Lavoro Agile, l’evoluzione della legge sullo Smart Working

La Legge sul Lavoro Agile in Italia esiste da molto prima della pandemia. A seguito dell’emergenza sanitaria, però, il quadro normativo del Lavoro Agile ha subito negli ultimi anni diverse evoluzioni.

Con l'aiuto dell'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, in quest’articolo ripercorriamo i punti salienti di questo percorso normativo, dalla prima definizione di Lavoro Agile con la Legge del 2017, alle misure speciali adottate per fronteggiare la pandemia, come lo Smart Working agevolato, il Decreto Rilancio e il POLA, il PIAO e le ultime direttive.

C’è bisogno di firmare un accordo per lo Smart Working?

I diversi aspetti relativi al Lavoro Agile sono stabiliti dalla Legge, che lo definisce in tutti suoi aspetti giuridici. Nello specifico, la Legge affronta i diritti dello Smart Worker e il controllo da parte del datore di lavoro, gli strumenti tecnologici e le modalità con cui viene eseguita l'attività da remoto. Per adottare iniziative di Smart Working, la normativa prevede che datore di lavoro e dipendente debbano sottoscrivere un accordo individuale sottoscritto tra le parti.

Lavoro Agile e Normativa, l’evoluzione

Dopo un primo periodo sperimentale caratterizzato da vuoti legislativi e parecchia confusione terminologica in materia di normative, la Legge n.81 del 22 maggio 2017 (anche detta Legge sul Lavoro Agile) ha finalmente regolato lo Smart Working.

L'articolo 18 della Legge n.81/2017 (dall'esplicativo titolo "Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l'articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato") fornisce una definizione di Lavoro Agile improntata su flessibilità organizzativa, volontarietà delle parti e adozione di strumentazione tecnologica.

Lo Smart Working, a livello giuridico, va dunque inteso come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Una definizione quindi molto diversa rispetto a quella del Telelavoro, rigidamente disciplinato sia per il settore pubblico che per il privato già dal 2004. La Legge sul Lavoro Agile disciplina inoltre altri importanti aspetti come:

• la necessità di un accordo scritto di Smart Workingconcordato tra datore di lavoro e lavoratore, che esplicita l’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, la durata dell’accordo, il rispetto dei tempi di riposo e del diritto alla disconnessione e le modalità di recesso;
• la parità di trattamento economico e normativo;
• il diritto all’apprendimento permanente;
• gli aspetti legati alla salute e alla sicurezza.

Su quest’ultimo aspetto i lavoratori che decidono di aderire a un accordo di Lavoro Agile sono tutelati in caso di infortuni e malattie professionali per quelle prestazioni che decidono di effettuare all’esterno dei locali aziendali sia quando si trovano in itinere.

Per quanto riguarda orari e obiettivi nello Smart Working?

Secondo l’accordo individuale stipulato tra dipendente e datore di lavoro, come detto poc’anzi, il rispetto dei tempi viene stabilito in fase di stipula dello stesso. L’orario di lavoro deve rispecchiare la durata massima delle ore giornaliere e settimanali previste dalla Legge e dalla contrattazione collettiva.

L’accordo per lo Smart Working deve essere comunicato?

A partire dal 1° settembre 2022 l’accordo individuale per lo Smart Working deve essere comunicato in via telematica mediante il portale Servizio Lavoro. Le aziende private sono tenute a inviare la documentazione entro 5 giorni dall’inizio dell’attività lavorativa in modalità smart o, in caso di proroga, dall'ultimo giorno comunicato precedentemente.

Per quando riguarda invece le Pubbliche Amministrazioni, i datori di lavoro pubblici e le agenzie di somministrazione devono procedere all’invio dell’accordo entro il 20 del mese successivo all'inizio della prestazione in Smart Working o, in caso di proroga, dell'ultimo giorno del periodo comunicato prima dell'estensione del periodo.

La Legge sul Lavoro Agile nella PA

La Legge sul Lavoro Agile nella PA merita un approfondimento dedicato. Il tema del Smart Working anche nella Pubblica Amministrazione è stato introdotto dalla Legge Madia, incentrata sulla riorganizzazione delle Amministrazioni Pubbliche. Successivamente la Direttiva n. 3/2017 ha previsto che le Pubbliche Amministrazioni, seppur nel rispetto di certi limiti, adottassero misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l’attuazione del Telelavoro e sperimentare forme di Lavoro Agile.

L’INAIL (Circolare n.48), sebbene con qualche mese di ritardo rispetto all'entrata in vigore della Legge sul Lavoro Agile, si è pronunciata relativamente ad alcune questioni come tutela assicurativa, classificazione tariffaria, retribuzione imponibile dichiarando che nessuna subirà variazioni con l’adozione di lavoro in modalità agile.

La Legge di Bilancio del 2019 aveva poi definito alcuni criteri di priorità di accesso alle iniziative di Smart Working. Ad esempio, si indicava di dare priorità alle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo obbligatorio di maternità e ai lavoratori con figli disabili. Approcci che denotavano un’interpretazione ancora limitante del Lavoro Agile, volta più a “ghettizzare” coloro che lo utilizzavano che ad accompagnare la Trasformazione Digitale delle aziende italiane.

Una spinta decisiva allo Smart Working nelle PA è stata data all'inizio dell'emergenza sanitaria dalla Ministra Dadone che nella circolare del 25 febbraio 2020 incentivava le amministrazioni a potenziare il ricorso al Lavoro Agile e in quella dell’11 marzo lo presentava come modalità ordinaria di esecuzione della prestazione lavorativa. A questo si sono aggiunti i provvedimenti per snellire le procedure di acquisto di dotazioni informatiche, come pc e tablet, necessarie per consentire il lavoro da remoto.

