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Smart Working: una questione di tecnologie!

08 ottobre 2019 / Di Alessandra Gangai / Nessun commento

Le tecnologie digitali rivestono un ruolo fondamentale nell'agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale dello Smart Working. Il digitale, infatti, consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, creando un digital workplace in cui comunicazione, collaborazione e socializzazione son indipendenti da orari e luoghi di lavoro. Ma cosa vuol dire introdurre nuove tecnologie all'interno degli attuali modelli organizzativi? E quali sono, nella pratica, le tecnologie per lo Smart Working?

 

L’impatto delle tecnologie digital sui modelli organizzativi

Una delle prime attenzioni, all’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di Smart Working, deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità concreta del progetto e pianificare l’eventuale introduzione di nuovi strumenti.

Troppo spesso in passato progetti di introduzione di tecnologie informatiche sono stati avviati e valutati senza tenere in considerazione i possibili impatti sul modello organizzativo, non solo in termini di processi, ma anche di implicazioni e vincoli su spazi fisici, policy organizzative e stili di leadership. In questo modo si rischia di non cogliere appieno le potenzialità dei nuovi strumenti e dell’impatto che possono avere sui comportamenti delle persone.

Anche laddove manchi la possibilità di avviare iniziative di Smart Working con un approccio sistemico, l’introduzione di tecnologie e competenze digitali è un importante prerequisito per preparare e innescare il lancio di future iniziative che vadano a modificare il modello organizzativo.

La vera difficoltà infatti non ricade nella scelta e nell’introduzione di nuovi strumenti, ma nel fare in modo che questi siano efficacemente adottati e influenzino positivamente il modo di lavorare creando nuove opportunità di relazione e collaborazione più mature e coinvolgenti.

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Gli ambiti tecnologici dello Smart Working

Le tecnologie di Smart Working permettono alle persone di lavorare in modo flessibile sia all’esterno che all’interno delle sedi aziendali e possono essere raggruppate in quattro macro-categorie.

1) Social Collaboration

Si tratta di strumenti che integrano e supportano i flussi di comunicazione creando nuove opportunità di relazione, collaborazione e condivisione della conoscenza come, ad esempio, strumenti di instant messaging, webconference, convergenza fisso-mobile.

Imparare ad utilizzare in modo corretto queste tecnologie consente abilitare modalità di comunicazione, collaborazione e interazione con colleghi, clienti e partner tra persone che non sempre si trovano nello stesso luogo. Le iniziative di Social Collaboration permettono di limitare i trasferimenti per incontri in cui non sia fondamentale la presenza fisica fornendo un’alternativa valida alla collaborazione; questo permette di avere delle implicazioni positive per le persone e per le organizzazioni in termini di costi di trasferta evitati.

2) Security

Sono tecnologie che permettono di accedere in modo flessibile, semplice e immediato, indipendentemente dal device adottato, a un ambiente profilato che contiene applicativi, dati e informazioni in totale sicurezza e preservando l’integrità dei dati. In questo gruppo di servizi rientrano sia soluzioni più tradizionali come l’accesso tramite Virtual Private Network, sia le soluzioni di virtualizzazione basate sul Cloud.

Nell’implementazione di un progetto di Smart Working, è fondamentale garantire la presenza di un canale sicuro per accedere anche da remoto: soluzioni volte a garantire la sicurezza dei dati inviati e ricevuti sono presenti nella quasi totalità delle grandi aziende e devono essere oggi adottate anche da quelle di piccole dimensioni. Al di là degli strumenti, tuttavia, per tutelare la sicurezza occorre anche formare le persone e renderle pienamente consapevoli dell'importanza di adottare comportamenti corretti anche e soprattutto quando lavorano in contesti di Smart Working, inserendo nelle sessioni formative una parte dedicata alla sicurezza e fornendo periodicamente un’informativa sui rischi.

