Tecnologie Smart Working, gli strumenti per il Lavoro Agile

Le tecnologie digitali sono un driver fondamentale dello Smart Working, in quanto rivestono un ruolo primario nell'agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare. Il digitale, infatti, consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, creando un digital workplace in cui comunicazione, collaborazione e socializzazione son indipendenti da orari e luoghi di lavoro.

Ma quali sono, nella pratica, gli strumenti e le tecnologie per lo Smart Working? È ciò di cui parleremo questo articolo, a cura dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano.

L’impatto delle tecnologie sullo Smart Working

Una delle prime attenzioni, all’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di Smart Working, deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile. Si tratta di un’attività indispensabile per comprendere la fattibilità concreta del progetto e pianificare l’eventuale introduzione di nuovi strumenti.

Troppo spesso in passato progetti di introduzione di tecnologie informatiche sono stati avviati e valutati senza tenere in considerazione i possibili impatti sul modello organizzativo. Questo non solo in termini di processi, ma anche di implicazioni e vincoli su spazi fisici, policy organizzative e stili di leadership. In questo modo si rischia di non cogliere appieno le potenzialità dei nuovi strumenti e dell’impatto che possono avere sui comportamenti delle persone.

Anche laddove manchi la possibilità di avviare iniziative di Smart Working con un approccio sistemico, l’introduzione di tecnologie e competenze digitali è un importante prerequisito per preparare e innescare il lancio di future iniziative che vadano a modificare il modello organizzativo.

La vera difficoltà, infatti, non ricade nella scelta e nell’introduzione di nuovi strumenti, ma nel fare in modo che questi siano efficacemente adottati e influenzino positivamente il modo di lavorare. Il tutto creando nuove opportunità di relazione e collaborazione più mature e coinvolgenti.

Le tecnologie digitali più idonee allo Smart Working

Le tecnologie di Smart Working permettono alle persone di lavorare in modo flessibile sia all’esterno che all’interno delle sedi aziendali e possono essere raggruppate in quattro macrocategorie.

Social Collaboration

Si tratta di strumenti che integrano e supportano i flussi di comunicazione creando nuove opportunità di relazione, collaborazione e condivisione della conoscenza come, ad esempio, strumenti di instant messaging, web conference, convergenza fisso-mobile.

Imparare a utilizzare in modo corretto queste tecnologie consente di abilitare modalità di comunicazione, collaborazione e interazione con colleghi, clienti e partner tra persone che non sempre si trovano nello stesso luogo. Gli strumenti di Social Collaboration permettono di limitare i trasferimenti per incontri in cui non sia fondamentale la presenza fisica fornendo un’alternativa valida alla collaborazione. Questo permette di avere delle implicazioni positive per le persone e per le organizzazioni in termini di costi di trasferta evitati.

Security

Sono tecnologie che, indipendentemente da device adottato, permettono di accedere in modo flessibile, semplice e immediato a un ambiente profilato che contiene applicativi, dati e informazioni in totale sicurezza e preservando l’integrità dei dati. In questo gruppo di servizi rientrano sia soluzioni più tradizionali come l’accesso tramite Virtual Private Network, sia le soluzioni di virtualizzazione basate sul Cloud.

Nell’implementazione di un progetto di Smart Working è fondamentale garantire la presenza di un canale sicuro per accedere anche da remoto. Soluzioni volte a garantire la sicurezza dei dati inviati e ricevuti sono presenti nella quasi totalità delle grandi aziende e devono essere oggi adottate anche da quelle di piccole dimensioni. Al di là degli strumenti, tuttavia, per tutelare la sicurezza occorre anche formare le persone e renderle pienamente consapevoli dell'importanza di adottare comportamenti corretti. Questo anche e soprattutto quando si lavora in contesti di Smart Working. Ciò può essere realizzato attraverso sessioni dedicate alla sicurezza nelle attività formative e fornendo periodicamente un’informativa sui rischi.

