Business Case: cos’è e come scriverlo per introdurre Cloud in azienda

Il Business Case è un elemento indispensabile in qualsiasi progetto e attività legata all’innovazione. Nella sostanza, si tratta di un documento che confronta le diverse alternative di realizzazione di un progetto, da un punto di vista prevalentemente economico-finanziario, al fine di identificare l’opzione che genera il maggior valore per l’azienda.

In ambito Cloud, il Business Case assume maggiore rilevanza. Il Cloud ha infatti un impatto significativo sull’azienda, a partire dai modelli finanziari fino a quelli operativi e ai processi d’acquisto. Per essere recepito in maniera efficace, necessita di essere comunicato e giustificato adeguatamente alle funzioni e ai livelli organizzativi interessati. Lo strumento con cui raggiungere questo obiettivo è proprio il Business Case.

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Perché e come scrivere un Business Case per un progetto Cloud

Il Business Case può dunque diventare un mezzo formidabile per la promozione di un’iniziativa tecnologica in azienda. È infatti un elemento chiave per ricevere l’approvazione da parte del management aziendale, ridurre i rischi di progetto e quantificare i vantaggi del Cloud o altre tecnologie attraverso metriche comprensibili anche a chi non possiede competenze informatiche.

Parlando specificatamente del Cloud, la redazione del Business Case viene in soccorso a tutte quelle imprese che lamentano difficoltà nella quantificazione del ritorno economico dall’adozione della nuvola. Si tratta dunque di un tema rilevante per quelle aziende che, dopo aver realizzato con successo il primo passo verso il Cloud, vogliono proseguire il loro cammino anche su altri progetti di maggiore estensione e rilevanza.

Partendo da tali presupposti, l’Osservatorio Cloud Transformation si è posto l’obiettivo di analizzare il processo di creazione di un Business Case. Oltre a definire gli step essenziali per lo sviluppo del documento, un’analisi di questo tipo è necessaria per almeno due motivi:

• aiuta a individuare gli effettivi driver di scelta che fanno propendere le aziende per il Cloud;
• aiuta a evidenziare i vantaggi, in termini di costi/benefici, propri di un progetto IT in Cloud rispetto a un più classico progetto di implementazione on-premises, caratterizzato da tecnologie, competenze e processi già noti e consolidati in azienda.

Sono tre le fasi fondamentali nella realizzazione di un Business Case di questo tipo:

• Assessment: analisi della situazione esistente, dal punto di vista tecnologico, finanziario, organizzativo e di pianificazione del progetto;
• Project: implementazione e sviluppo delle tecnologie ed esecuzione vera e propria del progetto;
• Running: gestione in produzione del sistema realizzato.

Primo step nella realizzazione di un Business Case è quello dell’Assessment. In questa fase vanno svolte attività di scouting e scelta di tecnologie, fornitori esterni e figure interne da assumere e formare, fondamentali per la messa in moto del progetto. Attività che nella nuvola generano spesso maggiori complessità legate alla mancanza di conoscenza del mercato e che possono comportare costi differenti rispetto ai modelli on-premises.

Un ulteriore driver di innalzamento dei costi in Cloud è la stesura del contratto che richiede maggior tempo di valutazione delle clausole e dei KPI, meno personalizzabili rispetto ai contratti per risorse on-premises, nei quali il cliente ha maggiore potere contrattuale.

2) Project

Siamo nella fase esecutiva del progetto, successiva alla firma del contratto. È qui che il Business Case evidenzia le migliori potenzialità del Cloud. Il Cloud Computing presenta infatti un modello basato sul servizio che offre diversi benefici dal punto di vista “fisico” e applicativo.

3) Running

In fase di Running, ovvero di gestione delle risorse in produzione, si individuano i principali driver di scelta per il Cloud. La nuvola esternalizza gli oneri e i costi di un data center aziendale (gestione dell’infrastruttura fisica, personale dedicato) garantendo maggiore sostenibilità economica nel lungo periodo e migliorando la disponibilità delle risorse.

In questa fase, tuttavia, vanno preventivati costi legati alla cosiddetta logica “accendi e spegni”, per cui è necessario adottare e gestire opportuni strumenti di governance e di automazione dello scaling, e i conseguenti costi di formazione del personale legati all’utilizzo di tali strumenti.

È inoltre necessario prevedere l’orchestrazione di un sistema Multi Cloud, che sfrutti dinamicamente l’offerta di diversi provider, così da scongiurare il rischio di lock in con il fornitore.

Le opportunità del Cloud oltre il Business Case

Il Business Case, in definitiva, si configura come lo strumento giusto per giustificare e promuovere il cambio radicale dell’IT aziendale verso un modello a servizio. Tuttavia, al di là del discorso dei costi/benefici, esistono aspetti qualitativi e intangibili da non sottovalutare.

Il Cloud è infatti un’opportunità di business di lungo-periodo, essenziale per l’innovazione e per rendere l’azienda resiliente ai cambiamenti del mercato. È il fondamento dell’azienda agile e flessibile, nonché un elemento tecnologico catalizzante per un cambiamento profondo dell’organizzazione. Il Cloud è infatti riconosciuto come ambiente privilegiato per l’utilizzo di metodologie e strumenti Agile e DevOps e quindi per l’abbattimento dei silos che caratterizzano il modo di lavorare della Direzione IT, al proprio interno e nella relazione con il business.

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