Gli strumenti per fare Smart Working: guida per le HR

Cosa serve per fare Smart Working? Il Covid-19 ha sicuramente avvicinato molte aziende al concetto di Smart Working ma, in realtà, in molti casi quella che hanno promosso è stata una forma di lavoro da remoto emergenziale.

Spesso si dà per scontato che “fare Smart Working” consista solo nel lavorare dalla propria abitazione. In realtà si tratta di un connubio ben più complesso di tecnologie, competenze e trasformazioni organizzative. Nel proseguo dell'articolo quindi quali sono gli strumenti necessari per una corretta iniziativa di Smart Working.

Le tecnologie digitali per lo Smart Working

L’introduzione di tecnologie digitali è un importante prerequisito per la riuscita di un’iniziativa di Smart Working. Le direzioni HR che intendono promuovere il Lavoro Agile in azienda devono tenere in considerazione gli eventuali impatti in termini di processi, attività e stili di leadership che lo stesso Lavoro Agile comporta.

La sfida, infatti, non consiste tanto nel scegliere gli strumenti quanto nel diffondere una cultura digitale che porti alla nascita di un nuovo modo di lavorare basato su nuove opportunità di relazione e collaborazione.

Date queste premesse, le cosiddette Smart Working Technologies sono tutti quelli strumenti tecnologici che permettono agli individui di lavorare in modo flessibile sia all’interno delle sedi aziendali – a ribadire il fatto che lo Smart Working non si fa solo da casa – sia all’esterno. Queste possono essere classificate in quattro macrocategorie in base alle finalità:

1. Supporto ai flussi di comunicazione: servono, oltre che a creare nuove opportunità di collaborazione e di condivisione della conoscenza, anche a limitare gli spostamenti delle persone qualora la presenza fisica non sia fondamentale. Alcuni esempi sono le piattaforme di instant messaging, di condivisione documentale, di videoconferenza e servizi come forum/blog ed enterprise social network.
2. Accesso ad applicativi, dati e informazioni in sicurezza: servono a garantire un canale sicuro di accesso anche da remoto, a sostegno della sicurezza della rete e dei dati in entrata e in uscita; tra queste soluzioni rientrano strumenti come le VPN (Virtual Private Network) e soluzioni di virtualizzazione basate sul Cloud.
3. Possibilità di lavorare senza una postazione fissa: si fa riferimento a dispositivi come PC portatili, smartphone e auricolari che permettono di accedere a servizi e strumenti di lavoro in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, sia all’esterno della sede di lavoro sia all’interno (in questo caso facilitando forme di mobilità interna).
4. Aumento della fruibilità degli spazi: sono quelle tecnologie come il Wi-Fi, le aree di stampa centralizzate e i sistemi di prenotazione degli spazi che supportano il lavoro in mobilità e migliorano la qualità di vita delle persone all’interno dell’azienda.
5. Miglioramento  dell’Engagement e del Wellbeing: tutte le tecnologie che permettono di monitorare i livelli di salute psico-fisica, aumentare il benessere, la produttività e l’engagement delle persone.

In che modo le evoluzioni degli spazi di lavoro interni ed esterni stanno influenzando il lavoro?

Digital Soft Skill: le competenze trasversali per lo Smart Working

Un altro elemento fondamentale per il successo di un progetto di Smart Working è l’insieme di competenze digitali trasversali che i lavoratori devono acquisire. Infatti, essere realmente Smart Worker significa non solo avere strumenti tecnologici adeguati, ma anche possedere soft skill di tipo relazionale e comportamentale per sfruttare al meglio tali strumenti ai fini della produttività e della qualità delle attività lavorative.

Più nello specifico si parla di Digital Soft Skill, classificabili in cinque categorie:

1. Knowledge Networking: capacità di individuare, organizzare e condividere le informazioni utili per le attività lavorative;
2. Virtual Communication: capacità di comunicazione attraverso strumenti digitali, di gestione dei progetti attraverso piattaforme digitali e gestione della propria identità in ambienti virtuali;
3. Digital Awareness: capacità di utilizzare gli strumenti digitali rispettando la sicurezza dei dati aziendali, il work-life balance e la salute fisica propria e altrui;
4. Creativity: capacità di creare contenuti digitali utilizzando format efficaci e mirati in base all’interlocutore;
5. Self-empowerment: capacità di utilizzare gli strumenti digitali per accrescere le proprie competenze e migliorare lo svolgimento delle proprie attività lavorative.

Come sviluppare le Digital Soft Skill all’interno delle organizzazioni? Nella maggior parte dei casi si organizzano corsi di formazione mirati, anche se sono sempre più diffusi i progetti di reverse mentoring, nei quali il personale più giovane – tipicamente con meno esperienza ma con competenze digitali più avanzate – aiuta i colleghi senior ad avvicinarsi alla tecnologia in un’ottica di scambio reciproco. A queste iniziative si aggiungono campagne di comunicazione e sensibilizzazione mirate a condividere contenuti e incentivare l’autoformazione. Inoltre, le imprese valutano sempre di più le Digital Soft Skill già in fase di selezione dei candidati.

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