Conservazione Digitale: come funziona e come è evoluta con la Fatturazione Elettronica

Uno dei pilastri della trasformazione digitale in corso è senza alcun dubbio la Conservazione Digitale, che è accelerata ulteriormente con le recenti introduzioni degli obblighi di Fatturazione Elettronica. Una prassi che sposa a pieno il principio di dematerializzazione dei documenti, e che porta con sé diversi vantaggi: dai processi più efficienti a una riduzione dei costi operativi, fino a una maggiore efficacia dei servizi.

In cosa consiste la Conservazione Digitale dei documenti fiscali

La Conservazione Digitale (o Sostitutiva della carta) o ancora Conservazione Elettronica è l'insieme di soluzioni per la conservazione in modalità digitale di documenti contabili (fatture emesse verso i clienti, fatture ricevute dai fornitori, Libri e Registri, ecc…) che sostituisce a tutti gli effetti l’archiviazione cartacea ai fini fiscali.

A livello operativo, il processo di Conservazione Digitale si differenzia in base allo specifico documento considerato. Il processo richiede l’apposizione sui documenti di firma digitale e marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione Elettronica nominato dall’azienda.

Fare Conservazione Digitale a norma di legge, richiede dunque:

1. Firma Digitale

Tecnicamente “un particolare tipo di Firma Elettronica basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.

In sostanza, si tratta del metodo di identificazione informatica da applicare ai documenti informatici così come la firma autografa veniva applicata sui corrispettivi cartacei. Può consistere in un PIN abbinato a un dispositivo fisico (token o carta magnetica) e deve tener conto delle caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

2. Marca Temporale

Per “Marca Temporale” si intende invece l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. Consiste nella generazione, da parte di un’Autorità Certificante, di un’informazione relativa a una data e un’ora certa da associare alla firma digitale.

3. Responsabile della Conservazione

È la figura chiave all’interno di ogni impresa e PA a cui spetta il compito di definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione nonché la redazione del Manuale descrittivo del processo di Conservazione Elettronica (cioè il documento che descrive nel dettaglio ruoli, procedure, architetture e infrastrutture informatiche legate al processo di Conservazione), garantendo la salvaguardia degli archivi informatici e la leggibilità del loro contenuto.

La Conservazione Digitale evolve: vuoi approfondire gli obblighi normativi in vigore?

I vantaggi della Conservazione Digitale

La Conservazione Sostitutiva consente dunque di archiviare legalmente e per diversi anni documenti in formato elettronico invece che cartaceo. Ciò si traduce in notevoli vantaggi in termini di efficienza gestionale e riduzione dei costi per le imprese e le Pubbliche Amministrazioni.

Il ricorso alle tecnologie digitali per la conservazione dei documenti aiuta nella definizione di processi e procedure efficaci e rigorose, altrimenti impossibili da attuare. I benefici maggiormente percepiti e quantificabili sono:

• risparmio sui prezzi di acquisto e sui costi di processo negli approvvigionamenti della Pubblica Amministrazione;
• aumento della produttività del personale;
• riduzione dei tempi complessivi per la gestione del processo di conservazione;
• capacità di gestire in modo più efficace il magazzino riducendo il capitale circolante;
• risparmio sui costi di relazione tra PA e imprese dovuti alla semplificazione burocratica.

Ci sono poi una serie di benefici indiretti e meno tangibili, ma ugualmente determinanti:

• maggiore qualità, quantità e tempestività dei dati a disposizione;
• maggiore capacità di controllo e analisi del processo;
• miglioramento della propria immagine verso i partner commerciali;
• possibilità di offrire un maggior livello di servizio ai clienti, che si traduce in un incremento nei differenziali competitivi di attrattività;
• notevole risparmio ambientale derivato dalla riduzione della carta.

La Conservazione Digitale delle Fatture e dei documenti fiscali

Il significato di Conservazione Digitale si interseca gioco forza con il tema della Fatturazione Elettronica, il quale obbligo da/verso la PA e tra i privati è ormai in vigore rispettivamente dal 2014 e dal 2019. Basti pensare come, l’anno dopo l’introduzione dell’obbligo di Fattura PA, la Conservazione Digitale abbia conosciuto una crescita in termini di numero di aziende coinvolte del 2.500%, passando dalle 5.000 del 2013 alle 130.000 del 2014.

Nell’ultimo anno, il numero di fatture elettroniche transitate dal Sistema di Interscambio utilizzato per la trasmissione dei file si aggira sugli oltre 2 miliardi, a riprova di un’iniziativa di successo fin dagli arbori.

La Fattura è il documento del Ciclo dell’Ordine più importante da conservare e può per questo aiutarci a descrivere come funziona il processo di Conservazione Digitale all’atto pratico. La modalità di conservazione delle Fatture (attive e passive) è ben definita dal Legislatore e richiede di seguire alcuni passi formali (in gran parte, accortezze di processo che, una volta definite, diventano automatismi), che possiamo riassumere in 7 step principali:

1. La Fattura di partenza - la Fattura “Attiva” è un file prodotto internamente da un sistema informatico; la Fattura “Passiva” è un file ricevuto in elettronico oppure derivante da una scansione dal cartaceo.
2. La Firma Digitale (con riferimento temporale) - Obbligatoria se si tratta di “Conservazione Sostitutiva di documento informatico”, non necessaria ai fini fiscali nel caso sempre più raro di “Conservazione Sostituiva di documento analogico”.
3. Indicizzazione (o metadatazione) - Alla Fattura memorizzata e in attesa di essere conservata viene associato un insieme di dati obbligatori (Nome, Cognome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA e Data), che consente all’utente di ricercare ed esibire il singolo documento.
4. Produzione del lotto di conservazione.
5. Chiusura del lotto di conservazione con Firma Digitale applicata dal Responsabile della Conservazione Sostitutiva e Marca Temporale (si appone collegandosi a una Certification Authority esterna).
6. Macerazione delle Fatture cartacee.
7. Comunicazione all’Agenzia delle Entrate dell’impronta e della Marca Temporale entro il 4° mese successivo al termine ultimo stabilito per la trasmissione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, si dovrà trasmettere all’Agenzia delle Entrate.

Quali altri documenti possono essere conservati?

Portare in Conservazione Digitale i documenti contabili a valenza fiscale è un trend destinato a crescere ulteriormente poiché la pratica, come abbiam visto, è foriera di benefici e vantaggi.

C’è da aggiungere che le fatture non sono gli unici documenti da portare in Conservazione Digitale. Dal punto di vista normativo oggi è tranquillamente possibile fare Conservazione Digitale di pressoché tutti i documenti fiscali e amministrativi, senza alcun rischio di incorrere in situazioni di criticità derivanti da una difficoltà nella corretta interpretazione delle diposizioni normative. Ci sono gli ordini, le conferme d’ordine, gli avvisi di consegna, i documenti di trasporto (ddt), i libri e i registri contabili.

L’Ordine Elettronico in Sanità, in tal senso, rappresenta l’ennesima occasione di digitalizzazione dei processi amministrativi. Da febbraio 2020 è obbligatorio per tutti gli enti del Servizio Sanitario Nazionale l’invio di ordini d’acquisto relativi ai beni tramite il sistema NSO (acronimo di Nodo Smistamento Ordini). La gestione e trasmissione degli ordini via NSO sta avendo un buon successo da un punto di vista sia tecnico che procedurale, tanto che da febbraio a fine ottobre eravamo già a circa 4 milioni di ordini gestiti tramite questo sistema.

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