Lo Smart Working negli Studi Professionali: diffusione, benefici e ostacoli

Come sappiamo la pandemia ha avuto un forte impatto sul mondo del lavoro, portando alla luce nuove prassi lavorative, luoghi di lavoro più flessibili, una maggiore valorizzazione della tecnologia e non solo. Da questo cambiamento sono stati coinvolti anche gli Studi professionali di avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro e multidisciplinari che al fine di garantire la continuità operativa durante l’emergenza, hanno acquisito una maggiore consapevolezza sulle pratiche di Smart Working – seppur con livelli di adozione variabili.

In questo articolo approfondiamo quindi la diffusione dello Smart Working negli Studi, indicandone elementi chiave, benefici, obiettivi e ostacoli. Per approfondire il tema Professionisti e innovazione suggeriamo inoltre la nostra ultima Guida alla digitalizzazione negli Studi Professionali.

Nello specifico analizzeremo:

• La diffusione dello Smart Working negli Studi
• Obiettivi e benefici per i Professionisti
• Gli ostacoli allo Smart Working
• Le leve strategiche per fare Smart Working negli Studi
• Conclusione

La diffusione dello Smart Working negli Studi Professionali

L’emergenza sanitaria ha reso chiaro che lo Smart Working non è solo “lavorare da casa”: si tratta invece di una vera e propria leva gestionale che riconosce una nuova modalità di lavoro incentrata su flessibilità, autonomia (in termini di spazi di lavoro, orari e strumenti) e maggiore responsabilizzazione sui risultati. Nel caso degli Studi professionali italiani, le iniziative di Smart Working – che coinvolgono soprattutto i professionisti e meno i dipendenti – crescono all’aumentare dell’organico nello Studio: il 47% dei grandi Studi (più di 30 persone in organico) ha predisposto iniziative strutturate, a fronte di un 26% per i microStudi (meno di 3 persone in organico). A ciò si aggiunge il fatto che anche le modalità di adozione, la consapevolezza e l’interesse verso lo Smart Working variano a seconda delle dimensioni dello Studio.

E su quali aspetti fanno leva gli Studi per attivare lo Smart Working? Gli Studi che hanno già implementato lo Smart Working puntano soprattutto su tre fattori: in primo luogo l’implementazione di nuove tecnologie, seguita dall’introduzione di nuove policy gestionali e – nel caso dei grandi Studi – dall’assegnazione di obiettivi formali al personale per far fronte alla complessità organizzativa e di business. Gli Studi che, invece, sono interessati ad avviare progetti di Smart Working pongono la tecnologia al quarto posto e privilegiano le policy gestionali, l’introduzione di obiettivi per il personale e la condivisione del progetto con il personale.

In questo quadro resta da evidenziare che attualmente, tanto negli Studi che hanno già attivato progetti di Smart Working quanto in quelli che si stanno ancora affacciando a questo mondo, la leva della formazione incide ancora a livelli molto bassi, nonostante sia essenziale per costruire le fondamenta di un nuovo modo di lavorare negli Studi.

Obiettivi e benefici dello Smart Working negli Studi Professionali

Come anticipato, lo Smart Working trova terreno fertile soprattutto nelle strutture più grandi, anche se restano margini di miglioramento – soprattutto per il limitato coinvolgimento dei dipendenti.

Considerando le pratiche più diffuse negli Studi che adottano lo Smart Working, troviamo innanzitutto la possibilità di lavorare da casa e orari flessibili, così come tecnologie per lavorare in mobilità – anche se, in media, minori sono le dimensioni degli Studi, più è elevato il livello di arretratezza. A queste si aggiunge l’assegnazione formale di obiettivi alle persone, mentre è ancora “tradizionale” la visione sulle postazioni (es. una postazione fissa per ogni persona) e sugli spazi di lavoro.

Che cosa spinge gli Studi professionali ad adottare lo Smart Working? In generale gli Studi professionali adottano (o sono interessati ad adottare) questo approccio perché ambiscono a migliorare l’equilibrio tra vita e lavoro e il benessere delle persone. Ma osservando nel dettaglio si rilevano, ancora una volta, alcune differenze a seconda delle dimensioni dello Studio. Da un lato i grandi Studi puntano soprattutto a diffondere la meritocrazia e ad accrescere la motivazione dei lavoratori, soprattutto per valorizzare il contributo delle persone a fronte delle complessità derivanti dalle dimensioni dello Studio. Dall’altro i micro, piccoli e medi Studi si adoperano per migliorare l’efficienza in termini di produttività e per stabilire relazioni con il personale basate sulla collaborazione e sulla fiducia.

