Come gestire lo Smart Working: ruolo dei manager e sistemi di monitoraggio

L’emergenza sanitaria ha portato alla luce la necessità di definire con chiarezza le regole per uno Smart Working efficace. Non si tratta solo di lavorare da casa o di usare tecnologie di comunicazione e collaborazione, ma di cogliere un’opportunità di miglioramento per le aziende e per le persone, essenziale soprattutto per affrontare un periodo di incertezza come quello che stiamo vivendo.

Tuttavia, il processo per avviare (e mantenere nel tempo) un’iniziativa di Smart Working è complesso e presenta non poche difficoltà organizzative. Vediamo quali sono dunque i requisiti manageriali per una corretta gestione dello Smart Working e del lavoro da remoto.

Controllo e gestione dello Smart Working: una questione di leadership

Il successo di un progetto di Smart Working non è soltanto questione di tecnologie digitali e acquisizione di competenze. Lo Smart Working richiede un cambio radicale negli stili di leadership e nei processi interni. Infatti, una delle barriere più spesso riscontrate nella gestione dello Smart Working è la resistenza da parte dei manager, che temono di perdere il proprio controllo sui dipendenti e di osservare un calo nella loro produttività.

Come supportare i manager nell’adozione di nuovi modelli di organizzazione del lavoro come lo Smart Working? Le Direzioni HR hanno il compito di affiancare i manager in un percorso mirato ad abbandonare gli approcci di leadership tradizionali e ad avvicinarli a un modello basato sulla fiducia e sulla responsabilizzazione dei dipendenti, che in questo modo possono realizzare performance migliori, essere più motivati e integrare più efficacemente la vita professionale con quella privata.

Un manager adeguatamente affiancato non ricorre al controllo eccessivo dei lavoratori ma stabilisce con loro un rapporto di fiducia.

L’evoluzione della leadership e dei comportamenti in un contesto Smart

4 principi manageriali

Per sostenere i manager nella gestione del Lavoro Agile e il controllo dei dipendenti è possibile prendere in considerazione i quattro principi di leadership per lo Smart Working secondo il modello Smart Working Leadership Journey, basato sull’esperienza reale di manager che hanno affrontato in prima persona questo cambiamento:

1. Sense of Community: capacità di favorire il senso di appartenenza, la fiducia e lo spirito collaborativo tra le persone;
2. Empowerment: capacità di spingere le persone verso il raggiungimento di obiettivi professionali;
3. Flexibility: capacità di promuovere lo svolgimento delle attività lavorative in modo flessibile a sostegno del worklife balance;
4. Virtuality: capacità di individuare i modi di interazione più efficaci in base alle attività e agli obiettivi, coniugando con equilibrio incontri in presenza e virtuali.

Essere uno Smart Manager significa quindi adottare stili manageriali più flessibili e plasmati in base alle esigenze dell’organizzazione e delle persone: solo così si possono ottenere benefici sostenibili nel tempo, soprattutto in termini di produttività e di soddisfazione dei lavoratori.

Come monitorare le attività degli smart worker

Lo Smart Working è anche un’occasione per gestire le risorse non più in base alla definizione e al controllo degli incarichi lavorativi, bensì secondo un approccio basato sui risultati (Result Management) mirato alla responsabilizzazione dei collaboratori e con obiettivi misurabili.

È chiaro che non esiste un modello assoluto, ma in base alle caratteristiche delle attività lavorative è possibile creare un sistema di valutazione della produttività e individuare eventuali aree di miglioramento. Ecco tre macro-categorie di indicatori che possono essere utilizzati per la valutazione delle attività svolte:

1. Attività standardizzabili e prevedibili, per le quali è possibile individuare un risultato in modo concreto e oggettivo, es: numero di documenti prodotti, numero di richieste gestite, tempo di realizzazione di report.
2. Attività progettuali e discontinue, es: rispetto di scadenze intermedie, qualità complessiva del lavoro svolto, puntualità nella consegna dei progetti.
3. Benefici e/o criticità sulle relazioni interne al team o con altre funzioni aziendali, es: capacità di risposta a richieste non preventivate, capacità di gestione delle urgenze, efficacia nel coordinamento.

In base a questi indicatori i manager possono ideare uno schema di valutazione specifico per le attività svolte dal proprio team, con il quale possono condividerlo in modo da coinvolgerli e responsabilizzarli rispetto ai risultati.

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