Come funziona il MePa: l’e-commerce per la PA

Il MePA, acronimo di Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione, è lo strumento fondamentale per le amministrazioni pubbliche con cui effettuare l'acquisto in rete di beni e servizi. Un vero e proprio e-commerce B2g su misura delle PA, gestito da Consip (Concessionaria Servizi Informativi Pubblici) e voluto dal Ministero dell’Economia e Finanza (MEF) per ottimizzare i processi di procurement pubblico in Italia.

In questo articolo approfondiremo i criteri di funzionamento del MePA e il suo stato dell’arte, utilizzo e diffusione tra le amministrazioni pubbliche italiane.

• Gli strumenti di e-procurement per la PA
• Cos’è e come funziona il MePA
• Come iscriversi 
• Le soglie comunitarie
• Punti di forza e criticità
• I dati del MePa: Acquisti, Contratti e Fornitori
• L’utilizzo del MePA nelle regioni italiane

Il MePA tra gli strumenti di e-procurement

Prima di inoltrarci a fondo sulla questione, è bene precisare come il MePA rappresenti uno dei 4 strumenti di e-procurement sviluppati nell’ambito del Programma per la razionalizzazione degli acquisti nella PA. Tale programma nasce come progetto strategico del MEF con l’obiettivo di razionalizzare la spesa e semplificare i processi di procurement pubblico.

Nell’ambito del programma, realizzato dal MEF tramite Consip, sono dunque sviluppati 4 strumenti di e-procurement:

• Il Mercato elettronico, oggetto della nostra guida: il mercato digitale per gli acquisti sotto soglia comunitaria di beni, servizi e lavori di manutenzione;
• Le Convenzioni: contratti che le Amministrazioni possono utilizzare per l’acquisto o il noleggio di beni e servizi;
• Gli Accordi quadro: contratti quadro aggiudicati da Consip a uno o più fornitori che le P.A. possono utilizzare per acquistare prodotti e servizi;
• Il Sistema dinamico di acquisizione della PA (SdaPA): un mercato digitale per gli acquisti di beni e servizi dove le imprese richiedono l’ammissione ai bandi attivi e le P.A. pubblicano i propri Appalti specifici.

Cos’è e come funziona il Mercato elettronico della Pubblica Amministrazione

Il Mercato elettronico della pubblica amministrazione è il mercato digitale in cui domanda della PA e offerta delle imprese si incontrano. Sul MePA le PA possono acquistare beni e servizi dai fornitori abilitati, negoziando e perfezionando i contratti di fornitura on-line, legalmente validi grazie all’utilizzo della firma digitale. Le transazioni non possono superare i valori delle soglie comunitarie.

Gli scambi che avvengono all’interno della piattaforma sono gestiti da Consip, per conto del Ministero dell’economia e delle finanze. Prima di tutto Consip si occupa di pubblicare i bandi di beni, servizi e lavori di manutenzione del Mercato elettronico.

I fornitori possono abilitarsi secondo i requisiti e pubblicare le loro offerte inerenti gli appalti proponendo un catalogo contenente i prodotti e servizi che offre ai soggetti aggiudicatori. A questo punto le PA possono consultare il catalogo ed effettuare un acquisto seguendo 3 differenti modalità:

• emettere un ordine diretto (ODA);
• trattare prezzi e condizioni di fornitura migliori, attraverso richieste di offerta (RdO);
• trattative dirette (TD).

È importante ricordare che la scelta della procedura di acquisto e la verifica dei requisiti e dei presupposti previsti dal Codice dei Contratti Pubblici sono di esclusiva competenza e responsabilità del soggetto aggiudicatore procedente. Consip si limita a mettere a disposizione il Sistema del Mercato Elettronico.

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Come abilitarsi e iscriversi al MePa

Le PA e le imprese possono iscriversi al MePa tramite l’apposita procedura online, che consente di effettuare la registrazione e l’abilitazione. Infatti, per acquistare o vendere sul MePa bisogna completare le seguenti fasi: 

• La registrazione base. Nel modulo della registrazione base, bisogna inserire alcune informazioni personali e selezionare la Pubblica Amministrazione o l’impresa di appartenenza. Al termine si ottiene un codice utente e una password per passare alla fase successiva; 
• L’abilitazione. Inserendo utente e password è possibile selezionare nel cruscotto il ruolo per il quale si desidera abilitarsi. Per fare acquisti una PA può abilitarsi come punto ordinante o punto istruttore. Per vendere i propri prodotti o fornire un servizio, le imprese possono abilitarsi come legale rappresentante o partecipare ad un’iniziativa di interesse dalla vetrina dei bandi definendo il proprio ruolo (legale rappresentante o operatore delegato) all’interno della procedura. 