3) Mobility

Sono i dispositivi che, permettendo di accedere ai servizi e strumenti professionali in qualunque momento e da qualunque luogo, liberano le persone dalla necessità della “postazione fissa” (es. Notebook/PC portatili, Smartphone, Tablet) per svolgere il proprio lavoro. Tali device vengono utilizzati sia all’esterno della sede di lavoro sia all’interno facilitando forme di mobilità interna.

I device mobili sono oggi presenti in tutte le grandi aziende, ma non sempre la loro diffusione tra i lavoratori è sufficiente e incide davvero sulle modalità di organizzazione del lavoro perché troppo spesso vengono assegnati più in base all’inquadramento professionale che rispetto alle specifiche esigenze.

Una soluzione che potrebbe facilitare la diffusione di tali device è l’introduzione di policy di BYOD (Bring-Your-Own-Device) che prevedono la possibilità da parte dei lavoratori, nell’ambito di specifici accordi, di utilizzare i propri device personali per accedere ad alcune applicazioni aziendali. Questo approccio ha il vantaggio di permettere alle persone di utilizzare strumenti mobile che ben sanno utilizzare per svolgere alcune attività a tutto vantaggio dell’efficacia e della flessibilità di luogo.

4) Workspace Technology

Si tratta di tutte quelle tecnologie che permettono un utilizzo più efficace e flessibile degli ambienti fisici agevolando non solo la fruibilità degli spazi stessi, ma anche supportando il lavoro in mobilità delle persone e migliorando la qualità della vita all’interno delle sedi dell’azienda come ad esempio il  Wi-Fi, i sistemi e gli strumenti che consentono di fare videoconferenze e sistemi di Telepresence, oppure i sistemi di Print Area centralizzate, che consentono di operare su qualsiasi stampante inserendo le proprie credenziali o utilizzando il proprio badge aziendale per confermare la stampa.

 

La diffusione delle tecnologie digitali tra le aziende

Nelle grandi organizzazioni, a prescindere dalla presenza di un progetto di Smart Working, le tecnologie che supportano il lavoro da remoto sono già diffuse: in modo particolare le soluzioni a supporto della sicurezza e dell’accessibilità dei dati da remoto e da diversi device e le iniziative di mobility, come ad esempio la presenza di device mobili e mobile business app. Molto spesso inoltre sono presenti servizi di social collaboration integrati a supporto della collaborazione e della condivisione della conoscenza, mentre meno diffuse sono le workspace technology che permettono un utilizzo più flessibile degli ambienti agevolando il lavoro in mobilità all’interno delle sedi aziendali.

A fronte della presenza nelle aziende di questi strumenti, tuttavia, la loro reale diffusione e capacità di utilizzo tra i lavoratori è spesso inadeguata a consentire a tutti di lavorare da remoto o in mobilità interna con sufficiente efficacia e sicurezza. La dotazione tecnologica standard per consentire il lavorare da remoto si compone principalmente di PC portatile, VPN e servizi di social collaboration. Solo quando necessari vengono introdotti device mobili come smartphone e tablet.

 

I limiti tecnologici (e culturali) dello Smart Working

Non è sufficiente l’introduzione di nuove tecnologie affinché sia supportato efficacemente il cambiamento culturale che lo Smart Working comporta, e talvolta emergono alcune criticità. Le principali barriere che limitano oggi la capacità delle tecnologie digitali nel supportare le iniziative di Smart Working riguardano:

  • la non ancora completa digitalizzazione dei processi aziendali;
  • la scarsa efficacia nella comunicazione e collaborazione virtuale;
  • le difficoltà dovute alla capacità di assicurare lo stesso livello di performance dei sistemi anche al di fuori della sede aziendale.

Anche quando la dotazione tecnologica di partenza non è ottimale, tuttavia, l’avvio di iniziative di Smart Working consente di metter in luce la necessità di nuovi strumenti e applicazioni che hanno poi un effetto positivo che va al di là del loro utilizzo nell’ambito dello Smart Working.

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Tema:  Smart Working