Mobility

Sono i dispositivi che, permettendo di accedere ai servizi e strumenti professionali in qualunque momento e da qualunque luogo, liberano le persone dalla necessità della “postazione fissa” (es. Notebook/PC portatili, Smartphone, Tablet) per svolgere il proprio lavoro. Tali device vengono utilizzati sia all’esterno della sede di lavoro sia all’interno facilitando forme di mobilità interna.

I device mobili sono oggi presenti in tutte le grandi aziende, ma non sempre la loro diffusione tra i lavoratori è sufficiente e incide davvero sulle modalità di organizzazione del lavoro perché troppo spesso vengono assegnati più in base all’inquadramento professionale che rispetto alle specifiche esigenze.

Una soluzione che potrebbe facilitare la diffusione di tali device è l’introduzione di policy di BYOD (Bring-Your-Own-Device) che prevedono la possibilità da parte dei lavoratori, nell’ambito di specifici accordi, di utilizzare i propri device personali per accedere ad alcune applicazioni aziendali. Questo approccio ha il vantaggio di permettere alle persone di utilizzare strumenti mobile che ben sanno utilizzare per svolgere alcune attività a tutto vantaggio dell’efficacia e della flessibilità di luogo.

Workspace Technology

Si tratta di tutte quelle tecnologie che permettono un utilizzo più efficace e flessibile degli ambienti fisici. In questo modo non solo si agevola la fruibilità degli spazi stessi, ma si supporta anche il lavoro in mobilità delle persone e si migliora la qualità della vita all’interno delle sedi dell’azienda. Quest’ultimo aspetto riguarda, ad esempio, il Wi-Fi, i sistemi e gli strumenti che consentono di fare videoconferenze e sistemi di Telepresence, oppure i sistemi di Print Area centralizzate, che consentono di operare su qualsiasi stampante inserendo le proprie credenziali o utilizzando il proprio badge aziendale per confermare la stampa.

Engagement and Wellbeing

Si tratta di tutte quelle tecnologie che permettono di monitorare i livelli di salute psico-fisica, aumentare il benessere, la produttività e l’engagement delle persone.

La diffusione delle tecnologie digitali tra le aziende

Social collaboration, mobility e Security sono gli ambiti in cui si registra la maggiore adozione in tutte le tipologie di organizzazioni, sia esse di grandi o piccole dimensioni, pubbliche o private. Per quanto riguarda le tecnologie workspace, i sistemi di videoconferenza integrati sono ampiamente diffusi in tutte le realtà, mentre i sistemi di prenotazione sono presenti principalmente nelle grandi imprese. Meno diffusi sono gli strumenti per la misura di engagement e benessere.

L’Osservatorio Smart Working ha inoltre rilevato una maggiore adozione delle tecnologie sopraelencate nelle grandi imprese private rispetto alle realtà medio-piccole e al settore pubblico. Nella maggior parte dei casi, le grandi imprese che introducono questi strumenti, li rendono poi disponibili a tutti i dipendenti. Fanno eccezione determinate tecnologie, che in genere sono limitate a una parte della popolazione aziendale. È il caso di smartphone e di applicazioni di project management.

I limiti tecnologici (e culturali) delle aziende nell’ambito dello Smart Working

Non è sufficiente l’introduzione di nuove tecnologie affinché sia supportato efficacemente il cambiamento culturale che lo Smart Working comporta, e talvolta emergono alcune criticità. Le principali criticità legate all'utilizzo delle tecnologie sono:

• il rischio che l'utilizzo non corretto delle tecnologie digitali porti al tecnostress;
• il rischio che la disponibilità di tecnologie e la possibilità di accesso continuo a strumenti e contenuti del proprio impiego spinga le persone a eccedere con l'attività lavorativa;
• la scarsa efficacia nella comunicazione e collaborazione virtuale.

Anche quando la dotazione tecnologica di partenza non è ottimale, l’avvio di iniziative di Smart Working consente di metter in luce la necessità di nuovi strumenti e applicazioni che hanno poi un effetto positivo che va al di là del loro utilizzo nell’ambito del Lavoro Agile.

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