Smart o non-Smart Working? La situazione negli Studi Professionali

Che cosa ostacola lo Smart Working

Entrando nel merito dei fattori che ostacolano lo Smart Working, si può dire che c’è omogeneità a prescindere dalle dimensioni degli Studi professionali, a dimostrazione di una maturità generale ancora in divenire. Ecco i principali ostacoli ancora da superare:

• Timori sulla sicurezza, in coerenza con l’anima giuridica delle professioni;
• Scarsa percezione dei benefici;
• Una cultura aziendale poco flessibile;
• Risorse/competenze tecnologiche poco adeguate.

E perché lo Smart Working fatica a decollare soprattutto negli Studi di dimensioni minori? Per il momento, da un lato c’è ancora molto da lavorare in termini di empowerment del personale e di coinvolgimento dei dipendenti in qualità di protagonisti del processo innovativo, dall’altro sussistono fattori organizzativi e culturali che ostacolano il cambiamento.

È chiaro quindi che la piena consapevolezza sui benefici e sul funzionamento dello Smart Working è un traguardo ancora lontano per gli Studi professionali italiani, ma chi è già seriamente interessato ad avviare e/o gestire un progetto di Smart Working dimostra di conoscere a fondo le leve sulle quali fondare una nuova gestione dello Studio.

Smart Working e Professionisti: 4 pilastri strategici

Arriviamo dunque al nocciolo della questione. I benefici dello Smart Working sono ottenibili solo attraverso una progettazione strategica, basata su quattro leve fondamentali: policy organizzative, layout fisico, tecnologie digitali, comportamenti e stili di leadership.

1.Policy organizzative

Sono le regole che disciplinano l’orario flessibile di lavoro (inizio, fine, durata), il luogo, gli strumenti.

2.Layout dello studio

La configurazione degli spazi ha un impatto significativo sulle modalità di lavoro delle persone e può condizionare l’efficienza, l’efficacia e il benessere delle persone nel contesto lavorativo. Nelle sue espressioni più articolate il layout degli uffici riproduce attraverso gli spazi le necessità lavorative della comunità di riferimento (spazi per la condivisione, la concentrazione, la creatività, lo svago, le riunioni).

3.Tecnologie digitali

Nel panorama delle tecnologie che abilitano lo Smart Working, troviamo quelle che agevolano la collaborazione interna (tra colleghi) ed esterna (con clienti, fornitori, stakeholder in genere), il lavoro in mobilità, la facilità d’uso e la sicurezza, nonché la coerenza con le attività svolte.

4.Comportamenti e stili di leadership

il raggiungimento dell’obiettivo presuppone un adeguamento dei comportamenti organizzativi e degli stili di leadership necessari per raggiungerlo. Entrambi si basano sulla comprensione dell’intero percorso (Perché si vuole passare da A a B? Cosa è necessario modificare per raggiungere il traguardo?), sulla consapevolezza diffusa e sull’uso di quattro leve strategiche: senso di appartenenza, empowerment, flessibilità e capacità di interagire attraverso la virtualità.

Lo Smart Working nelle Professioni: conclusioni

Lo Smart Working, in conclusione, è una leva gestionale sistemica e articolata, che abbraccia persone, processi lavorativi, tecnologie, spazi di lavoro ma, soprattutto, esprime una nuova visione del lavoro e della sua organizzazione e si colloca nell’ambito di una strategia, in cui vita professionale e privata possono trovare un’adeguata armonia.

Per gli Studi che vogliono trarre il massimo del valore aggiunto dalle modalità di lavoro flessibile, è importante comprendere come la tecnologia sia non un semplice costo, ma un investimento, un alleato che può contribuire, se opportunamente impiegato, a migliorare la qualità del lavoro e della vita personale, le performance dello studio, la relazione con i clienti.

Lo Smart Working va oltre il mero lavoro in mobilità. La squadra, la fiducia e lo sviluppo di obiettivi condivisi diventano indispensabili per evitare di cadere in questa contraddizione.

Smart Working e Knowledge Management, driver per lo sviluppo