Il termine per adottare il Lavoro Agile in maniera semplificata, senza quindi la necessità di accordi individuali, è stato prorogato con il decreto Aiuti-bis (pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 21 settembre 2022) fino al 31 dicembre 2022 per le aziende private. Nel settore pubblico, invece, il ritorno in presenza è avvenuto a partire dal 15 ottobre, contestualmente alla decisione del Ministro per la Pubblica Amministrazione, Renato Brunetta, di rendere quale modalità ordinaria di lavoro quella in presenza, come previsto dal Decreto dell’8 ottobre 2021 “Modalità organizzative per il rientro in presenza dei lavoratori delle pubbliche amministrazioni”, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 13 ottobre 2021.

Tuttavia, con la direttiva del 29 dicembre 2023, il ministro per la Pubblica Amministrazione Paolo Zangrillo ha cercato di sensibilizzare i dirigenti delle organizzazioni in tale ambito. Nello specifico ha evidenziato la necessità di garantire la possibilità – attraverso l’inserimento negli accordi individuali – di lavorare in modalità agile quelle persone che documentino gravi, urgenti e non altrimenti conciliabili situazioni di salute, personali e familiari, anche derogando al criterio della prevalenza dello svolgimento della prestazione lavorativa in presenza.

Normative sul Lavoro Agile: tra emergenza Covid-19 e postpandemia

Come visto in materia di normativa sul Lavoro Agile nelle Pubbliche Amministrazioni, dunque, durante l’emergenza Covid-19 il Lavoro Agile ha subito una vera e propria accelerata da un punto di vista legislativo, non senza una discreta confusione applicativa. Il Lavoro Agile è stato adottato come modalità preferibile o addirittura obbligatoria, in quanto soluzione per conciliare le limitazioni dovute all’emergenza sanitaria con la necessità di assicurare la continuità del business.

A facilitare inizialmente l’adozione sono stati diversi provvedimenti. Innanzitutto i DPCM del 23 febbraio 2020 e dell'8 marzo hanno introdotto una procedura semplificata per l’adozione del Lavoro Agile nelle organizzazioni private e pubbliche che derogava alcuni aspetti previsti dalla legge n.81/2017 (ad esempio la sigla degli accordi individuali) per consentire alle organizzazioni che ne avevano la possibilità di permettere ai loro collaboratori di lavorare da casa sin da subito.

Se il settore pubblico ha visto il rientro in presenza a partire al 15 ottobre 2021, il settore privato ha assistito al ritorno a tutti gli effetti delle direttive fissati dalla legge 81/2017 a partire dal 1° gennaio 2023. Ciò significa che da tale data lo Smart Working non è più definibile dal regime semplificato, ma può essere applicato attraverso un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendenti. Diversi aspetti del Lavoro Agile sono, quindi, definibili dalle parti dell’accordo (come frequenza, procedure di controllo, ecc.).

Normative sullo Smart Working per genitori e lavoratori fragili

Il 9 novembre 2020 il Decreto Ristori bis aveva introdotto per i genitori la possibilità di ricorrere allo Smart Working o al congedo Covid-19 per i figli in quarantena scolastica o in didattica a distanza fino a 16 anni. Durante la conversione in legge del decreto-legge 9 agosto 2022, n. 115, cd. “Decreto aiuti-bis”, recante “Misure urgenti in materia di energia, emergenza idrica, politiche sociali e industriali”, il Senato aveva approvato la proroga del Lavoro Agile al 31 dicembre 2022 per lavoratori fragili, pubblici e privati, anche senza accordo individuale.

Il 1° gennaio 2023 è cessato il diritto allo Smart Working per i genitori di figli under 14 nel settore pubblico. I lavoratori fragili hanno potuto continuare a usufruire del Diritto soggettivo al Lavoro Agile.

Con il decreto legge 132/2023 del 29 settembre 2023 il diritto allo Smart Working era stato concesso alle categorie di lavoratori super fragili, ossia con forme di disabilità grave, come pazienti oncologici o immunodepressi, fino al 31 dicembre 2023. Nel settore privato, inoltre, tale diritto era stato esteso anche ai lavoratori fragili – ossia a coloro che risultino più esposti al contagio da Covid-19, ma solo se la modalità di lavoro Smart fosse effettivamente compatibile con le mansioni da svolgere. Inoltre, il diritto era stato esteso anche ai genitori di figli under 14, purché il lavoro fosse effettuabile in modalità Smart e purché l'altro genitore non percepisse ammortizzatori sociali o non lavorasse.

Successivamente al D.L. 132/2023, attraverso l’articolo 18-bis della legge n.191/2023 – legge di conversione del decreto Anticipi (D.L. n. 145/2023) – il diritto allo Smart Working nel settore privato è stato prorogato al 31 marzo 2024, fatte salve le condizioni imposte nel decreto precedente. Tuttavia, questa nuova proroga ha riguardato solo i genitori di figli under 14 e i lavoratori fragili (ossia i dipendenti che risultino più esposti al rischio di contagio da COVID-19 a seguito di un accertamento del medico competente), escludendo i lavoratori super fragili (le persone alle prese con patologie croniche e con particolari connotazioni di gravità, stabilite dal D.M. del Ministro della Salute del 4 febbraio 2022). Tale diritto è dunque decaduto a partire dal primo aprile 2024, sia per i genitori con figli di età inferiore ai 14 anni, che per i lavoratori fragili.