Il Punto ordinante è il soggetto dotato di “potere di firma”, ossia autorizzato a impegnare la spesa e quindi firmare contratti, per conto della PA di appartenenza. Il Punto ordinante deve essere in possesso della firma digitale e può effettuare tutte le transazioni attraverso il sistema di e-procurement per i quali risulta abilitato. 

Il Punto istruttore è il soggetto che può predisporre una bozza di ordine diretto per il Punto ordinante a cui si è associato. Successivamente, il punto istruttore può inviarla per approvazione al punto ordinante che provvederà, dopo aver effettuato le opportune verifiche:

• a sottoscriverlo con la firma digitale – eventualmente anche dopo averlo modificato – e poi inoltrarlo tramite il sistema al fornitore;
• a inviarlo nuovamente per delle modifiche al Punto istruttore.

Per iscriversi al MePa è necessario che l’impresa sia iscritta alla Camera di Commercio e possedere una Partita IVA. Quindi, possono iscriversi sia le aziende private che le attività commerciali o i liberi professionisti in possesso di partita iva. Le dichiarazioni rese dal fornitore nella domanda di abilitazione hanno una validità̀ temporale di 12 mesi, dopo i quali è necessario aggiornare le dichiarazioni.

Le soglie comunitarie

Sul Mercato elettronico delle PA è possibile effettuare transazioni, a patto che siano inferiori alle soglie comunitarie. Le soglie, pubblicate nella Gazzetta dell’Unione Europea L 279 del 31 ottobre 2019 e valide per il biennio 2020-2021 erano rispettivamente di 139.000 euro per le PA centrali e 214.000 euro per le altre amministrazioni. La Commissione europea il 10 novembre 2021 ha modificato le soglie di rilevanza comunitaria sugli appalti pubblici.

Le nuove soglie, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale dell'Unione Europea n. L 398 del 11 novembre 2021, sono entrate in vigore il 1° gennaio 2022 passando da 139 mila euro a 140mila euro per le PA centrali e da 214mila euro a 215mila euro per le altre amministrazioni.

Inoltre, durante il primo semestre del 2021 hanno iniziato a farsi vedere i primi effetti del primo Decreto Semplificazioni del 16 luglio 2020 che ha elevato da 40.000 euro a 75.000 euro la soglia di spesa entro la quale è possibile effettuare un affidamento diretto anche senza consultare più operatori economici. Il semestre si è concluso col Decreto Legge “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale” che ha elevato tale soglia fino all’incredibile valore di 139.000 euro, in nome della semplificazione.

I vantaggi del MePA per amministrazioni e fornitori

Il MePa permette di attuare un processo d’acquisto trasparente e facilmente tacciabile. Inoltre, fornisce diversi vantaggi sia alle pubbliche amministrazioni che alle imprese.

Le amministrazioni possono:

• Risparmiare temponei processi di acquisizione;
• Beneficiare di un’ampia possibilità di scelta;
• Confrontare prodotti e servizi offerti dei diversi fornitori presenti su tutto il territorio nazionale;
• Richiedere di soddisfare esigenze specifiche e offerte personalizzate (RdO).

La piattaforma permette ai fornitori di:

• Ridurre tempi e costi di vendita grazie ad una riduzione dei costi di intermediazione e di gestione del processo di vendita;
• Aumentare la visibilità della propria azienda;
• Ampliare il mercato potenziale nell’ambito della PA rafforzando la propria presenza su tutto il territorio nazionale;
• Confrontarsi in modo diretto con il proprio mercato di riferimento
• Rinnovare i processi di vendita.

Le critiche al Mercato elettronico

Per quanto riguarda le criticità il MePA contiene diverse imprecisioni: gli strumenti di acquisto sono chiamati iniziative, l’area merceologica è usata sia per aggregare le categorie merceologiche sia all’interno delle stesse categorie merceologiche e i contratti di convenzione sono inseriti nel catalogo dove il Codice degli Appalti prevede Offerte.

Tra le criticità più rilevanti va evidenziata la mancanza di filtri di ricerca nel catalogo delle offerte. L’unico modo per fare ricerche nel catalogo è esportarlo e poi operare con i filtri di Microsoft Excel. L’alternativa è usare il catalogo per effettuare affidamenti diretti senza alcun confronto concorrenziale. Sostanzialmente si è digitalizzata la stessa procedura che si svolgeva prima tramite carta, lasciando inalterata la carenza del confronto competitivo. 

