Nodo Smistamento Ordini: come funziona l’ordine elettronico in Sanità

Dal 1° febbraio 2020 è obbligatorio per tutti gli enti del Servizio Sanitario Nazionale l’invio di ordini d’acquisto relativi ai beni (ad es. farmaci, dispositivi medici) tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO).

Il Nodo di smistamento degli ordini (NSO) è il sistema tramite il quale amministrazioni pubbliche e fornitori, anche avvalendosi di intermediari, possono scambiarsi i documenti elettronici attestanti l’Ordinazione degli acquisti di beni e servizi. Un’innovazione importante, a livello sia tecnologico che normativo, che nei primi mesi di “vita” ha già riscontrato notevole successo. In quest’articolo ne approfondiremo funzionamento e linee guida principali, con un focus sui numeri del presente e le prospettive per il futuro.

NSO: cos'è il Nodo Smistamento Ordini

Stando alla definizione del MEF, il Nodo di smistamento degli ordini di acquisto (NSO) è il sistema per la validazione e la trasmissione dei documenti elettronici attestanti l’Ordinazione e l’esecuzione degli acquisti di beni e servizi della pubblica amministrazione, gestito dal Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato del Ministero dell’economia e delle finanze.

Concettualmente è molto simile al Sistema di Interscambio (SDI) utilizzato per la Fatturazione Elettronica, con la sostanziale differenza che qui a transitare non sono le fatture verso la PA o tra privati, bensì gli ordini digitali emessi dagli enti sanitari verso i loro fornitori.

L’ordine elettronico via NSO in Sanità è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 ed è obbligatorio dal 1°febbraio 2020 per i beni e dal 1°gennaio 2021 per i servizi. Più specificatamente il Nodo di Smistamento degli Ordini gestisce la trasmissione in via telematica dei documenti informatici attestanti l’Ordinazione (ordini di acquisto) e l’esecuzione (Documenti di Trasporto, stati di avanzamento dei lavori, ecc.) degli acquisti dei beni e servizi tra gli enti del Servizio sanitario nazionale, nonché i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti, e i loro fornitori di beni e servizi.

Come funziona in breve la gestione ordini via NSO

Possiamo pensare al Nodo di Smistamento degli Ordini come una sorta di postino che gestisce lo scambio, tra clienti e fornitori, degli ordini di acquisto (e degli altri documenti eventualmente occorrenti). Oltre a provvedere al loro recapito, NSO verifica che i documenti trasmessi siano stati correttamente formati e che contengano tutte le informazioni necessarie al loro successivo utilizzo nelle fasi di fatturazione e pagamento.

A tal scopo sono fondamentali due elementi:

• Messaggio, che contiene anche la Busta di trasmissione, in cui sono indicati il Mittente e il Destinatario del Documento;
• Documento, contenuto nel Messaggio, che consiste in un file contenente i dati di business necessari per l’effettuazione della prestazione (ad esempio, le descrizioni dei prodotti, le quantità, i prezzi e le modalità di esecuzione).

In pratica NSO riceve i Messaggi e controlla che siano correttamente formati. Se tale verifica va a buon fine, li inoltra ai rispettivi Destinatari e, con apposite Notifiche di sistema, informa i Mittenti sull’esito della verifica e del recapito.

Sono quindi tre le funzioni fondamentali svolte dal Nodo di Smistamento degli Ordini elettronici:

1. Identificazione in modo univoco del Messaggio;
2. Validazione del Messaggio, provvedendo a verificare la correttezza dei dati presenti nel Documento;
3. Trasmissione, qualora prevista, del Messaggio validato (assieme a un File dei metadati).

L’obbligo di ordine elettronico via NSO si rivolge a tre attori che in base alla situazione possono fungere da Mittenti o Destinatari, Trasmittenti o Riceventi. Parliamo di:

1. Cliente o PA, ossia la pubblica amministrazione che acquista beni e/o servizi o un soggetto che la rappresenta;
2. Fornitore, ossia l’operatore economico che fornisce beni e/o servizi o un soggetto che lo rappresenta;
3. Intermediario, ossia il soggetto o il sistema che gestisce per conto del Cliente e/o del Fornitore, interamente o in parte, il processo di creazione, invio, ricezione ed elaborazione dei Messaggi.

NSO e PEPPOL

Le modalità con cui PA, fornitori e intermediari interagiscono con NSO può avvenire con le Modalità di Comunicazione già viste per la Fatturazione Elettronica. Rappresenta una novità la possibilità di utilizzare l’infrastruttura di trasporto PEPPOL (acronimo di Pan-European Public Procurement Online), architettura che ha l’obiettivo di individuare gli elementi utili a una standardizzazione dei processi di procurement.

