Documento di Trasporto (DdT), cos’è e perché è importante digitalizzarlo per le aziende B2b

Nel contesto della digitalizzazione delle aziende B2b (o Business to Business), la trasformazione digitale dei Documenti di Trasporto (DdT) costituisce un passo cruciale, analogamente alla fatturazione elettronica, per ottimizzare i processi amministrativi e migliorare la loro precisione. Tuttavia, a oggi le imprese italiane faticano ancora a effettuare questo passaggio in assenza di un obbligo normativo. Attraverso una dettagliata analisi condotta in una Ricerca dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, spiegheremo cos'è il DdT e perché è importante digitalizzarlo per le aziende B2b.

Documento di Trasporto (DdT): significato, evoluzione e normativa

Il Documento di Trasporto (DdT) rappresenta un pilastro fondamentale nell'ambito della logistica, contribuendo in modo significativo all'efficienza delle operazioni di trasporto e alla tracciabilità delle merci. Per comprendere appieno l'importanza di questo strumento e i benefici di una sua digitalizzazione, però, è essenziale tornare alle basi.

Partiamo, pertanto, da una definizione di Documento di Trasporto, o DdT:

Il Documento di Trasporto, abbreviato in DdT, è un documento legale o commerciale che accompagna una spedizione di merci durante il processo di trasporto e consegna. Conosciuto anche come bolla di trasporto,tale documento fornisce informazioni essenziali sulle merci, sulle parti coinvolte nella transazione e sulle condizioni di consegna. I Documenti di Trasporto, inoltre, sono importanti sia per scopi fiscali e legali, sia per finalità logistiche e possono variare a seconda delle normative e delle pratiche commerciali di ogni Paese.

Il Documento di Trasporto, inoltre, è un documento che afferisce alla sfera nazionale (si parla, infatti, di CMR e documenti doganali nel caso di Documenti di Trasporto realizzati rispettivamente per la sfera europea ed extra-europea).

Storia ed evoluzione del Documento di Trasporto (DdT)

Diverse sono state le fasi evolutive hanno portato alla nascita del Documento di Trasporto e alla sua digitalizzazione. Vediamo di seguito, in ordine cronologico, le principali:

1. nella fase iniziale, compresa tra il 1978 e il 1995, la normativa vigente richiedeva l'utilizzo della bolla di accompagnamento cartacea, che doveva fisicamente accompagnare il carico in tutte le sue fasi di trasporto;
2. dal 1996, la bolla di accompagnamento è stata abolita, salvo una specifica classe di beni soggetti ad accise;
3. tra il 2005 e il 2014 è stata introdotta l'obbligatorietà della scheda di trasporto, la quale aveva il compito di fornire informazioni aggiuntive per garantire maggiori livelli di sicurezza stradale e agevolare eventuali controlli;
4. a partire dal 2015, anche la scheda di trasporto è stata abolita (salvo qualche eccezione di alcune categorie specifiche), rendendo obbligatoria l'emissione del Documento di Trasporto, che, non essendo soggetto a requisiti di forma, può essere emesso anche in formato digitale.

Osservando la storia dei Documenti di Trasporto è, quindi, evidente che il processo di consegna è tradizionalmente legato a logiche basate sullo scambio e la conservazione di documenti cartacei lungo tutto il percorso di esecuzione. L’abitudine all’uso di documenti in formato fisico è solo uno dei motivi per cui i DdT sono ancora poco adottati nel nostro Paese. Basti pensare che all'interno delle aziende italiane si riscontra tuttora una significativa presenza di "falsi miti" riguardo alla normativa che regola la digitalizzazione dei Documento di Trasporto.

Digitalizzazione dei Documenti di Trasporto: il quadro normativo in 5 punti

Per smentire subito alcuni “falsi miti” e dissipare incertezze, presentiamo 5 punti essenziali riguardanti le disposizioni normative sulla digitalizzazione del Documento di Trasporto:

1. l'emissione digitale del DdT, così come quella in formato cartaceo, deve essere effettuata prima dell'inizio del trasporto o della consegna delle merci;
2. la generazione del Documento di Trasporto, sia digitali che cartacei, può essere effettuata "in forma libera", ossia senza restrizioni di formato, dimensioni o tracciato;
3. a prescindere dal formato, il Documento di Trasporto deve essere trasmesso entro il giorno di inizio del trasporto delle merci;
4. durante la consegna della merce non vi è alcun obbligo di avere sul mezzo una copia del Documento di Trasporto;
5. la firma del cliente sulla copia del DdT da restituire al mittente non è richiesta per obblighi fiscali.

Documento di Trasporto e Digitalizzazione secondo le imprese italiane

Come abbiamo già accennato all’inizio di questo articolo, nel nostro Paese la digitalizzazione dei DdT (Documento di Trasporto) non è obbligatoria, né particolarmente diffusa.

Solo il 34% delle imprese emette Documenti di Trasporto digitali e una su quattro li riceve.

