Come gestire lo Smart Working: ruolo dei manager e sistemi di monitoraggio

L’emergenza sanitaria ha portato alla luce la necessità di definire con chiarezza le regole per uno Smart Working efficace. Non si tratta solo di lavorare da casa o di usare tecnologie di comunicazione e collaborazione, ma di cogliere un’opportunità di miglioramento per le aziende e per le persone, essenziale soprattutto per affrontare un periodo di incertezza come quello che stiamo vivendo.

Tuttavia, il processo per avviare (e mantenere nel tempo) un’iniziativa di Smart Working è complesso e presenta non poche difficoltà organizzative. Vediamo quali sono dunque i requisiti manageriali per una corretta gestione dello Smart Working e del lavoro da remoto.

Controllo e gestione dello Smart Working: una questione di leadership

Il successo di un progetto di Smart Working non è soltanto questione di tecnologie digitali e acquisizione di competenze. Lo Smart Working richiede un cambio radicale negli stili di leadership e nei processi interni. Infatti, una delle barriere più spesso riscontrate nella gestione dello Smart Working è la resistenza da parte dei manager, che temono di perdere il proprio controllo sui dipendenti e di osservare un calo nella loro produttività.

Come supportare i manager nell’adozione di nuovi modelli di organizzazione del lavoro come lo Smart Working? Le Direzioni HR hanno il compito di affiancare i manager in un percorso mirato ad abbandonare gli approcci di leadership tradizionali e ad avvicinarli a un modello basato sulla fiducia e sulla responsabilizzazione dei dipendenti, che in questo modo possono realizzare performance migliori, essere più motivati e integrare più efficacemente la vita professionale con quella privata.

Un manager adeguatamente affiancato non ricorre al controllo eccessivo dei lavoratori ma stabilisce con loro un rapporto di fiducia.

Tecnologia e controllo dei lavoratori a distanza: problematiche e normative

4 principi manageriali

Per sostenere i manager nella gestione del Lavoro Agile e il controllo dei dipendenti è possibile prendere in considerazione i quattro principi di leadership per lo Smart Working secondo il modello Smart Working Leadership Journey, basato sull’esperienza reale di manager che hanno affrontato in prima persona questo cambiamento:

1. Sense of Community: capacità di favorire il senso di appartenenza, la fiducia e lo spirito collaborativo tra le persone;
2. Empowerment: capacità di spingere le persone verso il raggiungimento di obiettivi professionali;
3. Flexibility: capacità di promuovere lo svolgimento delle attività lavorative in modo flessibile a sostegno del worklife balance;
4. Virtuality: capacità di individuare i modi di interazione più efficaci in base alle attività e agli obiettivi, coniugando con equilibrio incontri in presenza e virtuali.

Essere uno Smart Manager significa quindi adottare stili manageriali più flessibili e plasmati in base alle esigenze dell’organizzazione e delle persone: solo così si possono ottenere benefici sostenibili nel tempo, soprattutto in termini di produttività e di soddisfazione dei lavoratori.

Come monitorare le attività degli smart worker

Lo Smart Working è anche un’occasione per gestire le risorse non più in base alla definizione e al controllo degli incarichi lavorativi, bensì secondo un approccio basato sui risultati (Result Management) mirato alla responsabilizzazione dei collaboratori e con obiettivi misurabili.

È chiaro che non esiste un modello assoluto, ma in base alle caratteristiche delle attività lavorative è possibile creare un sistema di valutazione della produttività e individuare eventuali aree di miglioramento. Ecco tre macro-categorie di indicatori che possono essere utilizzati per la valutazione delle attività svolte:

1. Attività standardizzabili e prevedibili, per le quali è possibile individuare un risultato in modo concreto e oggettivo, es: numero di documenti prodotti, numero di richieste gestite, tempo di realizzazione di report.
2. Attività progettuali e discontinue, es: rispetto di scadenze intermedie, qualità complessiva del lavoro svolto, puntualità nella consegna dei progetti.
3. Benefici e/o criticità sulle relazioni interne al team o con altre funzioni aziendali, es: capacità di risposta a richieste non preventivate, capacità di gestione delle urgenze, efficacia nel coordinamento.

In base a questi indicatori i manager possono ideare uno schema di valutazione specifico per le attività svolte dal proprio team, con il quale possono condividerlo in modo da coinvolgerli e responsabilizzarli rispetto ai risultati.

Vuoi comprendere i trend che stanno trasformando la gestione del lavoro e delle risorse umane?