silenzioso che favorisca il lavoro individuale e così via.

In uno Smart Office il lavoratore non svolge tutte le attività in modo indiscriminato in una postazione fissa, ma può scegliere di volta in volta il luogo più adatto in sede a seconda dell’obiettivo.

Introdurre lo Smart Office significa quindi realizzare un cambiamento radicale rispetto all’ufficio tradizionale, superando modelli come la postazione fissa assegnata o l’ufficio singolo attribuito per status, a favore di principi di personalizzazione e flessibilità.

In che modo le evoluzioni degli spazi di lavoro interni ed esterni stanno influenzando il lavoro?

I 4 pilastri dello Smart Office

Se realizzato in un programma orientato allo Smart Working, un progetto di ridefinizione degli spazi di lavoro può renderne più facile e pervasiva l’adozione. A tal fine la progettazione degli ambienti deve tenere in considerazione quattro caratteristiche dello Smart Office:

1. Differenziazione: esigenze lavorative diverse richiedono spazi con caratteristiche differenti, per permettere un’alta efficacia lavorativa. Per questo è importante che esistano differenti tipologie di spazi che favoriscano la collaborazione e la socializzazione, così come la concentrazione e la contemplazione (attività di pensiero creativo individuale o collettivo e pause rigeneranti);
2. Riconfigurabilità: spazi adattabili in tempi brevi a costi contenuti per far fronte ad esigenze contingenti o ad evoluzioni di lungo periodo; questa caratteristica, più di ogni altra, si è rivelata preziosa durante l’emergenza COVID-19;
3. Abitabilità: spazi intesi non come semplici luoghi di lavoro ma come luoghi accoglienti (e mirati a ridurre lo stress) che tengano conto del benessere, del comfort e delle esigenze professionali delle persone;
4. Intelligence: spazi integrati con tecnologie digitali che ne favoriscano la fruibilità e l’efficacia in termini di utilizzo

Adozione dello Smart Office: a che punto sono le imprese italiane?

Il grado di consapevolezza sui principi dello Smart Office è ancora basso fra le imprese italiane. Infatti, prevalgono ambienti con uffici singoli e open space con postazioni assegnate, seguendo una logica più associata allo status che alle reali esigenze delle persone. Anche nelle organizzazioni con progetti strutturati di Smart Working, nella metà dei casi l’iniziativa è concepita solo come lavoro da remoto.

Ciò si traduce spesso in una scarsa presenza di ambienti differenziati a seconda delle esigenze lavorative all’interno degli uffici. In quasi tutte le sedi organizzative sono presenti ambienti per la collaborazione strutturata (ad es. sale riunioni, luoghi per i meeting), che tuttavia non sono sufficienti a definire una sede di lavoro “smart”. La diffusione di altri ambienti (ad es. aree per la collaborazione informale, locker, phone booth, touch down area e concentration room), che se compresenti caratterizzano sedi “smart”, è limitata. Una maggior presenza di questi ambienti si riscontra nelle aziende che hanno introdotto iniziative strutturate di Smart Working.

Si riscontra inoltre una bassa riconfigurabilità degli spazi di lavoro, valutati come poco flessibili dalla maggior parte delle grandi imprese, ossia difficilmente riconfigurabili in bassi tempi e con bassi costi. Anche in questo caso, le organizzazioni che hanno iniziative di Smart Working, dichiarano una maggiore flessibilità rispetto alle altre.

Per quanto riguarda l’abitabilità, i lavoratori non si dichiarano pienamente soddisfatti su aspetti legati al comfort e al benessere delle sedi di lavoro.

A livello tecnologico, si assiste invece a una sempre maggior diffusione di tecnologie dedicate allo Smart Office, come:

• sistemi per la prenotazione di sale e postazioni;
• sistemi per l'automazione delle sale;
• lavagne interattive;
• aree di stampa centralizzate.

Perché si dovrebbe investire maggiormente sulla configurazione degli ambienti di lavoro? Nonostante lo sforzo richiesto, uno Smart Office sviluppato correttamente comporta benefici sia per le persone sia per le aziende: da un lato i dipendenti sono più soddisfatti e motivati, dall’altro le aziende migliorano l’utilizzo degli spazi, ottimizzando i costi di gestione e aumentando la produttività.

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