Smart Management: come gestire e monitorare lo Smart Working

Lo Smart Management è un pilastro indispensabile per avviare (e mantenere nel tempo) un’iniziativa di Smart Working. Lavoro Agile non significa solo svolgere le proprie mansioni da casa o usare tecnologie di comunicazione e collaborazione. Significa dare alle persone autonomia e fiducia nello svolgimento delle loro attività a fronte di una maggiore responsabilizzazione su obiettivi e risultati: un’opportunità di miglioramento per le aziende e per le persone. Questo complesso scenario presenta non poche difficoltà organizzative. Vediamo quali sono dunque i requisiti manageriali per una corretta gestione dello Smart Working e del lavoro da remoto.

In questo articolo, realizzato dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, approfondiremo le seguenti tematiche:

• Come gestire lo Smart Working con lo Smart Management?
• Quali sono i principi manageriali dello Smart Management?
• Come si monitorano le attività degli Smart Worker attraverso lo Smart Management?

Smart Management: gestire lo Smart Working è una questione di leadership

Lo Smart Management rappresenta un modello di gestione dello Smart Working basato sulla fiducia e sulla responsabilizzazione dei lavoratori. In questo modo i dipendenti possono realizzare performance migliori, essere più motivati e integrare più efficacemente la vita professionale con quella privata.

Uno Smart Management efficace può fare la differenza per un’organizzazione che abbia introdotto o voglia introdurre lo Smart Working. Il responsabile, o Smart manager, deve sapersi destreggiare tra esigenze di flessibilità delle persone, necessità di tenere alta la motivazione e l’assicurare i risultati aziendali. Il successo di un progetto di Smart Working, infatti, non è soltanto questione di tecnologie digitali e acquisizione di competenze. Lo Smart Working richiede un cambio radicale negli stili di leadership e nei processi interni, attraverso nuove competenze e sensibilità.

Una delle barriere più spesso riscontrate nella gestione di un progetto di Smart Working è la resistenza da parte dei manager. Questi, infatti, temono di perdere il proprio controllo sui collaboratori e di osservare un calo nella loro produttività. Le Direzioni HR hanno il compito di affiancare i manager in un percorso mirato ad abbandonare gli approcci di leadership tradizionali e ad avvicinarli allo Smart Management.

Un manager adeguatamente affiancato non ricorre al controllo eccessivo dei lavoratori. Al contrario, stabilisce con loro un rapporto di fiducia.

Smart Management: i 4 principi manageriali

Per sostenere gli Smart Manager nella gestione del Lavoro Agile nel proprio team di lavoro, è possibile prendere in considerazione i quattro principi di leadership su cui si fonda lo Smart Management. Questi si basano sul modello Smart Working Leadership Journey, nato sull’esperienza reale di Smart Manager che hanno affrontato in prima persona questo cambiamento:

1. Sense of Community: si tratta del primo pilastro dello Smart Management e consiste nella capacità di favorire il senso di appartenenza, la fiducia e lo spirito collaborativo tra le persone;
2. Empowerment: è la capacità di spingere le persone verso il raggiungimento di obiettivi professionali;
3. Flexibility: rappresenta la capacità di promuovere lo svolgimento delle attività lavorative in modo flessibile a sostegno del worklife balance;
4. Virtuality: il quarto e ultimo pilastro dello Smart Management consiste nella capacità di individuare i modi di interazione più efficaci in base alle attività e agli obiettivi, coniugando con equilibrio incontri in presenza e virtuali.

Essere uno Smart Manager significa saper assegnare obiettivi chiari, fornire feedback frequenti e costruttivi, favorire la crescita professionale, essere aperto e propositivo rispetto ai cambiamenti e saper trasmettere gli indirizzi strategici dell’organizzazione. Attraverso lo Smart Management si possono ottenere benefici sostenibili nel tempo, soprattutto in termini di produttività e di soddisfazione dei lavoratori.

Secondo la Ricerca dell’Osservatorio Smart Working avere un capo smart ha un impatto positivo sulle persone e sull’intera organizzazione. Un’analisi condotta sui lavoratori ha evidenziato che chi ha uno Smart Manager sta meglio e ha migliori prestazioni rispetto a chi non lo possiede. In particolare, i lavoratori soggetti a Smart Management riportano un livello medio di engagement, benessere e performance superiori rispetto a chi non ha un capo smart.

Smart Management e monitoraggio delle attività degli smart worker

Attraverso lo Smart Management diventa possibile gestire le risorse non più in base alla definizione e al controllo degli incarichi lavorativi, bensì secondo un approccio basato sui risultati (Result Management) mirato alla responsabilizzazione dei collaboratori e con obiettivi misurabili.

È chiaro che non esiste un modello univoco per quanto riguarda il monitoraggio delle performance. Ciò nonostante, in base alle caratteristiche delle attività lavorative è possibile creare un sistema di valutazione della produttività e individuare eventuali aree di miglioramento. Ecco di seguito le tre macro-categorie di indicatori che possono essere utilizzati per la valutazione delle attività svolte:

1. attività standardizzabili e prevedibili, per le quali è possibile individuare un risultato in modo concreto e oggettivo (ad esempio numero di documenti prodotti, numero di richieste gestite, tempo di realizzazione di report);
2. attività progettuali e discontinue, come il rispetto di scadenze intermedie, qualità complessiva del lavoro svolto, puntualità nella consegna dei progetti;
3. benefici e/o criticità sulle relazioni interne al team o con altre funzioni aziendali, ad esempio la capacità di risposta a richieste non preventivate, la capacità di gestione delle urgenze e l’efficacia nel coordinamento.

In base a questi indicatori gli Smart Manager possono ideare uno schema di valutazione specifico per le attività svolte dal proprio team, con il quale possono condividerlo in modo da coinvolgerli e responsabilizzarli rispetto ai risultati.

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