In questo contesto, però, non tutte le aziende che ne fanno uso adottano lo stesso approccio alla digitalizzazione dei DdT. Nello specifico, l’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano, ha identificato tre diverse tipologie di approcci, che vanno da una gestione tradizionale dei Documenti di Trasporto, a una gestione fortemente digitale, passando per un gradiente intermedio, in cui la realizzazione dei Documenti di Trasporto è gestita in parte in modo cartaceo e in parte in modo digitale.

#1 Digitalizzazione dei D.d.T: il cluster “tradizionale”

Il primo cluster riguarda le aziende che adottano un approccio “tradizionale”, in cui la trasmissione e ricezione dei DdT avviene in modo interamente cartaceo. Il Documento di Trasporto è, quindi, presente in forma cartacea a bordo del mezzo ed è frequentemente utilizzato come prova di avvenuta consegna e ricezione della merce. La produzione e gestione dei DdT avviene in modalità interamente manuale e la conservazione avviene in forma sia cartacea che digitale, spesso mediante una scansione del documento cartaceo stesso.

#2 Digitalizzazione dei D.d.T: il cluster “digitale”

Per le aziende facenti parte del cluster "digitale", l'introduzione del Documento di Trasporto digitale rappresenta un'opportunità per automatizzare i processi fondamentali e dematerializzare i flussi informativi che supportano il processo di consegna. La trasmissione fisica del DdT è completamente sostituita da un flusso digitale: il documento viene generato e gestito internamente in modo automatico, con la gestione manuale limitata alle eccezioni, e la conservazione avviene esclusivamente in formato digitale. Inoltre, grazie all’utilizzo di dispositivi elettronici le aziende fanno ampio uso dei sistemi di tracciamento per monitorare in tempo reale lo stato di spedizione delle merci.

#3 Digitalizzazione dei D.d.T: il cluster “misto”

Le aziende che rientrano nel cluster definito “misto” sono caratterizzate dall’invio e dalla ricezione di DdT in formato digitale (il più delle volte in formato PDF), pur mantenendo il formato cartaceo a bordo mezzo trasportante la merce. La gestione interna del Documento di Trasporto avviene in modalità automatica, con alcuni interventi manuali per alcuni inserimenti o rettifiche, mentre la conservazione avviene in modalità sia digitale che cartacea. L’organizzazione che adotta l’approccio misto mantiene dunque un forte ancoraggio alla dimensione fisica, in quanto la digitalizzazione del DdT non è finalizzata all’eliminazione del flusso cartaceo, ma al suo affiancamento.

La diffusione dei Documenti di Trasporto digitali nel panorama italiano

Oltre a essere poco diffusa, la digitalizzazione del Documento di Trasporto si trova ancora in fase iniziale:

I risultati della survey condotta dall’Osservatorio, infatti, indicano che il 48% del campione adotta un approccio "tradizionale" alla digitalizzazione dei Documenti di Trasporto, il 46% segue un approccio "misto", mentre solo un esiguo 6% adotta un approccio "digitale".

Questi dati confermano che le iniziative di digitalizzazione si trovano a oggi in uno stadio embrionale, ostacolando così le potenziali progressioni nell'ambito del processo di consegna che deriverebbero da una loro più pervasiva digitalizzazione.

Infatti, numerosi sono i benefici associabili al ricorso dei documenti di trasporto digitali, come l'accesso rapido e facile alle informazioni digitalizzate (riconosciuto dalla maggior parte delle aziende intervistate), la possibilità di accedere alle informazioni in tempo reale, la riduzione della carta e la promozione di pratiche a favore della sostenibilità ambientale, un maggiore monitoraggio e controllo delle operazioni di trasporto e, infine, il risparmio economico dovuto alla riduzione dei costi associati agli archivi e alla carta.

Tuttavia, se i vantaggi riguardanti l’adozione dei D.d.T sono numerosi, altrettante sono le sfide da affrontare per rendere il processo di consegna completamente digitalizzato. Le principali barriere riguardano le resistenze culturali dei partner di business, le difficoltà nell'adozione di formati strutturati, i vincoli normativi, l'assenza di standard definiti e i costi delle soluzioni di digitalizzazione. Le aziende devono affrontare un cambiamento culturale, armonizzare i formati dei documenti, conformarsi alle normative, sviluppare standard condivisi e valutare attentamente i costi delle soluzioni.

Superare queste barriere richiede un impegno congiunto tra le aziende, le istituzioni e gli attori coinvolti, al fine di promuovere la digitalizzazione e beneficiare di maggiore efficienza, sostenibilità e competitività nel settore logistico.

Vuoi approfondire la digitalizzazione dei Documenti di Trasporto (DdT)?

L'articolo è stato scritto da Paola Olivares, Direttrice dell'Osservatorio Digital B2b e Aida Cavalera, ricercatrice dell'Osservatorio Digital B2b.