Vi sono, dunque, spunti di miglioramento per la piattaforma. Sarebbe importante in futuro poter visualizzare le offerte condivise nel catalogo per effettuare confronti competitivi. Inoltre, si potrebbe integrare il MePA con altri mercati elettronici, in modo da rendere il processo più efficiente anche per le aziende.

Il MePA in numeri: Acquisti, Contratti e Fornitori

Da una nota Consip emerge che nel 2020 il valore degli acquisti effettuati dalle amministrazioni sul MePA è stato di 5,6 miliardi di euro, con un aumento di +15% rispetto al dato 2019. Sono stati conclusi 621 mila contratti con oltre 156mila imprese, che offrono un totale di 8,7 milioni di articoli fra beni e servizi, oltre ai lavori di manutenzione. Inoltre, il Mercato elettronico della PA è risultato lo strumento più utilizzato dai Comuni. Infatti, oltre il 90% dei comuni italiani è risultato attivo sul MePA effettuando almeno una transazione.

Nel periodo tra gennaio e ottobre 2020 risulta anche una parte di acquisti “incrementali” legati all’emergenza Covid (per dispositivi di protezione individuale, prodotti per l’igiene personale, prodotti per la sanificazione, arredi scolastici, prodotti ICT, in particolare pc portatili e tablet), stimato a 1 euro su 5. Il contributo principale deriva dalla categoria ICT (in particolare pc, tablet e servizi di connettività legati alle esigenze di smart working) la cui domanda risulta aver avuto una grande crescita nel mese di aprile e successivamente nel periodo luglio-ottobre.

Nel primo semestre del 2021, si legge da un comunicato Consip, si registra un aumento del valore degli acquisti del 24% e dei contratti conclusi del 16% rispetto allo steso periodo nell’anno 2020. Risultano abilitate oltre 150mila imprese, che offrono circa 10 milioni di articoli fra beni e servizi, oltre ai lavori di manutenzione. L’analisi sul valore degli acquisti effettuati evidenzia che la maggior parte dei contratti è stato concluso attraverso una richiesta di offerta (44%) o con una trattativa diretta (41%). Mentre la categoria merceologica maggiormente richiesta è quella dei lavori di manutenzione, seguita da beni ICT, beni sanitari e servizi di Building management.

L’utilizzo del MePA nelle regioni italiane

Consip mette a disposizione per utenti e cittadini una mappa georeferenziata degli acquisti della PA: uno strumento interattivo per consultare i principali dati sugli acquisti effettuati dalle amministrazioni attraverso gli strumenti di e-procurement del Programma di razionalizzazione della spesa pubblica.

Secondo i dati 2020, fra gli strumenti di e-procurement, il più utilizzato è proprio il MePA (5,6 mld/€), seguito da Sistema dinamico di acquisizione - Sdapa (3,7 mld/€), Convenzioni (3,3 mld/€) e Accordi quadro (0,6 mld/€).

A livello territoriale, nei primi sei mesi del 2021 il Lazio è la regione che ha fatto registrare il maggior valore degli acquisti delle PA del territorio su tutti gli strumenti di e-procurement, con un “erogato” totale di 1,54 mld/€, mentre la Basilicata è la prima regione per incremento del valore degli acquisti rispetto al primo semestre 2020, con una crescita del +53%.

Focalizzandoci sugli acquisti effettuati tramite il MePA (dati aggiornati al 30/09/21) le regioni con un valore erogato maggiore risultano Lazio, Piemonte, Veneto e Campania. Mentre un dato ancora più importante che ci fornisce Consip è il valore medio erogato per abitante. Le regioni in testa sono Lazio, Umbria, Marche e Friuli-Venezia Giulia. Mentre le regioni che acquistano di meno per numero di abitanti sono Lombardia, Toscana, Puglia, Sardegna e Trentino-Alto Adige.

La Campania è invece la prima regione per numero di fornitori abilitati al MePA, con oltre 19mila imprese iscritte, seguita da Lazio e Sicilia. La Campania inoltre è anche la regione con un maggior numero di fornitori nella categoria “Informatica, Elettronica, Telecomunicazioni, Macchine per Ufficio” seguita dall’Emilia Romagna e la Calabria. Le regioni che acquistano di più la categoria merceologica ICT tramite il MePA sono Lombardia, Veneto, Lazio e Campania.

Quanto vale il mercato dei fornitori di soluzioni digitali alla PA italiana