La piattaforma NSO, pur sfruttando l’architettura e l’esperienza maturata con il SdI per lo scambio delle fatture, ha anche un respiro internazionale in quanto utilizza il formato XML UBL (scelto per lo scambio di fatture a livello europeo) e la rete PEPPOL, che alla prima prova in Italia in un contesto più esteso rispetto a quello di una singola regione, sta mostrando il proprio successo in presenza di un quadro tecnico e normativo ben definito. A oggi il 51% degli ordini transita su rete PEPPOL (ibrida o pura) mentre il restante 49% su rete NSO.

NSO: regole tecniche e linee guide

Il MEF ha raccolto le regole tecniche da adottare per l’emissione e la trasmissione degli ordini e degli altri documenti elettronici utilizzati nel processo dell’ordinazione di acquisto di beni e servizi mediante il Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO), con particolare riferimento agli enti del Servizio Sanitario Nazionale.

Oltre ad approfondire gli elementi chiave del sistema NSO (ruoli, modalità di comunicazione, linee guida sulle tipologie di Ordine, processi di Ordinazione e Interazioni con NSO), vengono descritte in maniera particolareggiata le regole tecniche per la formazione, compilazione e scambio dei file, nonché le indicazioni su procedure di accreditamento e censimento.

Particolare spazio è dedicato alla questione del codice identificativo NSO obbligatorio in diversi tipi di Ordine. L’Ordine, cioè il Documento con cui il Cliente comunica al Fornitore i beni e/o i servizi che intende acquistare e le relative istruzioni, può essere infatti di diversi tipi: originario (Ordine iniziale), sostituire un Ordine precedente (Ordine sostitutivo), annullare un Ordine precedente (Ordine di revoca) oppure essere utilizzato per confermare, declinare o sostituire un Documento ricevuto dal Fornitore (Ordine di riscontro). Viceversa parliamo di Ordine pre-concordato, quando il Documento è emesso dal Fornitore in accordo con il Cliente.

• Regole tecniche per l'emissione e la trasmissione degli ordini elettronici: leggi la Guida MEF

I numeri del Nodo Smistamento Ordini

Secondo gli ultimi dati del MEF nel 2022, sono stati gestiti circa 8,5 milioni di ordini elettronici con una crescita del +17% rispetto al 2021. La media giornaliera è di oltre 33.00 ordini, considerando solamente i giorni lavorativi, con una percentuale di scarto dei documenti di meno dell’0,5%.

Rispetto agli ordini pervenuti e accettati, il 91% rientra nello scenario di trasmissione e solamente il 9% nello scenario di validazione, scelto principalmente dalla regione Emilia-Romagna, che già da diversi anni utilizza la rete PEPPOL per lo scambio di tutti i documenti del ciclo dell’ordine all’interno del Servizio Sanitario Regionale.

La quasi totalità degli ordini a oggi pervenuti riguarda l’ordinazione semplice, la quale prevede che l’ordine elettronico sia inviato tramite NSO dall’Ente Pubblico e che eventuali messaggi di risposta del fornitore vengano gestiti con canali tradizionali. Esistono anche l’ordinazione completa in cui anche i messaggi di risposta sono gestiti tramite NSO e l’ordinazione pre-concordata che prevede un’inversione della logica di invio in cui è il fornitore che invia l’ordine a NSO sulla base di un accordo preso.

Obbligo NSO: le prospettive per il futuro

La buona partenza del sistema è però solamente un primo tassello verso la piena operatività e il raggiungimento di benefici per aziende ed enti. L’Osservatorio Digital B2b, ha tracciato quella che può essere la linea da seguire a breve e medio termine.

Nel breve periodo è infatti necessario:

• aggiungere gli ordini per i servizi, partiti dal 1° gennaio 2021 e con l'obiettivo di coinvolgere un numero ancora più ampio di fornitori;
• utilizzare l’ordinazione completa, che permetterebbe di snellire i processi amministrativi interni alle aziende.

Nel medio periodo sarebbe invece auspicabile:

• estendere l’obbligo ai Documenti di Trasporto, che permetterebbe la digitalizzazione di tutti i documenti del ciclo dell’ordine in ambito sanitario;
• estendere l’obbligo all’intera Pubblica Amministrazione per permettere di avere un maggior controllo sulla spesa pubblica e terminare il processo di digitalizzazione iniziato nel 2014 con la fatturazione elettronica.

È importante che venga mantenuto commitment su questo progetto per non disperdere gli sforzi e le risorse profuse da imprese e PA.